Hvordan beregner du priser for et cateringtilbud?

At lave et cateringtilbud er mere end at sætte en pris på din menu. Du skal vide, hvad en ordre virkelig koster dig, før du kan bestemme en fair salgspris. Regner du for billigt, tjener du intet på det. Regner du for dyrt, handler kunden et andet sted. I denne artikel lærer du trin for trin, hvordan du går fra kostpris til et tilbud, der passer.

Hvorfor er en god prisberegning så vigtig

Mange cateringfirmaer budgetterer deres omkostninger for lavt. De tænker på ingredienser, men glemmer de timer, som en kok bruger på forberedelse, brændstofomkostningerne til transport, eller rengøring bagefter. Resultatet er: en ordre, hvor du arbejder hårdt, men næsten ingen fortjeneste.

En god prisberegning viser dig, hvad du virkelig tjener på hver ordre. Det er godt for din økonomi og afgørende, hvis du vil vokse. Du kan først træffe bevidste valg om, hvilke ordrer du accepterer, når du præcis ved, hvad de koster og hvad de giver dig.

Hvilke omkostninger skal du tælle med?

Før du kan bestemme en pris, kortlægger du alle udgiftsposter. De falder groft set i fem grupper:

• Ingredienser: råvarer til alle retter, plus en sikkerhedsmarge på 5-10% for svind og kassering.
• Personale: brutto timeløn plus sociale afgifter for kokke, serveringspersonale og transportpersonale. Husk også tid til opbygning og nedrivning, ikke kun de aktive servicetimer.
• Transport og logistik: brændstof, vejafgifter, eventuel leje af køretøj og parkeringsgebyr på stedet (se også: Hvordan beregner du transportomkostninger i cateringtilbud?).
• Materiel og udstyr: leje eller afskrivning af varmebakker, porcelæn, telte og andet udstyr, som du tager med.
• Overhead: en del af dine faste omkostninger som husleje for dit køkken, forsikring og administration, fordelt på antallet af ordrer om året.

Hvordan beregner du omkostningen per person?

Den enkleste metode er at beregne omkostningen per person først og derefter skalere det op til det samlede antal gæster.

Lad os sige, at du arrangerer en frokost for 80 personer:

• Ingredienser: 12 € per person
• Personale (4 medarbejdere, 6 timer, 22 € brutto/time): 660 € i alt, det vil sige 8,25 € per person
• Transport: 80 € i alt, det vil sige 1,00 € per person
• Materiel: 120 € i alt, det vil sige 1,50 € per person
• Overhead-tillæg: 2,00 € per person

Omkostning: 24,75 € per person. Med en margin på 30% kommer du op på en salgspris på ca. 35 € per person, eller 2.800 € for hele ordren.

Pas på posten personale i dette eksempel. Den er næsten lige så høj som ingredienserne, og det er den post, der løber hurtigst ud. En time længere nedrivning end planlagt koster dig i dette eksempel 88 €, svarende til godt en procent af din margin på hele ordren.

Hvilken margin skal du arbejde med?

For cateringfirmaer ligger en sund margin normalt mellem 20% og 35%. Hvordan du bestemmer den, afhænger af typen af arrangement:

• Firmafrokoster og små arrangementer (20-25%): høj konkurrence, kunderne sammenligner hurtigt. Du spiller på volumen.
• Bryllupper og galamiddage (28-35%): mere specialfremstilling, højere forventninger. Kunderne betaler for kvalitet og aflastning.
• Festivaler og store offentlige arrangementer (25-30%): stordriftsfordele, men også større logistiske risici.

Brug formlen: salgspris = omkostning divideret med (1 minus den ønskede margin). Med en omkostning på 25 € og en ønsket margin på 30% bliver det 25 € / 0,70 = 35,71 € per person.

Vil du vide, om din margin holder trit med resten af branchen, sammenlign den med marginen for et cateringfirma.

Hvordan håndterer du ekstra omkostninger og uforudsete situationer?

Nogle omkostninger er variable og svære at estimere på forhånd. Beregn dem separat i dit tilbud, så kunden forstår, hvad der betales for:

• Weekend- og aftentillæg: medarbejdere, der arbejder lørdagaften, tjener typisk mere. Beregn det direkte.
• Buffer for uforudsete udgifter: reserver 5-10% af de samlede omkostninger til uventede udgifter, som for eksempel en ødelagt enhed, der skal lejes, eller flere gæster end forventet.
• Aflysningstakst: fastlæg i dit tilbud, hvad der sker ved sen afbestilling, så dine allerede afholdte omkostninger er dækkede.
• Rejseomkostninger uden for dit standardområde: begivenheder langt fra din base koster mere. Beregn en fast kilometergodtgørelse eller en dagtakst for chaufføren.

Genberegn dit tilbud bagefter

Den bedste prisberegning er den fra sidste gang, forudsat at du har regnet den efter. Sæt efter en ordre dine budgetterede omkostninger op mod hvad du virkelig har brugt: på indkøb, på timer og på alt, hvad du undervejs har købt ekstra.

Efter fem eller seks ordrer ser du et mønster. Normalt ligger forskellen i timerne og i dagens sidste indkøb. Den forskel tager du med ind i dit næste tilbud, og først da bliver din omkostning helt rigtig.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en normal margin for et cateringfirma?

Det varierer alt efter segment. For virksomhedscatering er en nettomargin på 20-25% normal. For bryllupper og galamiddage kan du arbejde med 28-35%. Hvis du regner din overhead korrekt med, ved du helt sikkert, at den margin bliver tilbage efter alle udgifter.

Hvordan beregner du ingrediensomkostninger nøjagtigt?

Beregn per ret, hvor mange gram af hver ingrediens, du har brug for per person, gang det med indkøbsprisen per kilogram og læg en sikkerhedsmarge på 5-10% til for svind og kassering. Med komplekse menuer løber det hurtigt op, så brug et regneark eller software, der beregner dette automatisk baseret på dine opskrifter.

Skal jeg nævne moms særskilt i mit tilbud?

Ja, medmindre du udelukkende har privatkunder. For B2B-kunder er det sædvanligt at angive priser uden moms og specificere moms særskilt. For privatpersoner angiver du prisen inklusive moms. Gør det altid klart i dit tilbud, om beløbet er eksklusive eller inklusive moms, og hvilken sats, der gælder.

Hvordan undgår du at give for lavt et bud?

Den mest almindelige fejl er kun at se på ingrediensomkostningerne. Sørg for at have et fast format, hvor du gennemgår alle udgiftsposter: personale, transport, overhead og en buffer for uforudsete udgifter. Sammenlign altid din endelige kostpris med dit gennemsnit for lignende arrangementer tidligere. Hvis en ny ordre ligger langt under, gennemgå beregningen en gang til.

Hvordan beregner du omkostningen, hvis antallet af gæster stadig er usikkert?

Lav dit tilbud på basis af et minimum- og maksimum-scenarium. Beregn de faste omkostninger som transport og opbygning separat fra de variable omkostninger per person. Sådan kan du i dit tilbud angive en pris per person og gøre det klart, at faste omkostninger gælder, uanset det nøjagtige antal gæster.

Hvor mange timer regner du for opbygning og nedrivning?

Det afhænger af stedet, men regn på ca. to timers opbygning og en time nedrivning for en buffet for 80 personer, plus køretid derhen og tilbage. Hvis det er et sted uden elevatorer eller køkken, lægger du en time til. Skriv ned bagefter, hvad det virkelig var, så passer dit næste tilbud bedre.

Catermonkey beregner automatisk din omkostning per person baseret på dine opskrifter og mængder, så du altid ved, om dit tilbud passer.

Prøv gratis