BBQ-catering verzorgen: waar let je op als cateraar?
Een zomerse BBQ is voor veel klanten het makkelijkste evenement om te boeken, en voor jou als cateraar vaak het lastigste om goed te plannen. Je werkt buiten, afhankelijk van het weer, met live grillwerk vlak voor de gasten, en dat vraagt een andere voorbereiding dan een uitgeserveerd diner of buffet. In dit artikel zetten we op een rij waar je op moet letten bij het verzorgen van BBQ-catering: van de juiste hoeveelheden vlees en vis tot een back-upplan bij regen.
Waarom een BBQ anders werkt dan een uitgeserveerd event
Bij een walking dinner of buffet is het meeste werk gedaan voordat de gasten arriveren. Bij een BBQ ligt dat anders: het grillen gebeurt live, vlak voor of zelfs tijdens het moment dat gasten willen eten. Dat betekent dat je op locatie moet koken, plannen en opdienen tegelijk, vaak met minder keukenfaciliteiten dan bij een indoor event. Je grillmeester bepaalt het tempo van de avond net zo goed als de gastheer, dus reken die functie ook echt als een aparte rol in je personeelsplanning.
Een tweede verschil is de spreiding in eetmomenten. Bij een BBQ komen mensen niet allemaal tegelijk aan tafel: de een wil vroeg een burger, de ander wacht tot het donker wordt voor het stuk vlees. Je voorraad en je grillcapaciteit moeten dat hele tijdvenster kunnen dekken, niet alleen een piekmoment.
Hoeveel vlees en vis reken je per gast?
Een veelgebruikt uitgangspunt is 300 tot 350 gram vleesproducten per persoon bij een avondvullende BBQ, verdeeld over twee of drie soorten (bijvoorbeeld een burger, een stuk kip en een worst). Reken daarnaast op 100 tot 150 gram vis of een vegetarische grillportie voor wie geen rood vlees eet, ook als niemand dat vooraf heeft aangegeven: bij een BBQ vraagt bijna altijd wel iemand ter plekke om een alternatief.
- Voorzie minimaal één vegetarische en één visoptie, ook bij een kleine groep.
- Bereken sausjes en broodjes apart: broodjes gaan sneller op dan cateraars vaak verwachten bij een BBQ.
- Houd 10 tot 15 procent extra aan bovenop je berekening voor bijbestellingen en uitloop.
Materiaal en opstelling op locatie
Een BBQ vraagt om apparatuur die je bij een regulier event niet meeneemt: gasflessen of kolen, extra grillroosters, een reservebrander voor als er eentje uitvalt, en koeling die ook buiten de temperatuur houdt. Check vooraf of de locatie stroom en water heeft, en of open vuur of gasgebruik is toegestaan; sommige tuinen, daken en parken hebben daar strikte regels voor.
Werk met een vaste looproute tussen grill, opdienpunt en gasten, zodat je personeel niet steeds langs elkaar hoeft te lopen met hete platen. Bij grotere groepen (vanaf zo'n 40 gasten) is een tweede grillstation vaak goedkoper dan een lange wachtrij die de sfeer drukt.
Het weer als risicofactor
Een BBQ is een van de weinige cateringvormen waarbij het weer direct invloed heeft op de uitvoering. Neem daarom altijd een overkapping of tent mee in je offerte, ook als de klant die niet zelf vraagt, en spreek vooraf af wie die regelt en wie de kosten draagt bij een laatste-moment wijziging. Leg ook vast wat er gebeurt bij noodweer: een alternatief binnenplan, een andere locatie, of een aangepast menu dat sneller binnen te bereiden is.
Neem deze afspraken letterlijk op in je offerte of annuleringsvoorwaarden. Dat voorkomt discussie op de dag zelf, wanneer er geen tijd meer is om rustig te overleggen.
Wrapping up
BBQ-catering vraagt om een andere planning dan een uitgeserveerd diner: meer materiaal, een grillmeester als vaste rol, en een weerplan dat al in de offerte staat. Wie dat vooraf goed regelt, haalt een events seizoen door zonder verrassingen op de dag zelf.
Veelgestelde vragen
Hoeveel vlees reken je per gast bij een BBQ?
Reken op 300 tot 350 gram vleesproducten per persoon, verdeeld over twee of drie soorten, plus een vis- of vegetarische optie van 100 tot 150 gram voor wie geen vlees eet.
Wie regelt de overkapping bij slecht weer?
Leg dat vooraf vast in de offerte: wie de tent of overkapping regelt, wie de kosten draagt bij een last-minute wijziging, en wat het alternatief is bij noodweer.
Heb je een aparte grillmeester nodig?
Ja, reken de grillmeester als een vaste rol in je personeelsplanning. Die persoon bepaalt het tempo van serveren en heeft weinig ruimte om ook andere taken op te vangen.
Vanaf hoeveel gasten heb je een tweede grillstation nodig?
Bij groepen vanaf ongeveer 40 gasten is een tweede grillstation vaak goedkoper dan de wachttijd en verminderde sfeer die bij één station ontstaan.