Terug naar blog

Zo plan je de juiste bezetting voor elk cateringevent

2026-06-25

Twee bedienden of vijf? Met één kok of twee? Hoeveel personeel je nodig hebt per event is een vraag die elke cateraar voor elke nieuwe opdracht opnieuw stelt, en te weinig of te veel pakt allebei duur uit. De servicevorm bepaalt grotendeels de bezetting: uitserveren vraagt meer handen dan een buffet, een walking dinner weer iets anders. In dit artikel vind je praktische richtlijnen per situatie.

Waarom de servicevorm de doorslag geeft

Het aantal gasten is een startpunt, maar lang niet het hele verhaal. Een buffet voor 100 personen vraagt een andere bezetting dan een vijfgangendiner voor diezelfde groep. De manier waarop je serveert bepaalt hoeveel handen je nodig hebt en wat ze moeten kunnen.

Ga voor elk event uit van de servicevorm eerst, dan pas van het aantal gasten. Daaronder vind je per formule een richtlijn om mee te rekenen.

Uitserveren aan tafel

Dit is de meest personeelsintensieve formule. Gasten zitten, gangen worden aangedragen, glazen worden bijgehouden. Rekening houden met:

• 1 bediende per 8 à 12 gasten voor een vlot verlopend diner
• 1 chef de rang of coördinator per 3 à 4 bedienden
• Extra koks in de keuken als je meer dan 2 gangen warm uitserveert

Bij een formeel diner of meerdere gangen zit je eerder aan 1 op 8. Bij een informeler lopend diner of 2 gangen kom je met 1 op 12 vaak wel weg.

Buffet

Een buffet vraagt minder bedienend personeel, maar meer logistiek. Schalen moeten bijgevuld, gasten worden begeleid, vuile borden worden weggehaald.

• 1 bediende per 20 à 30 gasten voor aanvullen en opruimen
• 1 à 2 mensen specifiek bij de buffettafel als je warme gerechten uitserveert
• Rekening houden met piekmoment: de eerste 20 minuten zijn het drukst

Een zelfbedieningsbuffet zonder warm gerecht kun je met minder personeel draaien. Zodra je warme gerechten uitserveert aan de buffettafel, heb je daar iemand permanent voor nodig.

Walking dinner

Staand, rondlopend, kleine hapjes worden rondgebracht. Dit lijkt eenvoudig, maar vraagt constante aanwezigheid en goede coördinatie.

• 1 bediende per 15 à 20 gasten voor het rondlopen
• 1 à 2 mensen voor de aanvoer vanuit de keuken of het depot
• Let op: bij een walking dinner is de doorlooptijd langer: reken op minimaal 2 à 2,5 uur

De kracht van een walking dinner zit in het ritme: hapjes moeten op tijd en in voldoende hoeveelheid rondkomen. Met te weinig mensen valt dat ritme snel weg.

Drankbediening apart inplannen

Veel cateraars vergeten drankbediening apart te begroten. Zeker bij een langere avond of een open bar is dat een extra rol:

• 1 barmedewerker per 40 à 50 gasten bij een open bar
• Bij uitserveren van wijn aan tafel: reken dit mee in de bezetting van je bedienden

Keuken vs. zaal: de verdeling

Naast de zaalmedewerkers heb je koks nodig. Een vuistregel:

• Tot 50 gasten: 1 à 2 koks
• 50–100 gasten: 2 à 3 koks
• 100–200 gasten: 3 à 5 koks, afhankelijk van het menu

Een eenvoudig buffet vraagt minder keukenpersoneel dan een meergangendiner met à la minute bereiding. Hou ook rekening met opbouw en afbouw: die vragen ook uren, los van het event zelf.

Tel ook op- en afbouwuren mee

Een veelgemaakte fout: personeel inplannen voor de duur van het event, maar niet voor de voor- en nabereiding op locatie. Afhankelijk van de omvang kun je rekenen op 1 à 2 uur opbouw en 1 à 1,5 uur afbouw. Die uren moeten in de bezetting zitten, en in de kostprijs.

Vastleggen in je systeem

Richtlijnen zijn handig, maar het wordt pas echt werkbaar als je personeelsbezetting onderdeel is van je opdrachtbeheer. In Catermonkey leg je per event de geplande medewerkers vast naast de opdracht, zodat planning en uitvoering altijd op elkaar aansluiten.