Wat is de beste prijsstrategie voor kleine cateringbedrijven?
Prijzen zetten is een van de lastigste dingen als je een klein cateringbedrijf runt. Te laag en je werkt je kapot zonder dat je er iets aan overhoudt. Te hoog en je verliest opdrachten aan de concurrent die je nog niet overtuigd hebt van je kwaliteit. De beste prijsstrategie rust op drie pijlers: wat het je werkelijk kost, wat de markt betaalt en welke waarde de klant beleeft. In deze blog zetten we de meest praktische aanpak op een rij, van kostprijsberekening tot prijsaanpassing per eventtype.
Wat houdt een goede prijsstrategie in
Een prijsstrategie is meer dan een cijfer kiezen en dat op je offerte zetten. Je bepaalt hoe je jezelf positioneert ten opzichte van de concurrentie, welke marge je wilt draaien en hoe flexibel je bent bij verschillende soorten opdrachten. Voor kleine cateringbedrijven geldt dat elke opdracht telt. Je hebt niet de schaalgrootte om verlieslatende jobs op te vangen met volume ergens anders.
De drie pijlers van een goede prijsstrategie:
- Werkelijke kosten: inkoop, personeel, transport, verpakking, overhead
- Marktprijzen: wat vragen vergelijkbare cateraars voor vergelijkbare opdrachten
- Ervaren waarde: wat is de klant bereid te betalen voor wat jij biedt
Wie alleen op kosten prijst, laat geld liggen als de klant meer te betalen heeft. Wie alleen op de markt kijkt, weet niet of hij verlies draait op bepaalde opdrachten. Beide perspectieven samen geven je een prijs die klopt.
Hoe bereken je de juiste kostprijs
Begin altijd bij de directe kosten per opdracht: ingrediënten, verpakking, huur van apparatuur. Voeg daar de indirecte kosten aan toe die je over je opdrachten verdeelt: huur keukenruimte, verzekering, administratie, afschrijvingen. Vergeet ook de personeelskosten niet, inclusief de uren die je zelf investeert.
Een handige rekenmethode voor kleinere cateraars:
- Tel alle directe kosten per persoon bij elkaar op
- Voeg een opslag toe voor overhead, gebruikelijk 15-25% van de directe kosten
- Voeg je gewenste winstmarge toe, 20-35% is realistisch voor kleine cateringbedrijven
- Vergelijk het resultaat met wat je in de markt ziet
Pas je opslag aan als de marktprijs ver boven of onder je berekening uitkomt. Als de markt veel meer betaalt dan je kostprijs vraagt, is dat een kans om je marge te vergroten. Als de markt minder betaalt, kijk je waar je kosten omlaag kunnen of kies je bewust voor die opdracht als instapper om referenties op te bouwen.
Welke winstmarge is realistisch
Voor kleine cateringbedrijven is een nettomarge van 20-35% een gezond doel. Zit je structureel onder de 15%, dan verdien je jezelf arm: kleine tegenvallers als een leverancier die te laat levert of een personeelslid dat uitvalt halen je marge al omlaag. Boven de 40% is prima als je een sterke niche hebt of een gevestigd merk, maar voor de meeste kleine spelers is dat lastig vol te houden zonder opdrachten mis te lopen.
Kijk ook naar marge per type opdracht. Een zakelijke lunch heeft relatief voorspelbare kosten en weinig maatwerk: je kunt efficiënter werken en de marge is makkelijker te bewaken. Een bruiloft of privédiner vraagt veel meer aandacht: daar hoor je een hogere marge te rekenen, omdat er meer uren en onzekerheid in zitten.
Hoe doe je concurrentie-analyse
Kijk niet alleen naar prijs, maar ook naar wat er inbegrepen is. Een cateraar die 45 euro per persoon vraagt, includeert misschien bediening en opruimen. Een ander vraagt 35 euro maar dan is alles exclusief. Die vergelijking maakt pas zin als je de totaalprijzen naast elkaar legt.
Manieren om een beeld van de markt te krijgen:
- Vraag als potentiële klant offertes op bij concurrenten, dit is gangbaar en eerlijk
- Kijk naar websites en tariefpagina's van vergelijkbare bedrijven
- Praat met leveranciers: die werken voor meerdere cateraars en hebben een goed marktgevoel
- Vraag klanten die je hebt verloren eerlijk waarom: was het prijs of iets anders
Wees eerlijk over je positie. Als je net begint, is het realistisch om iets onder het marktgemiddelde te zitten terwijl je referenties opbouwt. Als je vijf jaar betrouwbaar draait, mag je aan de bovenkant zitten.
Wanneer en hoe pas je je prijzen aan
Prijzen aanpassen kan op verschillende momenten zinvol zijn. Jaarlijks is het logisch om je kostprijzen te herijken: zijn ingrediënten duurder geworden, zijn de personeelskosten gestegen. Doe dat niet midden in het jaar bij lopende offertes, maar communiceer het tijdig voor nieuwe opdrachten.
Andere momenten waarop een prijsaanpassing logisch is:
- Je hebt drie maanden achter elkaar alle opdrachten binnengehaald: je zit waarschijnlijk te laag
- Je verliest systematisch prijsgevoelige opdrachten maar wint de complexe: je zit goed
- Je wil een nieuw segment aanboren zoals zakelijk, luxe of festivals: stel aparte tarieven in
- Terugkerende klanten verdienen een contractprijs: dat geeft jou zekerheid en hen rust
Communiceer prijswijzigingen altijd schriftelijk en ruim van tevoren. Klanten die je al kennen, accepteren een verhoging makkelijker als ze weten waar die vandaan komt.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken ik de kostprijs per persoon voor een cateringopdracht?
Tel alle directe kosten op, zoals ingrediënten, verpakking en huur van apparatuur, en deel dat door het aantal gasten. Voeg een percentage overhead toe, en tel daar je gewenste winstmarge bij op. Zo kom je op een minimumprijs per persoon die je als bodem gebruikt bij je offertes.
Is een winstmarge van 20% genoeg voor een klein cateringbedrijf?
20% is een minimum voor een gezond bedrijf. Als je structureel op 20% zit, is er weinig buffer voor tegenvallers. Streef naar 25-35% bij reguliere opdrachten. Bij maatwerkprojecten zoals bruiloften mag je hoger gaan, omdat de complexiteit en het risico ook hoger zijn.
Moet ik dezelfde prijs hanteren voor alle soorten evenementen?
Nee, en dat zou ook niet logisch zijn. Een zakelijke lunch heeft andere kosten en risico's dan een bruiloft of een festival. Werk met gedifferentieerde prijsstructuren per eventtype, zodat je marge per opdracht klopt met de inspanning en het risico dat erbij hoort.
Hoe reageer ik als een klant mijn prijs te hoog vindt?
Leg uit wat de prijs inhoudt, niet wat het je kost. Benoem wat je levert: vers bereid, inclusief bediening, inclusief opruimen. Als de klant echt te weinig budget heeft, kun je een vereenvoudigd pakket aanbieden, maar zorg er wel voor dat dat pakket nog steeds winstgevend voor jou is.
Wanneer geef ik korting aan terugkerende klanten?
Een contractkorting voor vaste klanten is zinvol als je daarvoor zekerheid terugkrijgt: een gegarandeerd aantal opdrachten per kwartaal of jaar. Een losse korting op een eenmalig verzoek werkt ondermijnend voor je prijsstrategie. Stel liever een loyaliteitsprijs in bij een contractafspraak.
Met Catermonkey zie je per opdracht je marge en kun je je prijsstrategie bijsturen.
Probeer gratis