Welke kosten moet je meenemen in een catering offerte?
Een catering offerte die te laag uitpakt is erger dan helemaal geen offerte sturen. Je werkt, je levert, en achteraf blijkt dat je kosten hoger waren dan je prijs. Dat is een herkenbaar probleem in de branche. Weten welke kostenposten altijd in een offerte horen, is de eerste stap om dat te voorkomen. In dit artikel loop je ze allemaal door.
Basiskosten die altijd in een offerte horen
Elke catering offerte heeft vier onmisbare kostengroepen. Mis je er ook maar één, dan loopt je marge gevaar.
- Ingrediënten: het meest voor de hand liggend, maar ook het makkelijkst te onderschatten. Reken per gerecht hoeveel je nodig hebt, tel alle componenten mee (hoofd- en bijgerechten, sauzen, brood, dressings) en voeg 5-10% buffer toe voor verspilling en uitval.
- Personeel: bruto uurloon plus sociale lasten. Vergeet de uren voor inkopen doen, voorbereiding in de keuken, transport, opbouw, service, afbouw en schoonmaak niet. Die zijn net zo reëel als de uren op de locatie zelf.
- Transport: brandstof, eventuele tolkosten, kilometerschade aan je voertuig en parkeergeld. Bij langere ritten of meerdere locaties lopen deze kosten snel op.
- Materialen en apparatuur: alles wat je meeneemt. Servies, bestek, chafing dishes, gekoelde dozen, tenten, tafels. Als je het huurt, reken dan de huurkosten door. Als je het bezit, reken dan afschrijving mee.
Hoe bereken je personeelskosten goed?
Personeelskosten zijn voor de meeste cateraars de grootste variabele kostenpost, en ook de meest onderschatte. Een paar regels om het goed te doen:
- Gebruik altijd het bruto uurloon plus werkgeverslasten (ruw geschat 25-35% bovenop het brutoloon, afhankelijk van contractvorm en cao).
- Reken alle uren mee, inclusief reistijd, opbouw en afbouw. Een evenement van vier uur kan gemakkelijk acht betaalde uren per medewerker kosten.
- Houd rekening met toeslagen: avond-, nacht- en weekendtoeslagen verhogen het uurloon soms met 25-50%. Reken je die niet door, dan eet je je marge op.
- Reken ook de uren van jezelf mee als eigenaar. Jouw tijd kost ook geld, ook al staat dat niet op een salarisstrookje.
Verborgen kosten die je makkelijk vergeet
Naast de vier basisgroepen zijn er kosten die je makkelijk over het hoofd ziet. Toch zijn ze reëel:
- Verzekering: aansprakelijkheidsverzekering voor schade op locatie, eventueel een evenementenverzekering. Reken een deel van de jaarlijkse premie door per opdracht.
- Vergunningen en leges: bij openbare evenementen, verkoop van alcohol of gebruik van een openbare ruimte zijn vergunningen soms verplicht.
- Parkeer- en rijkosten op locatie: niet zelden zijn er parkeerkosten voor je bedrijfswagen of laad- en losvergunningen die geld kosten.
- Schoonmaak en afvalverwerking: wie ruimt op? Wie verwerkt het afval? Als jij dat doet, zijn dat werkuren. Als je een schoonmaakbedrijf inhuurt, zijn dat directe kosten.
- Huur van servies of meubilair: als je niet alles in eigen bezit hebt, betaal je huur. Dat moet in de offerte staan.
Hoe omgaan met onvoorziene kosten?
Je kunt niet alles van tevoren weten. Een buffer voor onvoorziene kosten is daarom geen luxe, maar een noodzaak. Voeg standaard 5-10% toe aan je totale kostenberekening als veiligheidsmarge.
Wat valt onder onvoorzien?
- Meer gasten dan afgesproken: je hebt meer gerechten nodig dan gepland.
- Vertraging op locatie: opbouw duurt langer dan verwacht, waardoor je meer uren betaalt.
- Kapot of vergeten materiaal: een extra rit of last-minute huur kost geld.
- Weersinvloeden bij buitenevenementen: extra tenten, verwarmingselementen of andere aanpassingen.
Leg ook in je offerte vast wat je doet bij grote afwijkingen van het overeengekomen aantal gasten. Zo voorkom je achteraf discussie.
Waarom een volledige kostenberekening zo belangrijk is
Een offerte zonder alle kostenposten is niet alleen risicovol voor je marge, het geeft ook een verkeerd beeld van je bedrijf. Klanten die achteraf worden verrast door meerkosten zijn ontevreden klanten. Wees transparant over wat er in de prijs zit en wat niet. Dat versterkt vertrouwen en voorkomt geschillen.
Bovendien biedt een gedetailleerde kostenopbouw inzicht in waar je besparingen kunt realiseren. Als je ziet dat transport 15% van je totale kosten is, kijk je anders naar ritplanning dan wanneer je dat getal nooit bijhield.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook overhead meenemen in mijn offerte?
Ja, al doe je dat niet altijd als aparte regel. Overhead zoals keuken- en kantoorhuur, administratiesoftware, verzekeringen en marketingkosten moeten omgeslagen worden over je opdrachten. Als je dat niet doet, verdien je wel op elke opdracht, maar niet genoeg om je vaste lasten te dekken. Een eenvoudige methode: bereken je totale overhead per jaar, deel door het verwachte aantal opdrachten, en voeg dat bedrag per persoon toe aan je kostprijs.
Wat is een goede buffer voor verspilling bij ingrediënten?
Voor de meeste catering situaties is 5-10% voldoende. Bij evenementen met onzeker aantallen gasten, buffetten of producten met korte houdbaarheid kun je beter naar de bovenkant van die range gaan. Bij gespreide bediening of meerdaagse evenementen met wisselende aantallen is zelfs 12-15% verstandig.
Moet ik reistijd van personeel betalen?
Dat hangt af van je arbeidsovereenkomsten en de cao die op jou van toepassing is. In veel gevallen moet reistijd naar een opdracht buiten de vaste werklocatie (deels) worden vergoed. Controleer je cao of vraag je salarisadministrateur. Reken het hoe dan ook mee in je offerte, ook als je het later intern verrekent.
Hoe specificeer ik kosten in mijn offerte?
Dat verschilt per klant en per opdracht. Voor zakelijke klanten is een gedetailleerde uitsplitsing (per persoon, per categorie) gebruikelijk en professioneel. Voor particuliere klanten zoals bruiloften is een totaalprijs inclusief omschrijving van wat er inbegrepen is soms voldoende. Vermeld altijd expliciet wat niet is inbegrepen, zoals extra uren of extra personen boven het afgesproken minimum.
Wat doe ik als een klant vraagt waarom mijn offerte hoger is dan die van een concurrent?
Leg uit wat er in jouw prijs zit. Een concurrent die goedkoper is, neemt misschien minder kostenposten mee, gebruikt goedkopere ingrediënten of heeft minder personeel ingecalculeerd. Jij kunt laten zien dat je prijs volledig en eerlijk is. Klanten die begrijpen wat ze voor hun geld krijgen, zijn ook makkelijker te behouden.
Met Catermonkey voeg je alle kostenposten toe aan je offerte en zie je meteen je totale marge, per persoon en per opdracht.
Probeer gratis