Een draaiboek maken voor een evenement: zo houd je overzicht op de dag

Een cateringdag met te weinig structuur voelt al snel chaotisch, ook als de voorbereiding op papier klopte. Een draaiboek legt vast wie wat doet en wanneer, zodat iedereen op de dag zelf weet waar hij aan toe is.

Hieronder lees je hoe je een werkbaar draaiboek opstelt, wat erin hoort, en hoe je het laat aansluiten op het draaiboek van de klant.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is het tijdschema van een evenement met de taken erin: per moment staat erin wat er gebeurt, wie het doet en wat daarvoor klaar moet staan. Het loopt van laden en aankomst tot opruimen en vertrek.

Bij een evenement bestaan er meestal twee. De opdrachtgever of de eventplanner maakt het draaiboek van het programma: ontvangst, speeches, muziek, afsluiting. Jij maakt het draaiboek van de uitvoering: keuken, transport, opbouw, service en afbouw. Die twee moeten op elkaar aansluiten, en dat is precies waar het in de praktijk fout gaat.

Waarom een draaiboek meer is dan een planning

Een planning zegt wanneer iets moet gebeuren. Een draaiboek zegt ook wie het doet, waarmee, en wat er gebeurt als het net anders loopt dan bedacht.

Dat verschil merk je op de dag zelf. Bij een planning moet iemand nog steeds beslissen wie de borden opdekt of wie achter de bar gaat staan zodra het druk wordt. Bij een draaiboek staat dat al vast en hoeft niemand het te vragen.

Zonder draaiboek draait een cateringdag op improviseren. Dat gaat prima zolang alles volgens schema loopt. Maar zodra er iets tegenzit, zoals een leverancier die te laat komt of gasten die een halfuur eerder binnenlopen, ontstaat de chaos precies op het moment dat je die het minst kunt gebruiken.

Wat hoort er in een goed draaiboek

Een werkbaar draaiboek is concreet genoeg dat iemand die de dag ervoor voor het eerst meeleest, precies weet wat er van hem verwacht wordt. De basis bestaat uit:

• Een tijdschema per fase: opbouw, ontvangst, service, afbraak, met exacte tijden in plaats van "rond de middag".
• Wie doet wat: namen of rollen gekoppeld aan elke taak, niet alleen "het team regelt het".
• Materiaal en aantallen: wat er meegaat, in welke hoeveelheid, en wie dat aftekent bij het inladen.
• Contactgegevens: van de locatie, de opdrachtgever en je eigen team, zodat niemand hoeft te zoeken op het moment dat het nodig is.
• Bijzonderheden: allergieën, dieetwensen, huisregels van de locatie, parkeerafspraken.
• Het afbraakmoment: hoe laat de spullen buiten moeten staan, en wie er dan nog is om ze in te laden.

Zo bouw je het op, stap voor stap

Begin bij het eindpunt: hoe laat moet de laatste gast weg zijn, en wanneer moet de locatie leeg opgeleverd worden? Werk daarvandaan terug naar het begin van de dag.

Dat voorkomt een draaiboek dat op papier klopt maar in de praktijk te weinig ruimte laat voor de afbraak, het onderdeel dat altijd langer duurt dan iemand denkt.

Een praktische volgorde:

1. Zet de harde tijden neer: aankomst locatie, start opbouw, moment van ontvangst, einde evenement.
2. Verdeel de taken per fase over je team, op naam.
3. Loop het draaiboek een keer hardop door met je team voordat je het definitief maakt. Vaak valt dan op dat twee mensen dezelfde taak dachten te doen, of dat niemand aan iets dacht.
4. Print het uit of deel het op de telefoon, maar zorg dat iedereen het bij zich heeft op de dag zelf, niet alleen jij.

Laat het aansluiten op het draaiboek van de klant

Bij grotere evenementen, zoals bedrijfsfeesten of bruiloften, heeft de opdrachtgever vaak zelf ook een draaiboek: het moment van de speeches, de eerste dans, de overgang van borrel naar diner. Jouw draaiboek moet daarop aansluiten, niet ernaast lopen.

Vraag daarom altijd naar het programma van de klant voordat je je eigen tijdschema vastzet. Een speech die uitloopt, betekent dat het hoofdgerecht een kwartier later de zaal in gaat.

Staat die mogelijke afwijking al in je draaiboek, dan is het geen probleem. Had je er niet op gerekend, dan sta je met een keuken vol borden die koud worden terwijl iemand anders het woord heeft.

Een draaiboek dat ook werkt als het misloopt

Het beste draaiboek is niet gemaakt voor de dag waarop alles volgens plan gaat, maar voor de dag waarop dat niet zo is. Bouw daarom bewust wat marge in op de krappe momenten.

Spreek ook van tevoren af wie beslist als er tijdens het evenement iets moet worden omgegooid. Zonder die afspraak stokt het overleg precies op het moment dat je snel moet schakelen, en staat het halve team op zijn telefoon te wachten op antwoord.

Bewaar afgeronde draaiboeken na afloop. Bij een terugkerende klant of eventlocatie is het draaiboek van vorige keer de snelste manier om meteen een goed uitgangspunt te hebben, inclusief de dingen die toen misgingen en die je niet nog een keer wilt meemaken.

Veelgestelde vragen

Hoe maak je een draaiboek voor een evenement?

Begin bij het moment dat de gasten binnenkomen en reken van daaruit terug. Zet eerst de vaste momenten uit het programma van de klant vast, hang daar je eigen uitgifte- en bereidingstijden aan, en vul dan per blok in wie wat doet en wat er klaar moet staan. Laat het team het de dag ervoor doorlezen, want dan komen de dubbele taken en de vergeten taken bovendrijven.

Hoe gedetailleerd moet een draaiboek zijn?

Gedetailleerd genoeg dat iemand die niet bij de voorbereiding was, de dag zelfstandig kan volgen. Voor een kleine opdracht met een vast team kan dat een half A4'tje zijn. Voor een groot evenement met veel losse krachten werk je beter met een tijdschema per kwartier en een duidelijke taakverdeling.

Wie maakt het draaiboek: de cateraar of de klant?

Meestal maakt de cateraar zijn eigen draaiboek, afgestemd op het programma van de klant. Bij grotere evenementen met een eventplanner deelt die planner vaak een algemeen draaiboek, waar jij je eigen keuken- en serviceplanning op aansluit.

Wat als het draaiboek tijdens het evenement niet meer klopt?

Spreek vooraf af wie ter plekke mag schuiven met tijden of taken. Meestal is dat de leidinggevende op locatie. Zonder die duidelijkheid ontstaat er discussie op het moment dat je juist snel een beslissing nodig hebt.

Moet ik voor elk evenement een nieuw draaiboek maken?

Niet vanaf nul. Voor terugkerende opdrachten, zoals een vaste bedrijfslunch of een bruiloftlocatie waar je vaker staat, gebruik je een eerder draaiboek als basis en pas je alleen de details aan. Dat scheelt tijd en voorkomt dat je iets vergeet dat de vorige keer al was opgelost.

Wanneer stuur ik het draaiboek naar mijn team?

Een paar dagen van tevoren, zodat iedereen het rustig kan lezen en nog kan melden dat er iets niet klopt. Stuur je het de avond ervoor, dan leest de helft het pas in de bus op de heenweg.

Wat zet je in een draaiboek voor een cateringdag op twee locaties?

Maak per locatie een eigen tijdschema met een eigen verantwoordelijke, en zet de verplaatsing er als aparte fase tussen, met rijtijd en wie wat meeneemt. Een gedeeld draaiboek voor twee locaties loopt bijna altijd vast op de vraag waar de spullen precies zijn.

Catermonkey houdt per opdracht bij wat er mee moet, wie er staat en hoe laat, zodat je draaiboek uit de gegevens van de opdracht rolt in plaats van dat je het elke keer opnieuw overtikt.

Probeer gratis