Terug naar blog

Een draaiboek maken voor een cateringdag: zo houd je overzicht

2026-07-07

Een cateringdag met te weinig structuur voelt al snel chaotisch aan, ook als de voorbereiding op papier goed zat. Een draaiboek legt vast wie wat doet en wanneer, zodat iedereen op de dag zelf weet waar hij aan toe is. In dit artikel laten we zien hoe je een werkbaar draaiboek opstelt, wat erin moet staan, en hoe je het laat aansluiten op het draaiboek van de klant zelf.

Waarom een draaiboek meer is dan een planning

Een planning zegt wanneer iets moet gebeuren. Een draaiboek zegt ook wie het doet, waarmee, en wat er moet gebeuren als het net iets anders loopt dan gepland. Dat verschil merk je vooral op de dag zelf: bij een planning moet iemand nog steeds beslissen wie de borden opdekt of wie de bar bemant zodra het druk wordt, bij een draaiboek staat dat al vast.

Zonder draaiboek draait een cateringdag al snel op improviseren. Dat gaat prima zolang alles volgens schema loopt, maar zodra er iets tegenzit, zoals een leverancier die te laat komt of een gast die eerder arriveert, ontstaat er precies dan chaos wanneer je die het minst kunt gebruiken.

Wat hoort er in een goed draaiboek

Een werkbaar draaiboek is concreet genoeg dat iemand die de dag ervoor voor het eerst meeleest, precies weet wat er van hem verwacht wordt. De basis bestaat uit:

• Een tijdschema per fase: opbouw, ontvangst, service, afbraak, met exacte tijden in plaats van "rond de middag".
• Wie doet wat: namen of rollen gekoppeld aan elke taak, niet alleen "het team regelt het".
• Materiaal en aantallen: wat er meegenomen wordt, in welke hoeveelheid, en wie dat controleert bij het inladen.
• Contactgegevens: van de locatie, de opdrachtgever en je eigen team, zodat niemand hoeft te zoeken op het moment dat het nodig is.
• Bijzonderheden: allergieën, dieetwensen, protocollen van de locatie, parkeerafspraken.

Zo bouw je het op, stap voor stap

Begin bij het eindpunt: hoe laat moet de laatste gast weg zijn, en wanneer moet de locatie weer leeg zijn opgeleverd? Werk vandaaruit terug naar het begin van de dag. Dat voorkomt dat je een draaiboek maakt dat op papier klopt, maar in de praktijk te weinig ruimte overlaat voor de afbraak.

Een praktische volgorde:

1. Zet de harde tijden neer: aankomst locatie, start opbouw, moment van ontvangst, einde event.
2. Verdeel de taken per fase over je team, op naam.
3. Loop het draaiboek een keer hardop door met je team voordat je het definitief maakt. Vaak valt dan op dat twee mensen dezelfde taak dachten te doen, of dat niemand aan iets dacht.
4. Print het uit of deel het digitaal, maar zorg dat iedereen het bij zich heeft op de dag zelf, niet alleen jij.

Laat het aansluiten op het draaiboek van de klant

Bij grotere events, zoals bedrijfsfeesten of bruiloften, heeft de opdrachtgever vaak zelf ook een draaiboek: het moment van de speeches, de eerste dans, de overgang van borrel naar diner. Jouw draaiboek moet daarop aansluiten, niet ernaast lopen.

Vraag daarom altijd naar het programma van de klant voordat je je eigen tijdschema vastzet. Een speech die uitloopt, betekent dat je het hoofdgerecht misschien vijftien minuten later serveert. Als dat al in je draaiboek staat als mogelijke afwijking, is het geen probleem. Als je er niet op gerekend had, sta je met een keuken vol gerechten die koud worden.

Een draaiboek dat ook werkt als het misloopt

Het beste draaiboek is er niet voor de dag waarop alles volgens plan gaat, maar voor de dag waarop dat niet zo is. Bouw daarom bewust een beetje marge in op de kritieke momenten, en spreek van tevoren af wie er beslist als er tijdens het event iets moet worden aangepast. Zonder die afspraak stokt de communicatie precies op het moment dat je snel moet schakelen.

Bewaar afgeronde draaiboeken ook na afloop. Bij een terugkerende klant of eventlocatie is een eerder draaiboek de snelste manier om de volgende keer meteen een goed uitgangspunt te hebben, in plaats van weer bij nul te beginnen.