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Cómo planificar el personal adecuado para cada evento de catering

2026-06-25

¿Dos camareros o cinco? ¿Un cocinero o dos? Cuánto personal necesitas por evento es una pregunta que todo caterer se hace para cada nuevo encargo, y equivocarse en uno u otro sentido sale caro. El tipo de servicio determina en gran medida la dotación de personal: servir en mesa requiere más manos que un buffet, una cena ambulante algo diferente. En este artículo encontrarás pautas prácticas para cada formato.

Por qué el tipo de servicio es lo que más importa

El número de comensales es un punto de partida, pero no lo es todo. Un buffet para 100 personas requiere una dotación de personal muy diferente a la de una cena de cinco platos para el mismo grupo. La forma en que sirves determina cuántas manos necesitas y qué deben ser capaces de hacer.

Para cada evento, empieza por el tipo de servicio y después por el número de comensales. A continuación encontrarás una pauta por formato con la que trabajar.

Servicio en mesa

Es el formato que más personal requiere. Los comensales están sentados, los platos se llevan a la mesa y las copas se rellenan. Ten en cuenta lo siguiente:

• 1 camarero por cada 8 a 12 comensales para una cena que fluya bien
• 1 jefe de rango o coordinador por cada 3 a 4 camareros
• Cocineros adicionales en cocina si sirves más de 2 platos calientes

Para una cena formal o con varios platos, lo habitual es 1 por cada 8. Para una cena más informal o de 2 platos, 1 por 12 suele ser suficiente.

Buffet

Un buffet requiere menos personal de servicio, pero más logística. Hay que reponer bandejas, acompañar a los comensales y retirar los platos sucios.

• 1 camarero por cada 20 a 30 comensales para reponer y recoger
• 1 o 2 personas específicamente en la mesa del buffet si sirves platos calientes
• Ten en cuenta el momento pico: los primeros 20 minutos son los más intensos

Un buffet de autoservicio sin platos calientes puede funcionar con menos personal. En cuanto sirves platos calientes en la mesa del buffet, necesitas a alguien allí de forma permanente.

Cena ambulante (walking dinner)

De pie, circulando, con pequeños bocados que se sirven en mano. Parece sencillo, pero requiere presencia constante y una buena coordinación.

• 1 camarero por cada 15 a 20 comensales para circular
• 1 o 2 personas gestionando el suministro desde la cocina o el almacén
• Atención: una cena ambulante se extiende más; cuenta con un mínimo de 2 a 2,5 horas

La clave de una cena ambulante está en el ritmo: los bocados tienen que llegar a tiempo y en cantidad suficiente. Con poco personal, ese ritmo se pierde rápidamente.

El servicio de bebidas: planifícalo aparte

Muchos caterers olvidan presupuestar el servicio de bebidas por separado. Especialmente en una velada larga o con barra libre, es un rol diferente:

• 1 persona de barra por cada 40 a 50 comensales en una barra libre
• Para el servicio de vino en mesa: inclúyelo en la dotación de camareros

Cocina vs. sala: el reparto

Además del personal de sala, necesitas cocineros. Una regla general:

• Hasta 50 comensales: 1 o 2 cocineros
• 50 a 100 comensales: 2 o 3 cocineros
• 100 a 200 comensales: 3 a 5 cocineros, según el menú

Un buffet sencillo requiere menos personal de cocina que una cena de varios platos con preparación al momento. Cuenta también con el montaje y el desmontaje: esas horas son adicionales al evento.

Incluye las horas de montaje y desmontaje

Un error habitual: planificar personal para la duración del evento, pero no para la preparación y el desmontaje in situ. Según el tamaño, calcula entre 1 y 2 horas de montaje y entre 1 y 1,5 horas de desmontaje. Esas horas deben estar en la planificación de personal y en el precio de coste.

Regístralo en tu sistema

Las pautas son útiles, pero solo se vuelven realmente operativas cuando la dotación de personal forma parte de la gestión de tus encargos. En Catermonkey, registras el equipo previsto junto al encargo, de modo que planificación y ejecución siempre encajen.