¿Cómo calculas los precios de un presupuesto de catering?

Elaborar un presupuesto de catering es más que poner un precio a tu menú. Tienes que saber lo que te cuesta de verdad un servicio antes de poder fijar un precio de venta justo. Si cobras demasiado poco, no ganas nada. Si cobras demasiado, el cliente se va. En este artículo ves paso a paso cómo pasar del coste a un presupuesto que cuadra.

Por qué es tan importante calcular bien los precios

Muchas empresas de catering calculan sus costes por debajo de lo real. Piensan en los ingredientes, pero olvidan las horas que dedica un cocinero a la preparación, el gasto de combustible del transporte o la limpieza al terminar. El resultado: un servicio por el que trabajas duro y con el que apenas ganas nada.

Un buen cálculo de precios te muestra lo que ganas de verdad con cada servicio. Eso es bueno para tu bolsillo e imprescindible si quieres crecer. Solo puedes decidir con criterio qué servicios aceptas cuando sabes exactamente qué cuestan y qué te dejan.

¿Qué costes tienes que incluir?

Antes de poder fijar un precio, identificas todas las partidas de coste. Se dividen a grandes rasgos en cinco grupos:

• Ingredientes: materias primas para todos los platos, incluyendo un margen de seguridad del 5-10% por mermas y desperdicio.
• Personal: salario bruto por hora más cargas sociales para cocineros, personal de sala y transporte. Cuenta también el tiempo de montaje y desmontaje, no solo las horas activas de servicio.
• Transporte y logística: combustible, peajes, un posible alquiler de vehículo y el aparcamiento en el local (mira también: ¿Cómo calculas los costes de transporte en presupuestos de catering?).
• Material y equipo: alquiler o amortización de chafing dishes, vajilla, carpas y demás material que llevas.
• Gastos generales: una parte de tus costes fijos, como el alquiler de la cocina, el seguro y la administración, repartida entre el número de servicios al año.

¿Cómo calculas el coste por persona?

El método más sencillo es calcular primero el coste por persona y luego multiplicarlo por el número total de invitados.

Imagina que organizas un almuerzo para 80 personas:

• Ingredientes: 12 € por persona
• Personal (4 empleados, 6 horas, 22 € brutos/hora): 660 € en total, es decir, 8,25 € por persona
• Transporte: 80 € en total, es decir, 1,00 € por persona
• Material: 120 € en total, es decir, 1,50 € por persona
• Recargo de gastos generales: 2,00 € por persona

Coste: 24,75 € por persona. Con un margen del 30% llegas a un precio de venta de unos 35 € por persona, es decir, 2.800 € para todo el servicio.

Fíjate en la partida de personal de este ejemplo. Es casi tan alta como la de ingredientes, y es la que más rápido se dispara. Una hora más de desmontaje de lo previsto te cuesta en este ejemplo 88 €, más de un uno por ciento de tu margen en todo el servicio.

¿Qué margen de beneficio debes aplicar?

En las empresas de catering, un margen saludable suele estar entre el 20% y el 35%. Cómo lo determinas depende del tipo de evento:

• Almuerzos de empresa y eventos pequeños (20-25%): mucha competencia, los clientes comparan rápido. Juegas con el volumen.
• Bodas y cenas de gala (28-35%): más a medida, expectativas más altas. Los clientes pagan por calidad y tranquilidad.
• Festivales y grandes eventos públicos (25-30%): ventaja de escala, pero también más riesgos logísticos.

Usa la fórmula: precio de venta = coste dividido entre (1 menos el margen deseado). Con un coste de 25 € y un margen deseado del 30%, eso da 25 € / 0,70 = 35,71 € por persona.

Si quieres saber si tu margen está en línea con el resto del sector, compáralo con el margen de beneficio de una empresa de catering.

¿Cómo gestionas los gastos extra y los imprevistos?

Algunos costes son variables y difíciles de calcular de antemano. Inclúyelos como partida aparte en tu presupuesto para que el cliente entienda por qué paga:

• Recargo de fin de semana y noche: los empleados que trabajan el sábado por la noche suelen cobrar más. Repercútelo directamente.
• Margen para imprevistos: reserva un 5-10% del coste total para gastos imprevistos, como un aparato averiado que hay que alquilar o más invitados de los previstos.
• Gastos de cancelación: deja fijado en tu presupuesto qué ocurre con una cancelación tardía, para que los costes ya hechos queden cubiertos.
• Gastos de desplazamiento fuera de tu zona habitual: los eventos lejos de tu base cuestan más. Calcula una compensación fija por kilómetro o una tarifa diaria para el conductor.

Revisa tu presupuesto después del servicio

El mejor cálculo de precios es el de la vez anterior, siempre que lo hayas revisado. Después de un servicio, pon tus costes previstos al lado de lo que gastaste de verdad: en compras, en horas y en todo lo que añadiste sobre la marcha.

Después de cinco o seis servicios ves un patrón. Casi siempre la diferencia está en las horas y en las últimas compras de última hora. Incorpora esa diferencia en tu siguiente presupuesto, y entonces tu coste cuadra de verdad.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es un margen normal para una empresa de catering?

Eso varía según el segmento. Para catering de empresa, un margen neto del 20-25% es habitual. Para bodas y cenas de gala puedes aplicar un 28-35%. Si cuentas bien tus gastos generales, te aseguras de que ese margen realmente te queda después de todos los costes.

¿Cómo calculas con precisión el coste de los ingredientes?

Calcula por plato cuántos gramos de cada ingrediente necesitas por persona, multiplícalo por el precio de compra por kilo y añade un margen de seguridad del 5-10% por mermas y desperdicio. Con menús complejos esto se complica rápido, así que usa una hoja de cálculo o un software que lo calcule automáticamente a partir de tus recetas.

¿Tengo que indicar el IVA por separado en mi presupuesto?

Sí, a menos que solo tengas clientes particulares. Para clientes B2B es habitual indicar los precios sin IVA y especificarlo aparte. Para particulares, indicas el precio con IVA incluido. En tu presupuesto deja siempre claro si el importe es con o sin IVA, y qué tipo se aplica.

¿Cómo evitas presentar una oferta demasiado baja?

El error más frecuente es mirar solo el coste de los ingredientes. Ten un formato fijo con el que repases todas las partidas: personal, transporte, gastos generales y un margen para imprevistos. Compara siempre tu coste final con tu media para eventos parecidos del pasado. Si un nuevo servicio queda muy por debajo, repasa el cálculo otra vez.

¿Cómo calculas el coste cuando el número de invitados todavía es incierto?

Elabora tu presupuesto a partir de un escenario mínimo y uno máximo. Calcula los costes fijos, como el transporte y el montaje, por separado de los costes variables por persona. Así puedes indicar en tu presupuesto un precio por persona y dejar claro que los costes fijos se aplican sea cual sea el número exacto de invitados.

¿Cuántas horas cuentas para el montaje y el desmontaje?

Eso depende del local, pero para un bufé de 80 personas cuenta unas dos horas de montaje y una de desmontaje, más el tiempo de viaje de ida y vuelta. Si el local no tiene ascensor o cocina, añade una hora más. Apunta después cuál fue el tiempo real, así tu siguiente presupuesto será más preciso.

Catermonkey calcula automáticamente tu coste por persona a partir de tus recetas y cantidades, para que siempre sepas si tu presupuesto cuadra.

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