Condiciones de cancelación que te protegen como empresa de catering

Un evento reservado que se cancela dos semanas antes te cuesta más que solo la facturación. La compra suele estar ya hecha y el personal ya está planificado. Unas buenas condiciones de cancelación hacen que no tengas que asumir tú solo todo ese coste.

A continuación lees cómo construyes una escala, qué cobras exactamente y dónde lo dejas fijado.

Por qué necesitas condiciones de cancelación

En cuanto una reserva es definitiva, empiezas a gastar dinero. Reservas personal, pides ingredientes y probablemente rechazas otras consultas para esa misma fecha.

Una cancelación tardía te cuesta, por tanto, dos veces: la facturación que pierdes, más los costes que ya has hecho y no puedes deshacer. Esa segunda mitad la olvidan a menudo las empresas de catering, hasta que el proveedor llega igualmente a entregar las cajas.

Sin unas condiciones de cancelación claras, te quedas con las manos vacías ante una cancelación, aunque tú no hayas hecho nada mal. Y la fecha normalmente ya no se puede volver a vender.

Construir una escala según la fecha

La mayoría de las empresas de catering trabajan con una escala: cuanto más cerca esté la cancelación de la fecha del evento, mayor el porcentaje que cobras. Una estructura muy usada es esta.

• Más de dos meses antes: sin coste.
• En menos de cuatro semanas: cincuenta por ciento del importe del presupuesto.
• En menos de una semana: el importe completo.

Ajusta los porcentajes y plazos exactos al momento en que tú mismo asumes costes irreversibles. Si pides carne fresca tres días antes y contratas personal con dos semanas de antelación, tu escala debe ajustarse a eso, no a un plazo que has copiado de un colega.

Limita el número de escalones. Tres o cuatro niveles los puedes explicar en una frase a un cliente por teléfono, ocho niveles no.

Qué cobras al cliente si cancela

Evita cobrar un porcentaje fijo a ciegas y fíjate en lo que realmente ya has gastado o comprometido: ingredientes pedidos que ya no puedes devolver, personal que ya habías confirmado, material alquilado con una reserva que ya no se puede cancelar.

Eso también es más fácil de explicar. Un cliente que ve un desglose de lo que ya se había pedido rara vez discute la factura. Un porcentaje a secas, sin justificación, genera más resistencia.

Un anticipo ayuda en esto, porque ya cubre parte de los costes antes de que entren en vigor las condiciones de cancelación. Ventaja añadida: quien ya ha pagado cancela con menos facilidad.

Fijar las condiciones de cancelación en tu presupuesto

Pon la escala simplemente en el presupuesto o en tus condiciones generales, no escondida en la letra pequeña al final de un documento aparte que nadie abre.

Especifica en concreto los plazos, los porcentajes y si hay excepciones, por ejemplo en caso de fuerza mayor. Indica también a partir de qué momento cuenta una cancelación: el momento en que el cliente llama, o el momento en que lo tienes por escrito.

Un cliente que ve esto por escrito de antemano vive una cancelación después como algo más justo que si solo lo mencionas en el momento en que las cosas salen mal. Te ahorra una conversación incómoda en una semana en la que ya tienes que cubrir un hueco en tu planificación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar gastos en cualquier cancelación?

Solo si lo has dejado fijado con claridad de antemano en tu presupuesto o en tus condiciones generales. Sin un acuerdo previo tienes poco fundamento legal para cobrar gastos.

¿Cuántos tramos conviene usar?

Tres o cuatro niveles suelen funcionar bien: sin coste mucho antes, un porcentaje creciente a medida que se acerca la fecha, y el importe completo en el último periodo antes del evento.

¿Qué pasa si un cliente cancela por fuerza mayor?

Muchas empresas de catering incluyen una cláusula aparte de fuerza mayor, por ejemplo para condiciones meteorológicas extremas o medidas de las autoridades. Deja fijado de antemano qué entra en esa categoría, para no tener que decidir sobre la marcha qué es razonable.

¿Debe confirmarse una cancelación por escrito?

Pídelo en cualquier caso, y confirma tú también por correo lo que habéis acordado. En una cancelación por teléfono, de lo contrario tu palabra queda frente a la del cliente cuando más adelante se discuta la factura.

¿Ayuda un anticipo además de las condiciones de cancelación?

Sí. Un anticipo ya cubre parte de tus costes antes de que entre en vigor la escala de cancelación, y hace la reserva más definitiva para el cliente desde el principio.

Catermonkey pone por defecto tus condiciones de cancelación y tu anticipo bajo cada presupuesto, para que no tengas que pensarlo cliente por cliente. Ante una cancelación ves de inmediato qué tramo se aplica y qué se había pedido ya.

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