Gestionar ausencias y cambios de última hora
Un cliente que reduce el número de invitados el mismo día, o invitados que simplemente no aparecen, forma parte del oficio. Sin una política de cambios clara, eres tú quien paga la compra y el personal ya comprometidos. En este artículo encontrarás cómo fijar un plazo a partir del cual las cifras quedan cerradas, qué ajustas todavía sin coste y qué no, y cómo cobrar las ausencias y los cambios de última hora sin dañar la relación con el cliente.
Las ausencias y los cambios tardíos forman parte del oficio, pero no sin una política
Para cuando empieza un evento, ya has comprado y planificado personal según el número de invitados que te dio el cliente. Si alguien reduce esa cifra el día antes, o parte de los invitados simplemente no aparece, eres tú quien paga esa factura, no el cliente, a menos que hayáis acordado otra cosa de antemano.
Fija un plazo a partir del cual las cifras quedan cerradas
Acuerda un plazo fijo, por ejemplo de 3 a 5 días laborables antes del evento, a partir del cual la cifra indicada se convierte en el número garantizado. Antes de ese plazo el cliente todavía puede ajustar sin coste, después cobras el número garantizado, aunque el mismo día aparezcan menos personas. Incluye este plazo en el propio presupuesto en lugar de esconderlo en la letra pequeña de tus condiciones, así no es una sorpresa para el cliente.
Qué ajustas todavía sin coste, y qué no
Una diferencia de uno o dos invitados normalmente no vale la pena discutirla, deja un pequeño margen para eso. Las diferencias mayores después del plazo se cobran al número garantizado. Distingue entre subir y bajar la cifra: los invitados de más suelen poder encajarse si la compra lo permite, menos invitados después del plazo no cambia nada de lo que ya has comprado y planificado.
Cobrarlo sin dañar la relación
Explica tu política al enviar el presupuesto, no en el momento en que algo sale mal. Mantén la comunicación profesional pero no rígida: explica que la compra y el personal ya estaban comprometidos, en vez de remitir solo a una cláusula de tus condiciones. Incluye el plazo en tus condiciones generales y recuérdaselo al cliente poco antes del evento, así cobrarlo se siente como una consecuencia lógica en vez de una sorpresa.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo fijas el plazo para el número de invitados garantizado?
Normalmente de 3 a 5 días laborables antes del evento, según cuánto margen necesites para la compra y el personal.
¿Cobras siempre el número completo por una ausencia?
Después del plazo cobras el número garantizado, aunque el mismo día aparezcan menos invitados.
¿Puede un cliente aumentar la cifra después del plazo?
A menudo sí, si tu compra y personal todavía lo permiten. Bajar la cifra después del plazo ya no es gratis.
¿Cómo fijas el plazo para que no acabe en disputa?
Incluye el plazo en el presupuesto y en tus condiciones generales, y recuérdaselo al cliente poco antes del evento.
¿Cómo lo cobras sin dañar la relación?
Explica que la compra y el personal ya estaban comprometidos, en vez de remitir solo a una cláusula de tus condiciones.
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