¿Qué costes debes incluir en un presupuesto de catering?
Un presupuesto de catering demasiado bajo es peor que no enviar ninguno. Haces el trabajo, entregas el servicio y luego descubres que tus costes superaban tu precio. Es un problema habitual en el sector. Saber qué partidas deben aparecer siempre en un presupuesto es el primer paso para evitarlo. En este artículo las repasamos todas.
Las cuatro categorías de costes que no pueden faltar
Todo presupuesto de catering se sustenta en cuatro grupos de costes esenciales. Si falta uno solo, tu margen está en riesgo.
- Ingredientes: lo más obvio, pero también lo más fácil de subestimar. Calcula por plato la cantidad necesaria, incluye todos los componentes (platos principales, guarniciones, salsas, pan, aderezos) y añade un margen del 5-10 % para mermas.
- Personal: salario bruto más cotizaciones a la Seguridad Social. No olvides las horas de compras, preparación en cocina, transporte, montaje, servicio, desmontaje y limpieza. Esas horas son tan reales como las del servicio en el lugar del evento.
- Transporte: combustible, peajes, desgaste del vehículo y aparcamiento. En desplazamientos largos o con varios puntos de entrega, estos costes se acumulan rápido.
- Equipamiento y materiales: todo lo que llevas. Vajilla, cubertería, bandejas calientes, neveras portátiles, carpas, mesas. Si los alquilas, repercute el coste. Si son tuyos, incluye la amortización.
Cómo calcular bien los costes de personal
Los costes de personal son para la mayoría de los caterers la mayor partida variable y, al mismo tiempo, la más subestimada. Unas reglas para hacerlo bien:
- Utiliza siempre el salario bruto más las cotizaciones empresariales, aproximadamente un 30-35 % sobre el bruto en España.
- Cuenta todas las horas, incluidos los tiempos de desplazamiento, montaje y desmontaje. Un evento de cuatro horas puede suponer fácilmente ocho horas pagadas por persona.
- Considera los pluses: los complementos de noche, festivos o fin de semana pueden elevar el coste horario un 25-50 %. Si no los repercutes, se comen tu margen directamente.
- Incluye también tu propio tiempo como propietario. Tu tiempo tiene un valor económico, aunque no figure en una nómina.
Costes ocultos que es fácil olvidar
Más allá de las cuatro categorías principales, hay costes que se pasan por alto con facilidad. Son igual de reales:
- Seguros: responsabilidad civil por daños en el lugar del evento, y posiblemente un seguro de cancelación. Imputa una parte de la prima anual a cada servicio.
- Permisos y tasas: para eventos públicos, venta de alcohol o uso de espacio público pueden ser obligatorios y tener coste.
- Aparcamiento y carga/descarga: el estacionamiento de tu furgoneta o las tasas de zona de carga pueden ser un coste real el día del evento.
- Limpieza y gestión de residuos: ¿quién recoge y quién gestiona los residuos? Si lo hace tu equipo, son horas de trabajo. Si contratas una empresa, son costes directos.
- Alquiler de menaje o mobiliario: si no tienes todo lo que necesitas, el alquiler debe aparecer claramente en el presupuesto.
Cómo gestionar los costes imprevistos
No todo puede preverse. Una reserva para imprevistos no es un lujo: añade de forma sistemática un 5-10 % al total de costes como margen de seguridad.
Imprevistos habituales que cubre esta reserva:
- Más comensales de los acordados, lo que implica más comida de la planificada.
- Retrasos en el montaje que generan horas extra de trabajo.
- Material averiado u olvidado que obliga a un desplazamiento adicional o un alquiler de urgencia.
- Cambios meteorológicos en eventos al aire libre que requieren carpas o calefacción extra.
Indica también en el presupuesto qué ocurre si el número final de asistentes difiere significativamente del acordado. Así evitas disputas después del evento.
Por qué es tan importante un cálculo de costes completo
Un presupuesto que omite costes no solo pone en riesgo tu margen. También da una imagen incorrecta de tu negocio. Los clientes que se encuentran con cargos extra inesperados después de un evento son clientes insatisfechos. Sé transparente sobre qué incluye el precio y qué no. Eso genera confianza y evita conflictos.
Además, un desglose detallado te muestra dónde puedes ahorrar. Si ves que el transporte representa el 15 % de los costes totales de un servicio concreto, planificarás las rutas de otra manera que si nunca hubieras controlado esa cifra.
Preguntas frecuentes
¿Deben incluirse los gastos generales en un presupuesto de catering?
Sí, aunque no siempre como una línea independiente. Los gastos generales como el alquiler de la cocina, el software de gestión, los seguros y el marketing deben repartirse entre tus servicios. Si no lo haces, puedes ganar en cada servicio individualmente pero sin cubrir tus costes fijos. Método sencillo: suma tus gastos generales anuales, divídelos entre el número previsto de servicios y añade ese importe por persona a tu precio de coste.
¿Qué margen de merma es adecuado para los ingredientes?
Para la mayoría de las situaciones, el 5-10 % es suficiente. Para eventos con aforo incierto, servicio de buffet o productos de vida útil corta, conviene ir hacia el límite superior. Para eventos de varios días con asistencia variable, incluso el 12-15 % puede estar justificado.
¿Debe pagarse el tiempo de desplazamiento del personal?
Depende de tus contratos y del convenio colectivo aplicable. En muchos casos, el tiempo de desplazamiento a un trabajo fuera del centro habitual debe compensarse al menos en parte. Consulta tus contratos o con un asesor laboral. En cualquier caso, inclúyelo en el cálculo del presupuesto, aunque internamente lo gestiones de otra forma.
¿Cómo detallar los costes en el propio presupuesto?
Depende del cliente y del servicio. Para clientes empresariales, un desglose detallado por categoría y por persona es profesional y se espera. Para particulares como bodas o celebraciones, un precio total con descripción clara de lo incluido suele ser suficiente. Indica siempre explícitamente qué no está incluido, como horas extra o asistentes por encima del mínimo acordado.
Un cliente pregunta por qué mi presupuesto es más caro que el de un competidor. ¿Qué respondo?
Explica lo que cubre tu precio. Un competidor más barato quizás omite partidas de coste, usa ingredientes de menor calidad o prevé menos personal. Puedes demostrar que tu precio es completo y honesto. Los clientes que entienden lo que obtienen por su dinero son también más fáciles de retener.
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