Le suivi d'un devis commence par le bon timing. Prenez contact 2 à 4 jours ouvrables après l'envoi, adoptez un ton amical mais professionnel, et choisissez consciemment entre un appel téléphonique ou un court e-mail de suivi.
Effectuez le suivi au maximum 3 fois en espaçant de plus en plus les relances. Sans réponse, concluez de manière amicale, mais gardez la porte ouverte pour de futures opportunités.
Quel est le meilleur moment pour effectuer un suivi après l'envoi d'un devis ?
Le meilleur moment pour effectuer le suivi d'un devis se situe généralement entre 2 et 4 jours ouvrables après l'envoi de votre devis. Cela correspond à la façon dont les décisions se prennent dans la pratique : les clients ont besoin de temps pour examiner le devis, en discuter en interne et éventuellement comparer des alternatives.
Pour les nouveaux clients, ce moment arrive souvent un peu plus tard, car ils doivent encore évaluer votre entreprise et votre offre. Pour les clients existants, vous pouvez généralement faire un suivi plus rapide, car le processus de décision y est plus court.
Tenez compte du contexte de votre client. Durant les périodes chargées dans la restauration, comme les fêtes ou la haute saison des événements, la prise de décision est souvent retardée. Il est alors logique d'attendre un peu plus longtemps avant d'effectuer le suivi.
Le moment du contact a également son importance. Le lundi matin est souvent consacré au démarrage et à la définition des priorités, tandis que le vendredi après-midi est plutôt axé sur la clôture de la semaine. Il est donc moins probable que quelqu'un prenne le temps d'examiner votre devis en détail à ces moments-là. Choisissez de préférence un moment en milieu de semaine, lorsqu'il y a plus de disponibilité pour une attention et une réponse approfondies.
Quelle méthode de communication fonctionne le mieux pour le suivi des devis ?
Le téléphone est souvent le moyen le plus direct pour effectuer le suivi d'un effectuer le suivi d'un devis, car vous êtes en contact direct et pouvez répondre immédiatement aux questions ou objections.
L'e-mail est un complément logique, notamment pour les entrepreneurs occupés qui préfèrent communiquer par écrit. Gardez votre e-mail de suivi court et posez une seule question claire pour réduire le seuil de réponse.
WhatsApp peut être efficace dans le secteur de la restauration, car il est rapide et personnel. Utilisez-le uniquement si un contact via WhatsApp a déjà eu lieu auparavant, et assurez-vous d'indiquer clairement qui vous êtes.
Le contact personnel peut être précieux pour les demandes importantes ou complexes. Planifiez-le à l'avance et assurez-vous que votre entretien apporte réellement quelque chose de plus que le devis.
Combinez si nécessaire plusieurs points de contact, par exemple en appelant d'abord puis en confirmant brièvement par e-mail. Cela apporte de la clarté et augmente les chances d'obtenir une réponse.
Que dire exactement lors d'un entretien de suivi de devis ?
Commencez par une introduction courte et claire :
"Bonjour, vous êtes bien en ligne avec [nom] de [entreprise]. Je vous appelle au sujet du effectuer le suivi d'un devis pour votre événement du [date]. Avez-vous un moment ?"
Posez ensuite des questions ouvertes pour lancer la conversation :
"Avez-vous pu consulter le devis ?"
"Que pensez-vous de la proposition ?"
Écoutez activement et posez des questions complémentaires si nécessaire.
Si des objections surviennent, par exemple sur le prix, posez des questions ciblées :
"Pouvez-vous me donner une idée de votre budget ?"
"Y a-t-il un élément que vous souhaiteriez voir différemment ?"
Vous obtenez ainsi des informations pour adapter éventuellement votre proposition.
Si quelqu'un a besoin de plus de temps, adaptez-vous :
"Pas de problème, quand vous conviendrait-il mieux d'en discuter ensemble ?"
Planifiez directement un moment de suivi concret.
Concluez la conversation de manière positive et ouverte :
"Merci pour votre temps. Si vous avez des questions entre-temps, n'hésitez pas à me le faire savoir. Je reprendrai contact comme convenu."
Travaillez-vous avec différents niveaux de prix ? Il peut alors être judicieux de travailler avec des tarifs dégressifs de travailler.
À quelle fréquence peut-on effectuer un suivi sans paraître intrusif ?
Au maximum relancer trois fois est une règle courante pour le suivi des devis. Prendre contact plus souvent augmente le risque d'être perçu comme intrusif.
Adoptez une structure claire : premier suivi après 2–4 jours ouvrables, la deuxième après environ 1–2 semaines et la troisième après 2–3 semaines. Augmentez les intervalles pour laisser au client le temps de répondre.
Soyez attentif aux signaux lors de vos points de contact. Des réponses courtes ou évasives, des réponses différées ou l'absence de retour peuvent indiquer que le moment n'est pas propice. Prenez alors vos distances.
Variez votre approche. Combinez par exemple rappeler pour un devis avec un court e-mail de suivi, afin de ne pas toujours chercher à prendre contact via le même canal.
Selon KVK il est important de prendre soi-même l'initiative du suivi après un entretien et de bien consigner les points de contact dans un système CRM ou un document tel qu'Excel.
Pour les demandes urgentes, comme des événements avec une date fixe, vous pouvez effectuer les suivis à intervalles plus rapprochés. Indiquez clairement pourquoi vous prenez contact, afin que cela reste logique et pertinent.
Que faire si un client ne répond pas à votre devis ?
Après votre troisième suivi sans réponse, envoyez un e-mail de clôture amical. Par exemple : "Je comprends que votre événement n'aura peut-être pas lieu ou que vous avez choisi un autre traiteur. Pas de problème."
Gardez la porte ouverte pour l'avenir : "Si vous avez à nouveau besoin d'un service de restauration à l'avenir, n'hésitez pas à penser à nous."
Vous pouvez également rester visible de manière non intrusive, par exemple en suivant l'entreprise sur LinkedIn ou Instagram et en réagissant de temps en temps. Cela maintient le contact sans vendre directement.
Avez-vous une newsletter ? Vous pouvez y ajouter quelqu'un, à condition d'en avoir l'autorisation. Vous restez ainsi visible avec des mises à jour pertinentes et des exemples de votre travail.
Acceptez que l'absence de réponse est aussi un signal. Toutes les demandes ne se transforment pas en commande, alors concentrez-vous également sur de nouveaux prospects.
Évaluez enfin votre devis. Correspond-il bien à la demande, le prix est-il logiquement structuré et votre proposition est-elle claire ? Utilisez ces informations pour améliorer vos prochains devis.
Comment Catermonkey vous aide dans le suivi des devis
De plus en plus de traiteurs automatisent leurs processus pour effectuer des suivis plus rapidement et de manière plus cohérente, comme le montre également cet article sur la façon dont comment l'IA peut transformer votre entreprise de restauration.
Avec Catermonkey, vous soutenez votre suivi des devis et évitez que les demandes ne restent sans suite. Le système vous aide à garder une vue d'ensemble de votre gestion des devis et à structurer votre suivi commercial.
Les principaux avantages pour votre processus de suivi :
- Rappels automatiques – Vous voyez quand il est logique d'effectuer le suivi d'un devis.
- Modèles d'e-mails – Travaillez avec des modèles d'e-mails de suivi fixes que vous adaptez facilement pour chaque client.
- Historique client – Aperçu des contacts précédents, des devis et des choix effectués.
- Gestion des tâches – Répartissez le suivi au sein de votre équipe et suivez l'avancement.
- Signature en ligne – Les clients peuvent confirmer un devis directement en ligne.
Ainsi, vous avez moins de suivi manuel à effectuer et vous travaillez de manière plus cohérente sur le suivi de vos devis.
Prêt à porter votre suivi de devis à un niveau supérieur ?
Avez-vous des questions sur l'amélioration de votre suivi des devis ou vous souhaitez savoir comment Catermonkey peut soutenir votre entreprise de restauration ? Nous sommes heureux de réfléchir avec vous. Que vous souhaitiez améliorer vos processus de travail, poser des questions sur la plateforme ou simplement découvrir ce qui est possible, nous sommes là pour vous.
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Questions fréquentes
Que faire si un client dit que votre devis est trop cher lors de l'entretien de suivi ?
Demandez d'abord leur budget précis : 'À combien pensez-vous approximativement ?' Vous pouvez ensuite proposer des alternatives, comme un menu adapté, des portions réduites ou moins de service. Expliquez la valeur que vous offrez pour le prix et faites preuve de compréhension pour leur situation. Parfois, vous pouvez proposer un échelonnement du paiement ou accorder une remise pour de futures réservations.
Comment gérer les clients qui disent 'on vous tient au courant' mais qui ne donnent plus jamais signe de vie ?
Il s'agit souvent d'un refus poli. Respectez leur réponse et demandez une date concrète : 'Quand pensez-vous prendre une décision ?' Envoyez un rappel amical après cette date et concluez ensuite de manière professionnelle. Ajoutez-les à votre newsletter pour maintenir le contact en vue de futures opportunités.
Devez-vous effectuer un suivi différent pour les grands événements d'entreprise par rapport aux petites fêtes privées ?
Oui, absolument. Pour les grands événements d'entreprise (>€2000), vous pouvez effectuer un suivi plus fréquent car plusieurs décideurs sont généralement impliqués et le processus est plus long. Planifiez éventuellement un entretien en personne. Pour les fêtes privées, respectez plus strictement la règle des 3 relances, car les particuliers s'irritent plus facilement d'un contact trop fréquent.
Comment éviter que vos e-mails de suivi ne finissent dans les spams ?
Utilisez un nom d'expéditeur reconnaissable (votre nom + le nom de l'entreprise), rédigez des objets personnalisés qui ne sonnent pas comme du démarchage, et évitez des mots comme 'PROMO' ou 'GRATUIT' en majuscules. Faites toujours référence à votre contact précédent et gardez vos e-mails courts et pertinents. Un bon objet d'e-mail est : 'Question concernant le traiteur [date de l'événement]'.
Que faire si un client demande de modifier le devis après votre premier suivi ?
C'est un signal positif - ils sont intéressés ! Demandez exactement ce qu'ils souhaitent modifier et pourquoi. Envoyez un devis révisé dans les 24 heures avec une indication claire des modifications. Appelez ensuite dans les 2 à 3 jours pour vérifier si la nouvelle version correspond mieux à leurs attentes.
Comment suivre quels clients vous avez déjà relancés sans système CRM ?
Créez un simple tableau Excel avec des colonnes pour : le nom du client, la date du devis, les dates de suivi, la méthode de communication utilisée et le statut. Utilisez votre agenda pour définir des rappels pour les moments de suivi. Conservez toutes les communications par e-mail dans un dossier séparé par client. C'est un travail manuel, mais mieux que de ne rien consigner.
Peut-on prendre contact via les réseaux sociaux si quelqu'un ne répond pas à votre devis ?
N'utilisez pas les réseaux sociaux pour le suivi direct de devis - cela paraît intrusif. Vous pouvez en revanche suivre leur entreprise et réagir occasionnellement de manière positive à leurs publications pour rester visible. Il s'agit d'un marketing subtil qui peut mener à de futures opportunités. N'envoyez jamais de messages privés concernant votre devis via les réseaux sociaux.
