Quels coûts devez-vous inclure dans un devis de restauration ?
Un devis traiteur trop bas est pire qu'aucun devis. Vous réalisez la prestation, vous livrez tout comme prévu, et vous réalisez ensuite que vos coûts dépassaient votre prix. Ce problème est courant dans la profession. Savoir quels postes de coûts doivent toujours figurer dans un devis est la première étape pour l'éviter. Cet article les passe tous en revue.
Les quatre catégories de coûts incontournables
Tout devis traiteur repose sur quatre groupes de coûts essentiels. En oublier un seul, c'est mettre votre marge en danger.
- Ingrédients : le plus évident, mais aussi le plus facile à sous-estimer. Calculez par plat la quantité nécessaire, incluez tous les composants (plats principaux, accompagnements, sauces, pain, vinaigrettes) et ajoutez 5-10 % pour les pertes et les imprévus.
- Personnel : salaire brut et charges patronales. N'oubliez pas les heures consacrées aux achats, à la préparation, au transport, au montage, au service, au démontage et au nettoyage. Ces heures sont aussi réelles que celles passées sur place.
- Transport : carburant, péages, usure du véhicule et stationnement. Sur de longues distances ou lors d'événements multi-sites, ces coûts s'accumulent rapidement.
- Matériel et équipements : tout ce que vous apportez. Vaisselle, couverts, chauffe-plats, glacières, barnums, tables. Si vous les louez, répercutez le coût de location. Si vous les possédez, intégrez l'amortissement.
Comment calculer correctement les coûts de personnel
Les coûts de personnel sont pour la plupart des traiteurs le principal poste de coût variable, et aussi le plus sous-estimé. Quelques règles pour bien les calculer :
- Utilisez toujours le salaire brut plus les charges patronales, soit environ 40-45 % du salaire brut en France selon le statut.
- Comptez toutes les heures, y compris le temps de trajet, le montage et le démontage. Un événement de quatre heures peut facilement mobiliser huit heures rémunérées par personne.
- Intégrez les majorations : les heures du soir, de nuit ou du week-end peuvent augmenter le taux horaire de 25 à 50 %. Si vous ne les répercutez pas, elles mangent directement votre marge.
- Comptabilisez aussi votre propre temps en tant que gérant. Votre temps a de la valeur, même s'il n'apparaît pas sur une fiche de paie.
Les coûts cachés que l'on oublie facilement
Au-delà des quatre catégories principales, certains coûts passent souvent inaperçus. Ils sont pourtant bien réels :
- Assurance : responsabilité civile pour les dommages sur place, éventuellement une assurance annulation d'événement. Affectez une partie de la prime annuelle à chaque prestation.
- Autorisations et taxes : pour les événements publics, la vente d'alcool ou l'utilisation d'un espace public, des autorisations payantes peuvent être obligatoires.
- Frais de stationnement et de livraison : le stationnement de votre camionnette ou les frais de zone de livraison peuvent représenter un coût réel le jour J.
- Nettoyage et gestion des déchets : qui fait le ménage et qui gère les déchets ? Si c'est votre équipe, ce sont des heures de travail. Si vous faites appel à un prestataire, ce sont des coûts directs.
- Location de vaisselle ou de mobilier : si vous ne possédez pas tout ce dont vous avez besoin, les coûts de location doivent clairement figurer dans le devis.
Comment gérer les coûts imprévus
Tout ne peut pas être anticipé. Une provision pour imprévus n'est pas un luxe : ajoutez systématiquement 5 à 10 % à votre calcul de coûts total comme marge de sécurité.
Les surprises typiques qu'une provision permet de couvrir :
- Plus de convives que prévu, nécessitant plus de nourriture que planifié.
- Des retards sur place qui prolongent le montage et génèrent des heures supplémentaires.
- Du matériel défaillant ou oublié nécessitant un aller-retour ou une location de dernière minute.
- Des changements météorologiques pour les événements en plein air imposant des abris ou chauffages supplémentaires.
Précisez également dans votre devis ce qui se passe en cas d'écart significatif par rapport au nombre de convives prévu. Cela évite les litiges après l'événement.
Pourquoi un calcul de coûts complet est si important
Un devis qui omet des coûts ne met pas seulement votre marge en danger. Il donne aussi une image fausse de votre entreprise. Les clients qui se retrouvent face à des suppléments inattendus après un événement sont des clients mécontents. Soyez transparent sur ce qui est inclus dans le prix et ce qui ne l'est pas. Cela renforce la confiance et prévient les litiges.
De plus, un détail complet des coûts vous montre où vous pouvez réaliser des économies. Si vous constatez que le transport représente 15 % de vos coûts totaux, vous regarderez la planification des trajets autrement que si vous n'aviez jamais suivi ce chiffre.
Questions fréquentes
Les frais généraux doivent-ils figurer dans un devis traiteur ?
Oui, même si ce n'est pas toujours une ligne distincte. Les frais généraux comme le loyer de la cuisine, les logiciels de gestion, l'assurance et le marketing doivent être répartis sur vos prestations. Si vous ne le faites pas, vous pouvez gagner sur chaque prestation individuellement sans pour autant couvrir vos charges fixes. Une méthode simple : additionnez vos frais généraux annuels, divisez par le nombre de prestations prévu et ajoutez ce montant par personne à votre prix de revient.
Quelle marge prévoir pour le gaspillage des ingrédients ?
Pour la plupart des situations, 5-10 % suffit. Pour les événements à effectif incertain, les buffets ou les produits à courte durée de conservation, privilégiez le haut de cette fourchette. Pour les événements sur plusieurs jours avec des effectifs variables, 12-15 % peut se justifier.
Le temps de trajet du personnel doit-il être rémunéré ?
Cela dépend de vos contrats de travail et de la législation applicable. Dans de nombreux cas, le temps de trajet vers un événement hors du lieu de travail habituel doit être au moins partiellement compensé. Vérifiez vos contrats ou consultez un conseiller en paie. Dans tous les cas, incluez-le dans votre calcul de devis, même si vous le gérez différemment en interne.
Comment détailler les coûts dans le devis lui-même ?
Cela dépend du client et de la prestation. Pour les clients professionnels, un détail par catégorie et par personne est professionnel et attendu. Pour les particuliers comme les mariages, un prix global avec une description claire de ce qui est inclus suffit souvent. Précisez toujours explicitement ce qui n'est pas inclus, comme les heures supplémentaires ou les convives au-delà du minimum convenu.
Un client demande pourquoi mon devis est plus cher que celui d'un concurrent. Que répondre ?
Expliquez ce que votre prix couvre. Un concurrent moins cher omet peut-être des postes de coûts, utilise des ingrédients de moindre qualité ou prévoit moins de personnel. Vous pouvez montrer que votre prix est complet et honnête. Les clients qui comprennent ce qu'ils obtiennent pour leur argent sont aussi plus faciles à fidéliser.
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