As vantagens de um CRM para a sua empresa de catering

Dados de clientes espalhados por emails, uma folha de Excel e a memória de quem planeia custam-lhe serviços. Não porque o seu trabalho seja mau, mas porque já ninguém sabe quem pediu o quê no ano passado.

Um CRM reúne toda a sua base de clientes num único local: quem é, o que já contratou antes, que orçamento está em curso e o que ficou combinado. A seguir, veja o que isso traz, na prática, a uma empresa de catering, e a que prestar atenção na escolha.

O que um CRM traz, na prática, a uma empresa de catering

CRM significa customer relationship management (gestão de relação com clientes), um nome grande para algo simples: um único local central onde se reúnem todos os dados de clientes, orçamentos anteriores, preferências e conversas.

Para um caterer, isto significa deixar de procurar em emails antigos para se lembrar do que um cliente pediu no ano anterior, e não voltar a introduzir a mesma informação numa folha de cálculo separada do software de orçamentos.

Essa visão de conjunto afeta diretamente o seu volume de negócio. Um casal que contratou um cocktail há três anos pode ser contactado de forma pessoal para o seu aniversário. Uma empresa que reserva uma saída de equipa todos os trimestres é reconhecida de imediato como cliente habitual, em vez de ser tratada como um pedido desconhecido que é preciso voltar a questionar desde o início.

Responder mais depressa aos pedidos

Ao ligar o CRM ao processo de orçamentação, vê de imediato o estado de cada pedido: quem ainda não recebeu resposta, que orçamento está prestes a expirar, e quem precisa de ser contactado de novo depois de uma primeira conversa.

Sem essa visão de conjunto, os pedidos perdem-se com facilidade numa semana cheia, sobretudo na época em que casamentos, festas de empresa e cocktails de verão se misturam.

Um pedido que recebe resposta dentro de poucas horas ganha o serviço mais vezes do que um que fica por responder durante três dias. Os clientes pedem muitas vezes orçamento a vários caterers ao mesmo tempo, e quem responde primeiro, com seriedade e de forma pessoal, costuma sair à frente.

Menos administração, mais tempo na cozinha

Sem CRM, a informação tende a acumular-se em sítios que mais ninguém consegue encontrar: o bloco de notas de quem planeia, mensagens de WhatsApp dispersas, ou a memória do responsável.

Assim que essa pessoa está doente ou de férias, o resto para. Uma base de clientes centralizada regista compromissos, alergias, preferências de pagamento e pedidos especiais de uma forma que toda a equipa pode consultar.

• Um único local para os contactos, em vez de espalhados por email, telefone e folhas de cálculo.
• Lembretes automáticos de acompanhamento, para que um orçamento nunca fique parado.
• Histórico por cliente: eventos anteriores, número de convidados, necessidades alimentares e o que resultou ou não.
• Menos erros de transição quando um colega retoma uma conversa em curso.

Reconhecer e fidelizar clientes habituais

A maioria das empresas de catering obtém grande parte do seu volume de negócio de clientes que já contrataram antes. Essa oportunidade é muitas vezes perdida pela razão mais simples: já ninguém se lembra quem reservou há dois anos.

Com todos os dados de clientes num único CRM, consegue fazer um acompanhamento direcionado: enviar uma mensagem de época às empresas que, por esta altura no ano passado, reservaram um cocktail de Natal, ou avisar um cliente habitual de que está disponível para a próxima festa.

Este é um volume de negócio mais barato de conseguir do que angariar novos clientes. Um cliente já existente conhece o seu trabalho, não precisa de ser convencido da sua qualidade, e a probabilidade de conseguir a reserva é, por isso, muito mais elevada do que com um pedido a frio.

A que prestar atenção na escolha

Nem todos os CRM são pensados para o catering. Um sistema de vendas genérico costuma faltar campos para o número de convidados, necessidades alimentares ou ofertas sazonais, o que obriga a resolver isso à parte. Na escolha, preste atenção a:

• Ligação ao processo de orçamentação, para que os dados dos clientes nunca sejam introduzidos duas vezes.
• Espaço para o detalhe específico do catering: alergias, número de convidados, requisitos do espaço.
• Simplicidade para a equipa. Um sistema que ninguém usa não traz nada.
• Acesso a partir do telemóvel, para poder consultar também no local.

Ao reunir dados de clientes, orçamentos e acompanhamento num único local, recupera-se tempo para o que realmente importa: a comida e o próprio evento.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um CRM e um software de orçamentos?

Um software de orçamentos concentra-se em elaborar e enviar orçamentos. Um CRM vai mais além e guarda toda a informação de clientes, o histórico e as comunicações num único local, mesmo depois de um orçamento ter sido aceite ou recusado. A Catermonkey combina os dois, para nunca ser preciso alternar entre dois ecrãs.

Um CRM também é útil para uma pequena empresa de catering?

Com uma equipa pequena, a informação perde-se ainda mais depressa assim que alguém está doente ou de férias. Uma base de clientes centralizada evita que os dados fiquem apenas na cabeça ou no telemóvel pessoal de alguém, algo de que uma pequena empresa precisa tanto quanto uma grande.

Introduzir os dados dos clientes não demora muito tempo extra?

Se o CRM estiver ligado ao processo de orçamentação, os dados dos clientes são registados automaticamente assim que alguém faz um pedido ou recebe um orçamento. Não se introduz nada em duplicado, regista-se sobretudo o que já se estava a fazer.

Um CRM também ajuda no planeamento de pessoal ou compras?

De forma indireta, sim. Uma boa visão das reservas e do número de convidados por cliente mostra que períodos vão ficar mais intensos, para planear com antecedência. O planeamento concreto de pessoal e compras costuma fazer-se no software de catering à volta disto.

Como evitar que um CRM se torne mais um sistema separado?

Escolha um CRM já integrado no processo de orçamentação e planeamento, como o da Catermonkey, em vez de um sistema de vendas isolado que tem de ligar por conta própria. Caso contrário, fica a copiar dados de clientes de um ecrã para outro.

Na Catermonkey, a base de clientes está ligada aos seus orçamentos: vê, em cada pedido, de imediato o que esse cliente pediu antes, com quantos convidados e a que preço. É com isso que começa o orçamento seguinte, em vez de com um ecrã vazio.

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