As vantagens de um CRM para a sua empresa de catering
Dados de clientes espalhados por emails, uma folha de cálculo e a memória de quem planeia geram acompanhamentos perdidos e trabalho duplicado. Um CRM reúne toda a informação de clientes, orçamentos e comunicações num único local, para responder mais depressa e não deixar ninguém esquecido. Neste artigo mostramos o que um CRM traz, na prática, a uma empresa de catering, e a que prestar atenção na escolha.
O que um CRM traz, na prática, a uma empresa de catering
Um CRM (gestão de relação com clientes) não é mais do que um único local central onde se reúnem todos os dados de clientes, orçamentos anteriores, preferências e conversas. Para um caterer, isto significa deixar de procurar em emails antigos para se lembrar do que um cliente pediu no ano anterior, e não voltar a introduzir a mesma informação numa folha de cálculo separada do software de orçamentos.
Essa visão de conjunto afeta diretamente o volume de negócio. Um casal que contratou um cocktail há três anos pode ser contactado de forma pessoal para o seu aniversário. Uma empresa que reserva uma saída de equipa todos os trimestres é reconhecida como cliente habitual, em vez de ser tratada como um novo contacto a questionar de novo desde o início.
Responder mais depressa aos pedidos
Ao ligar um CRM ao processo de orçamentação, vê-se de imediato o estado de cada pedido: quem ainda não recebeu resposta, que orçamento está prestes a expirar, e quem precisa de ser contactado novamente após uma primeira conversa. Sem essa visão de conjunto, os pedidos perdem-se com facilidade, sobretudo em períodos com casamentos, festas de empresa e cocktails de verão em simultâneo.
Um pedido que recebe resposta dentro de poucas horas ganha o serviço mais vezes do que um que fica por responder durante três dias. Os clientes pedem muitas vezes orçamento a vários caterers ao mesmo tempo, e quem responde primeiro, com seriedade e de forma pessoal, costuma sair à frente.
Menos administração, mais tempo na cozinha
Sem CRM, a informação tende a acumular-se em sítios que mais ninguém consegue encontrar: o bloco de notas de quem planeia, mensagens de WhatsApp dispersas, ou a memória do responsável. Assim que essa pessoa está de férias ou a empresa cresce, esse conhecimento fica bloqueado. Um CRM regista compromissos, alergias, preferências de pagamento e pedidos especiais de forma a que toda a equipa possa consultar.
- Um único local para os contactos, em vez de espalhados por email, telefone e folhas de cálculo.
- Lembretes automáticos de acompanhamento, para que um orçamento nunca fique parado.
- Histórico por cliente: eventos anteriores, número de convidados, necessidades alimentares e o que resultou ou não.
- Menos erros de transição quando um colega retoma uma conversa em curso.
Reconhecer e fidelizar clientes habituais
A maioria das empresas de catering obtém grande parte do seu volume de negócio de clientes que já contrataram antes. Sem um registo centralizado, essa oportunidade é muitas vezes perdida simplesmente porque já ninguém se lembra quem já reservou. Um CRM torna possível um acompanhamento direcionado: enviar uma mensagem de época às empresas que no ano passado, por esta altura, reservaram um cocktail de Natal, ou lembrar a um cliente habitual que continua disponível para a sua próxima festa.
Este é um volume de negócio mais barato de conseguir do que angariar novos clientes. Um cliente já existente conhece o seu trabalho, não precisa de ser convencido da sua qualidade, e a probabilidade de conseguir a reserva é, por isso, muito mais elevada do que com um pedido a frio.
A que prestar atenção na escolha
Nem todos os CRM são pensados para o catering. Um CRM comercial genérico costuma faltar campos para o número de convidados, necessidades alimentares ou ofertas sazonais, obrigando a resolver isso à parte. Na escolha, preste atenção a:
- Ligação ao processo de orçamentação, para que os dados dos clientes nunca sejam introduzidos duas vezes.
- Espaço para detalhe específico do catering: alergias, número de convidados, requisitos do espaço.
- Simplicidade para a equipa: um sistema que ninguém usa não traz nada.
- Acesso a partir do telemóvel, para poder consultar também no local.
Ao reunir dados de clientes, orçamentos e acompanhamento num único local, recupera-se tempo para o que realmente importa: a comida e o próprio evento.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre um CRM e um software de orçamentos?
Um software de orçamentos concentra-se em elaborar e enviar orçamentos. Um CRM vai mais além e guarda toda a informação de clientes, o histórico e as comunicações num único local, mesmo depois de um orçamento ter sido aceite ou recusado. O Catermonkey combina os dois, para nunca ser preciso alternar entre dois sistemas.
Um CRM também é útil para uma pequena empresa de catering?
Com uma equipa pequena, a informação perde-se ainda mais depressa assim que alguém está doente ou de férias. Um CRM evita que os dados dos clientes fiquem apenas na cabeça ou no telemóvel pessoal de uma pessoa, algo que uma pequena empresa precisa tanto como uma grande.
Introduzir os dados dos clientes não demora muito tempo extra?
Se o CRM estiver ligado ao processo de orçamentação, os dados dos clientes são registados automaticamente assim que alguém faz um pedido ou recebe um orçamento. Não se introduz nada em duplicado, regista-se sobretudo o que já se está a fazer.
Um CRM também ajuda no planeamento de pessoal ou compras?
De forma indireta, sim: uma boa visão das reservas e do número de convidados por cliente facilita identificar padrões, por exemplo que períodos costumam ser mais intensos. Para o planeamento concreto de pessoal e compras, costuma usar-se funcionalidades adicionais dentro do software de catering.
Como evitar que um CRM se torne mais um sistema separado?
Escolha um CRM integrado no processo de orçamentação e planeamento já existente, como o do Catermonkey, em vez de um CRM comercial isolado que seja preciso ligar por conta própria. Assim trabalha-se num único sistema, em vez de reintroduzir dados entre duas ferramentas.
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