Como calcular os preços de um orçamento de catering?

Elaborar um orçamento de catering é mais do que colar um preço no seu menu. É preciso saber o que o serviço custa realmente antes de poder definir um preço de venda justo. Se o preço for baixo demais, não há lucro. Se for alto demais, o cliente desiste. Neste artigo, veja passo a passo como chegar de um custo real a um orçamento que faz sentido.

Porque é que um bom cálculo de preços é tão importante

Muitos caterers subestimam os seus custos. Pensam nos ingredientes, mas esquecem as horas que o cozinheiro passa na preparação, os custos de combustível no transporte, ou a limpeza no final. O resultado: um serviço que dá muito trabalho e quase não rende nada.

Um bom cálculo de preços mostra o que realmente se ganha em cada serviço. Isso é bom para o bolso e essencial para quem quer crescer. Só é possível decidir com critério que serviços aceitar quando se sabe exatamente o que custam e o que rendem.

Que custos deve incluir?

Antes de definir um preço, identifique todas as rubricas de custo. Dividem-se, de um modo geral, em cinco grupos:

• Ingredientes: matérias-primas para todos os pratos, incluindo uma margem de segurança de 5-10% para desperdício e quebras.
• Pessoal: salário bruto por hora mais encargos sociais de cozinheiros, equipa de serviço e motoristas. Inclua também o tempo de montagem e desmontagem, não só as horas de serviço ativo.
• Transporte e logística: combustível, portagens, eventual aluguer de viatura e estacionamento no local (veja também: Como calcular os custos de transporte num orçamento de catering?).
• Materiais e equipamento: aluguer ou amortização de marmitas, louça, tendas e outro material levado para o serviço.
• Despesas gerais: uma parte dos custos fixos, como a renda da cozinha, o seguro e a administração, repartida pelo número de serviços do ano.

Como calcular o custo por pessoa?

O método mais simples é calcular primeiro o custo por pessoa e depois multiplicar pelo número total de convidados.

Imagine que organiza um almoço para 80 pessoas:

• Ingredientes: 12 € por pessoa
• Pessoal (4 funcionários, 6 horas, 22 € brutos/hora): 660 € no total, ou seja 8,25 € por pessoa
• Transporte: 80 € no total, ou seja 1,00 € por pessoa
• Materiais: 120 € no total, ou seja 1,50 € por pessoa
• Despesas gerais: 2,00 € por pessoa

Custo: 24,75 € por pessoa. Com uma margem de 30%, chega-se a um preço de venda de cerca de 35 € por pessoa, ou seja 2.800 € para o serviço completo.

Repare na rubrica de pessoal neste exemplo. É quase tão alta como os ingredientes, e é a que mais depressa dispara. Uma hora a mais na desmontagem do que o previsto custa, neste exemplo, 88 €, ou seja mais de um por cento da margem em todo o serviço.

Que margem de lucro aplicar?

Para empresas de catering, uma margem saudável situa-se geralmente entre os 20% e os 35%. Como se define depende do tipo de evento:

• Almoços de empresa e pequenos eventos (20-25%): forte concorrência, os clientes comparam rapidamente. Joga-se pelo volume.
• Casamentos e jantares de gala (28-35%): mais personalização, expectativas mais altas. Os clientes pagam pela qualidade e por não terem de se preocupar com nada.
• Festivais e grandes eventos com público (25-30%): economia de escala, mas também mais riscos logísticos.

Use a fórmula: preço de venda = custo dividido por (1 menos a margem pretendida). Com um custo de 25 € e uma margem pretendida de 30%, isso dá 25 € / 0,70 = 35,71 € por pessoa.

Quer saber se a sua margem está alinhada com o resto do setor? Compare-a com a margem de lucro de uma empresa de catering.

Como lidar com custos extra e imprevistos?

Alguns custos são variáveis e difíceis de prever com antecedência. Mostre-os em separado no orçamento, para que o cliente perceba pelo que está a pagar:

• Suplemento de fim de semana e noturno: os funcionários que trabalham ao sábado à noite ganham geralmente mais. Reflita isso diretamente no preço.
• Reserva para imprevistos: reserve 5-10% do custo total para despesas inesperadas, como um equipamento avariado que seja preciso alugar ou mais convidados do que o previsto.
• Custos de cancelamento: defina no orçamento o que acontece em caso de cancelamento tardio, para que os custos já suportados fiquem cobertos.
• Deslocações fora da área habitual: serviços longe da base custam mais. Calcule uma tarifa fixa por quilómetro ou um valor diário para o motorista.

Reveja o orçamento depois do serviço

O melhor cálculo de preços é o da vez anterior, desde que tenha sido revisto. Depois de um serviço, compare os custos orçamentados com o que foi realmente gasto: em compras, em horas e em tudo o que foi preciso comprar extra pelo caminho.

Ao fim de cinco ou seis serviços, surge um padrão. Normalmente a diferença está nas horas e nas últimas compras do próprio dia. Essa diferença entra no orçamento seguinte, e só aí o custo passa a estar realmente certo.

Perguntas frequentes

Qual é a margem normal para uma empresa de catering?

Depende do segmento. Para catering empresarial, 20-25% de margem líquida é habitual. Para casamentos e jantares de gala, pode aplicar-se 28-35%. Se as despesas gerais forem bem contabilizadas, essa margem fica mesmo a sobrar depois de todos os custos.

Como calcular com precisão o custo dos ingredientes?

Calcule, para cada prato, quantos gramas de cada ingrediente são precisos por pessoa, multiplique pelo preço de compra por quilograma e acrescente uma margem de segurança de 5-10% para desperdício e quebras. Em menus complexos isto soma depressa, por isso use uma folha de cálculo ou um software que faça esse cálculo automaticamente a partir das receitas.

Devo indicar o IVA em separado no orçamento?

Sim, a menos que tenha apenas clientes particulares. Para clientes empresariais é habitual indicar os preços sem IVA e especificar o IVA à parte. Para particulares, indique o preço com IVA incluído. No orçamento, deixe sempre explícito se o valor é com ou sem IVA, e qual a taxa aplicável.

Como evitar propor um preço baixo demais?

O erro mais comum é olhar só para o custo dos ingredientes. Tenha um modelo fixo que percorra todas as rubricas de custo: pessoal, transporte, despesas gerais e uma reserva para imprevistos. Compare sempre o custo final com a média de eventos semelhantes anteriores. Se um novo serviço ficar muito abaixo disso, reveja o cálculo.

Como calcular o custo quando o número de convidados ainda é incerto?

Prepare o orçamento com um cenário mínimo e um máximo. Calcule os custos fixos, como transporte e montagem, separadamente dos custos variáveis por pessoa. Assim pode indicar um preço por pessoa no orçamento e deixar claro que os custos fixos se aplicam seja qual for o número exato de convidados.

Quantas horas calcular para montagem e desmontagem?

Depende do local, mas para um buffet de 80 pessoas conte cerca de duas horas de montagem e uma de desmontagem, mais o tempo de viagem de ida e volta. Se o local não tiver elevador ou cozinha, acrescente mais uma hora. Registe depois o tempo real, para que o próximo orçamento fique mais certo.

O Catermonkey calcula automaticamente o seu custo por pessoa com base nas receitas e nas quantidades, para que saiba sempre se o orçamento está certo.

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