Gerir faltas e alterações de última hora

Um cliente que ajusta o número de convidados para baixo no próprio dia, ou convidados que simplesmente não aparecem, faz parte do ofício. Sem uma política de alterações clara, é você que paga a conta das compras e do pessoal que já estavam fixos. Neste artigo descobre como definir um prazo a partir do qual os números ficam fixos, o que ainda ajusta sem custos e o que não, e como cobrar faltas e alterações tardias sem prejudicar a relação com o cliente.

Faltas e alterações tardias fazem parte do ofício, mas não sem uma política

Quando um evento começa, já comprou e planeou pessoal com base no número de convidados que o cliente indicou. Se alguém cancela um número um dia antes, ou se parte dos convidados simplesmente não aparece, é você que paga essa conta, não o cliente, a não ser que tenha combinado o contrário com antecedência.

Defina um prazo a partir do qual os números ficam fixos

Combine um prazo fixo, por exemplo 3 a 5 dias úteis antes do evento, depois do qual o número indicado se torna o número garantido. Antes desse prazo, o cliente ainda pode ajustar sem custos, depois cobra o número garantido, mesmo que apareçam menos pessoas no próprio dia. Coloque este prazo no orçamento e não só na letra pequena dos seus termos, assim não é uma surpresa para o cliente.

O que ajusta sem custos, e o que não

Uma diferença de um ou dois convidados normalmente não vale a pena discutir, tenha aí uma pequena margem. Diferenças maiores depois do prazo são cobradas pelo número garantido. Faça a distinção entre ajustar para cima e para baixo: mais convidados muitas vezes ainda cabem se as compras permitirem, menos convidados depois do prazo não muda nada no que já comprou e planeou.

Cobrar a diferença sem prejudicar a relação

Explique a sua política ao enviar o orçamento, não só no momento em que algo corre mal. Seja direto na comunicação mas sem ser rígido: explique que as compras e o pessoal já estavam fixos, em vez de apenas remeter para um artigo nos seus termos. Coloque o prazo nos seus termos e condições e relembre o cliente pouco antes do evento, assim cobrar a diferença parece uma consequência lógica e não uma surpresa.

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Perguntas frequentes

Quando deve definir o prazo para o número garantido de convidados?

Normalmente 3 a 5 dias úteis antes do evento, consoante o tempo que precisa para as compras e o planeamento de pessoal.

Cobra sempre o número total numa falta de comparência?

Depois do prazo, cobra o número garantido, mesmo que apareçam menos convidados no próprio dia.

Um cliente ainda pode ajustar para cima depois do prazo?

Muitas vezes sim, desde que as compras e o pessoal ainda permitam. Ajustar para baixo deixa de ser gratuito depois do prazo.

Como fixa o prazo para que não se torne uma discussão de palavra contra palavra?

Coloque o prazo no orçamento e nos seus termos e condições, e relembre o cliente pouco antes do evento.

Como comunica a cobrança da diferença sem prejudicar a relação?

Explique que as compras e o pessoal já estavam fixos, em vez de apenas remeter para um artigo nos seus termos.

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