Gerir faltas e alterações de última hora
Um cliente que reduz o número de convidados no próprio dia, ou convidados que simplesmente não aparecem, faz parte do ofício. Sem uma política de alterações clara, é o profissional de catering que paga a compra e o pessoal já comprometidos. Neste artigo encontra como fixar um prazo a partir do qual os números ficam fechados, o que ainda pode ajustar sem custos e o que já não, e como cobrar faltas e alterações tardias sem prejudicar a relação com o cliente.
As faltas e as alterações tardias fazem parte do ofício, mas não sem uma política
Até um evento começar, já foi feita a compra e o pessoal já foi planeado com base no número de convidados que o cliente indicou. Se alguém reduzir esse número no dia anterior, ou se parte dos convidados simplesmente não aparecer, é o profissional de catering que paga essa conta, não o cliente, a menos que tenha sido combinado o contrário com antecedência.
Fixe um prazo a partir do qual os números ficam fechados
Combine um prazo fixo, por exemplo 3 a 5 dias úteis antes do evento, a partir do qual o número indicado passa a ser o número garantido. Antes desse prazo o cliente ainda pode ajustar sem custos, depois cobra-se o número garantido, mesmo que apareçam menos pessoas no próprio dia. Coloque este prazo no próprio orçamento em vez de o esconder na letra pequena das condições, assim não é surpresa para o cliente.
O que ainda ajusta sem custos, e o que já não
Uma diferença de um ou dois convidados normalmente não vale a pena discutir, preveja uma pequena margem para isso. Diferenças maiores depois do prazo são cobradas ao número garantido. Distinga entre aumentar e reduzir: convidados extra muitas vezes ainda cabem se a compra o permitir, menos convidados depois do prazo não muda nada do que já foi comprado e planeado.
Cobrar sem prejudicar a relação
Explique a sua política logo ao enviar o orçamento, não apenas quando algo corre mal. Mantenha a comunicação profissional mas não rígida: explique que a compra e o pessoal já estavam comprometidos, em vez de remeter apenas para uma cláusula das condições. Coloque o prazo nas condições gerais e recorde-o ao cliente pouco antes do evento, assim cobrar sente-se como uma consequência lógica em vez de uma surpresa.
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Perguntas frequentes
Quando fixa o prazo para o número de convidados garantido?
Normalmente 3 a 5 dias úteis antes do evento, consoante o tempo de antecedência que precisa para a compra e o pessoal.
Cobra sempre o número completo numa falta?
Depois do prazo cobra o número garantido, mesmo que apareçam menos convidados no próprio dia.
Pode um cliente ainda aumentar o número depois do prazo?
Muitas vezes sim, se a compra e o pessoal ainda permitirem. Reduzir o número depois do prazo já não é gratuito.
Como fixa o prazo para não gerar disputas?
Coloque o prazo no orçamento e nas condições gerais, e recorde-o ao cliente pouco antes do evento.
Como cobra sem prejudicar a relação?
Explique que a compra e o pessoal já estavam comprometidos, em vez de remeter apenas para uma cláusula das condições.
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