Que custos deve incluir num orçamento de catering?
Um orçamento de catering que não cobre todos os custos é um orçamento que te faz perder dinheiro. No entanto, muitos caterers esquecem sistematicamente algumas rubricas — não porque não estejam conscientes dos custos, mas porque certos custos são invisíveis no trabalho do dia a dia. Este artigo lista tudo o que deve constar no teu orçamento.
Os custos diretos: a base do orçamento
Os custos diretos são os que variam consoante o evento. São os mais fáceis de incluir porque os sentes em cada trabalho.
- Ingredientes e matérias-primas. O custo dos pratos por pessoa, incluindo bebidas. Calcula com os preços de compra atuais, não com os de há seis meses.
- Bebidas alcoólicas. Separa-as do resto: em Portugal as bebidas alcoólicas têm uma taxa de IVA diferente (23%) em relação aos alimentos.
- Pessoal para o evento. Cozinheiros, empregados de mesa, coordenadores. Inclui as horas efetivas de trabalho, incluindo tempo de preparação e limpeza, não apenas as horas durante o evento.
- Material descartável. Pratos, copos, guardanapos, tabuleiros — se os comprares especificamente para o evento.
Os custos frequentemente esquecidos
Estas rubricas são as mais perigosas: quem as esquece uma vez tende a esquecê-las sempre.
- Transporte. Quilómetros, combustível, aluguer de carrinha. Se usas o teu próprio veículo, calcula um custo por quilómetro.
- Montagem e desmontagem. O tempo para preparar e desmontar tudo depois do evento não é invisível, mas frequentemente falta no orçamento.
- Limpeza no local. Se ficas a limpar, esta é uma rubrica de custo real.
- Aluguer de equipamento. Mesas, cadeiras, tendas, sistemas de aquecimento — lista cada artigo alugado.
- Licenças e autorizações. O serviço de catering fora do estabelecimento pode exigir licenças específicas da câmara municipal. Estes custos de autorização devem constar no orçamento.
Os custos indiretos: a parte que corrói a margem
- Renda da cozinha e armazém. Se tens um espaço de produção fixo, este custo deve ser incluído no cálculo do teu preço por hora.
- Seguro. Responsabilidade civil, seguro do veículo, eventual apólice de mercadorias.
- Manutenção de equipamentos. Frigoríficos, fornos, abatedor de temperatura — a manutenção é um custo fixo a distribuir ao longo do tempo.
- Administração e contabilidade. O teu tempo para fazer orçamentos, enviar faturas e manter a contabilidade tem valor. Calcula um custo por hora para esta atividade.
Como estruturar os custos no orçamento?
Não é necessário listar cada custo individual ao cliente. O que importa é que os tenhas todos calculados internamente antes de formular o preço final. Para o exterior podes apresentar o orçamento com rubricas agregadas: alimentação e bebidas, serviço, transporte e logística, outros serviços.
Acrescenta sempre uma percentagem de margem sobre o total — geralmente entre 15% e 25% — para cobrir imprevistos e gerar lucro.
Perguntas frequentes
Tenho de mostrar todos os custos separadamente ao cliente?
Não. Podes apresentar os custos de forma agregada. O importante é que tenhas calculado tudo corretamente de forma interna antes de dar o preço. Os clientes normalmente não querem ver cada rubrica individual — querem saber o total e o que está incluído.
Como calculo os custos de pessoal se trabalho com colaboradores ocasionais?
Calcula a remuneração horária do colaborador mais os encargos sociais a teu cargo. Multiplica pelas horas efetivas, incluindo deslocação e preparação. Não esqueças que o teu tempo de coordenação também tem um custo.
O que faço se os preços dos ingredientes mudarem depois de enviar o orçamento?
Inclui no orçamento uma cláusula de validade (por exemplo "válido por 30 dias") e especifica que os preços se baseiam nas cotações atuais dos fornecedores. Se os custos aumentarem significativamente antes da aceitação, podes enviar um orçamento atualizado.
Devo incluir o IVA no orçamento?
Sim, o IVA deve ser indicado claramente no orçamento. Para clientes particulares mostra o preço com IVA incluído. Para clientes empresariais indica o total sem IVA, a taxa aplicável e o valor do IVA separadamente — assim podem deduzi-lo.
Como trato os custos imprevistos que surgem durante o evento?
Acrescenta sempre uma percentagem de contingência de 5-10% no teu cálculo interno. Se surgirem custos imprevistos significativos que não eram previsíveis, documenta-os e discute-os com o cliente o mais cedo possível — não esperes pela fatura final.
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