Crear una base de datos de clientes como empresa de catering: así mantienes el control

Cada presupuesto que envías y cada evento que atiendes genera información de clientes. En muchas empresas de catering ese conocimiento se pierde en correos sueltos y en la cabeza del dueño.

Una base de datos de clientes que mantienes al día hace que reconozcas a los clientes que repiten, recuerdes sus preferencias y envíes antes un presupuesto adecuado. No se trata de qué software elijas, sino de qué registras y cómo lo mantienes al día. En este artículo ves cómo construir, con unas cuantas costumbres fijas, una base de datos de clientes que de verdad te sirve.

Por qué los correos sueltos acaban costándote dinero

Un cliente que hace dos años reservó una boda contigo y ahora llama por una fiesta de empresa da por hecho que todavía recuerdas lo que pasó entonces. Qué menú gustó, si había alergias, cómo fue la colaboración.

Si esa información solo está en la memoria de un empleado, o perdida en un correo antiguo, empiezas de cero en cada contacto nuevo. Eso te cuesta tiempo, y el cliente tiene la sensación de llamar a un desconocido aunque ya fuera cliente.

Crear una base de datos de clientes no tiene que ser una gran reforma. Empieza por acordar qué registras, y después mantenerlo.

Lo mínimo que conviene registrar

Cuanto más extensa sea tu base de datos, antes se vuelve un lío. Limítate a las cosas que de verdad te sirven en un siguiente contacto:

• Datos de contacto, y quién dentro de la organización toma las decisiones.
• Eventos anteriores: tipo, número de invitados, fecha y el menú elegido.
• Alergias, deseos dietéticos u otros acuerdos que vuelven a surgir en un siguiente evento.
• Qué salió bien y qué no tanto, para repetirlo o evitarlo la próxima vez.

Registrar más que esto suele costar más tiempo del que aporta. El objetivo es que ante un contacto nuevo sepas en diez segundos con quién tratas, no que lleves un expediente completo por cliente.

Un sitio en lugar de tres

No pasa nada por empezar con una hoja de cálculo sencilla, mientras sea el único sitio donde está esta información. Las cosas se tuercen cuando el mismo cliente vive a la vez en un correo, en un Excel suelto y en la cabeza del dueño.

Entonces nadie trabaja con la misma información, y tampoco nadie corrige un error que se cuela. Elige a propósito un solo sitio, una hoja de cálculo o un CRM, y acuerda con tu equipo que la información nueva de clientes va ahí y no en una nota suelta.

Mantener la base de datos al día

Una base de datos de clientes que montas una vez y luego dejas de lado es, al cabo de un año, tan poco fiable como no tener ninguna. Por eso conviene incorporar la actualización en un momento en que ya estás tratando con ese cliente.

Hazlo justo después de un evento, cuando los detalles aún están frescos, y no en el siguiente contacto, cuando ya tienes que rebuscar qué se había acordado. Fija un momento concreto, por ejemplo justo después de la liquidación final, en el que actualizar sea simplemente parte del trabajo.

Una base de datos de clientes no es un fin en sí mismo. Es la forma en que dejas notar al cliente que lo recuerdas. Con unos cuantos acuerdos sobre qué registras, dónde está y cuándo lo actualizas, la construyes sin que se convierta en una tarea administrativa aparte.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un CRM para crear una base de datos de clientes?

No necesariamente. Una hoja de cálculo bien llevada funciona perfectamente para una empresa pequeña. Más importante que el software que elijas es que sea el único sitio donde cae la información de clientes y que tu equipo lo sepa.

¿Cuánto historial debo guardar por cliente?

Lo suficiente para saber rápido, ante un contacto nuevo, de qué estás hablando: qué tipo de eventos, qué menú y detalles como alergias. Notas extensas de cada conversación suelen dar más trabajo que valor.

¿Quién del equipo tiene que tener acceso a la base de datos de clientes?

Todo el que tiene contacto con clientes: ventas, planificación y a menudo también la cocina cuando se trata de deseos dietéticos. Limítalo a quien de verdad usa la información, así se mantiene manejable.

¿Cómo gestiono los datos de clientes y la privacidad?

Registra solo lo que necesitas para atender bien un evento, y sé transparente con el cliente sobre lo que guardas. Elimina los datos de clientes que llevan años sin reservar y con los que ya no haces nada.

¿Cómo meto a los clientes antiguos en mi base de datos?

Repasa tus facturas de los últimos dos años y saca de ahí los clientes que han reservado más de una vez. Eso suele ser el trabajo de una tarde y te da enseguida la lista de donde salen tus nuevas solicitudes.

¿Cuándo vuelvo a contactar a un cliente de mi base de datos?

Cerca del momento en que reservó el año pasado. Una empresa que pidió un aperitivo de Navidad en noviembre es la indicada para llamar en septiembre. Pon eso como recordatorio en la propia ficha del cliente, así no tienes que pensarlo.

Catermonkey guarda por cliente los eventos anteriores, los menús y los deseos dietéticos junto al propio presupuesto, así ves en una nueva solicitud qué serviste la vez anterior sin buscar en tu correo.

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