Software para hostelería vs. papel y boli: ¿qué ganas cambiando?

Tickets en una libreta, mercancía que llevas de memoria, una pizarra con el horario de esta semana: muchos negocios de hostelería todavía funcionan en gran parte con papel y memoria. Eso va bien, hasta que deja de ir bien. Un viernes de mucho trabajo, un empleado que llama diciendo que está enfermo, un proveedor que sube los precios sin que te des cuenta.

En este artículo comparamos el software para hostelería con el papel y el boli. No en teoría, sino en los momentos en los que de verdad notas la diferencia.

Por qué el papel y el boli aguantan tanto tiempo, hasta que dejan de servir

Una libreta para los pedidos, un cuaderno para la mercancía, una pizarra para los horarios: en un día tranquilo eso funciona bien. Conoces tu negocio, conoces a tus clientes habituales, y no tienes que explicarle a nadie dónde está cada cosa.

El problema no está en un día tranquilo. Está en los momentos de más trabajo, justo cuando tu forma de trabajar se pone más a prueba.

En un viernes de mucho trabajo todo el mundo escribe más rápido, y por tanto más descuidado. Un pedido que no se lee bien se hace mal en la cocina. Un empleado que llama diciendo que está enfermo significa que ajustas la pizarra a mano, y no todos lo ven a tiempo. Un proveedor que sube los precios lo notas solo cuando llega la factura, y para entonces el mes ya ha pasado.

Qué cambia cuando todo está en un solo sitio

El software para hostelería no resuelve esto haciendo más cosas, sino manteniendo menos cosas separadas. Un pedido que entra en una pantalla va directo al sitio correcto de la cocina, sin que nadie tenga que volver a escribir o descifrar una nota.

Una mercancía que se descuenta sola en cuanto se vende algo te avisa de cuándo tienes que reponer. Ya no te das cuenta justo cuando un plato tiene que salir de la carta.

Y un horario que todo el mundo ve en su móvil está actualizado en cuanto cambia algo, sin que nadie tenga que pasar por la pizarra.

• Los pedidos llegan legibles y al sitio correcto, también en la noche de más trabajo.
• La mercancía y los precios de compra quedan fijados, en lugar de tener que sacarlos de tu cabeza o de una lista del proveedor.
• Un cambio de horario es visible para todos al momento, no solo en el siguiente turno.
• Ves al final de la semana qué se ha vendido, sin pasarte una noche contando tickets.

Lo que no tienes que perder de inmediato

Cambiar de sistema no significa renunciar al lado personal de tu negocio. Tú sigues conociendo mejor que nadie a tus clientes habituales, y ningún sistema va a sustituir eso.

Lo que cambia es que lo que ahora está en tu cabeza o en el papel también queda al alcance de tu equipo. Así ya no depende de tu memoria el día en que tú no estás.

Con qué se topa la mayoría de los negocios al cambiar

El mayor obstáculo casi nunca es el software en sí. Es la idea de que cambiar de sistema es un proyecto grande que no empiezas entre dos turnos.

No tiene por qué serlo. Empieza por la parte que más te duele ahora, por ejemplo la mercancía o los horarios, y amplía después. Así tu equipo se acostumbra paso a paso, en lugar de que todo cambie de golpe.

Cuenta con una o dos semanas en las que notarás doble trabajo, porque todavía anotas también en papel. Eso es normal, y pasadas esas dos semanas ya nadie vuelve a coger el cuaderno.

El papel y el boli dan confianza porque nunca tienes que aprender nada para usarlos. Pero pagas ese precio en los momentos en que de verdad importa: una noche de mucho trabajo, un compañero que cae enfermo, un proveedor que sube los precios sin que te enteres. El software para hostelería no elimina ese riesgo del todo, pero hace que ya no dependa de tu memoria ni de tu letra.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pasarlo todo de golpe de papel a software?

No. Empieza por la parte que más te duele ahora, por ejemplo la mercancía o los horarios, y amplía después con calma. Así tu equipo se acostumbra sin que cambie todo de golpe.

¿Solo tiene sentido el software para hostelería en negocios más grandes?

No, precisamente los negocios más pequeños notan la diferencia rápido, porque ahí suele haber una o dos personas que lo hacen todo de memoria. En cuanto esa persona falta, el papel y la memoria como forma de trabajar se paran.

¿Pierdo el lado personal de mi negocio si cambio de sistema?

No. Tú sigues conociendo mejor que nadie a tus clientes habituales. Lo que cambia es que la información que ahora solo está en tu cabeza también queda disponible para tu equipo, así no depende todo únicamente de ti.

¿Cuánto tiempo me cuesta cambiar de sistema?

Depende de cuánto quieras cambiar de golpe. Con pasos pequeños y recurrentes llegas más lejos que intentando resolverlo todo en un fin de semana. Cuenta con unas semanas en las que todavía anotas también en papel.

¿Y si mi equipo no se maneja bien con un ordenador?

Elige algo con lo que te muevas bien desde el móvil y deja que el equipo aprenda una cosa cada vez, por ejemplo primero solo consultar el horario. La mayoría necesita uno o dos turnos. Si después de una semana sigue sin funcionar, normalmente es cosa del software, no de tu equipo.

¿Puedo pasar mi lista antigua de mercancía y precios?

Casi siempre, a través de un archivo de Excel o una lista ya hecha de tu proveedor. Repasa esa lista antes de pasarla: en casi todas las listas antiguas hay productos que ya no compras desde hace un año.

Catermonkey guarda tus pedidos, mercancía y listas de trabajo en un solo sitio, y calcula tus precios a partir de tu propia compra. Si cambia un precio de compra, ves al momento qué platos se han quedado baratos en la carta por eso.

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