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Come pianificare il personale giusto per ogni evento catering

2026-06-25

Due camerieri o cinque? Un cuoco o due? Quanti dipendenti servono per ogni evento è una domanda che ogni catering si pone per ogni nuovo incarico, e sbagliare in un senso o nell'altro ha un costo. Il tipo di servizio determina in larga misura il fabbisogno di personale: il servizio al tavolo richiede più mani di un buffet, una walking dinner qualcosa di diverso. In questo articolo trovi linee guida pratiche per ogni formato.

Perché il tipo di servizio è determinante

Il numero di ospiti è un punto di partenza, ma non è tutto. Un buffet per 100 persone richiede un organico molto diverso da quello di una cena di cinque portate per lo stesso gruppo. Il modo in cui servi determina quante mani servono e cosa devono saper fare.

Per ogni evento, parti prima dal tipo di servizio e poi dal numero di ospiti. Qui sotto trovi una linea guida per ogni formato.

Servizio al tavolo

È il formato che richiede più personale. Gli ospiti sono seduti, le portate vengono portate al tavolo, i bicchieri vengono riempiti. Da considerare:

• 1 cameriere ogni 8-12 ospiti per una cena che scorra senza intoppi
• 1 capo sala o coordinatore ogni 3-4 camerieri
• Cuochi aggiuntivi in cucina se servi più di 2 portate calde

Per una cena formale o con più portate, punta a 1 ogni 8. Per una cena più informale o a 2 portate, 1 ogni 12 è spesso sufficiente.

Buffet

Un buffet richiede meno personale di servizio, ma più logistica. Le pietanze vanno reintegrate, gli ospiti guidati e i piatti sporchi ritirati.

• 1 cameriere ogni 20-30 ospiti per il rifornimento e il riordino
• 1 o 2 persone specificamente al buffet se servi piatti caldi
• Tieni conto del momento di picco: i primi 20 minuti sono i più intensi

Un buffet a libero servizio senza piatti caldi può funzionare con meno personale. Non appena servi piatti caldi al buffet, qualcuno deve essere presente in modo permanente.

Walking dinner

In piedi, in movimento, con piccoli assaggi portati in giro. Sembra semplice, ma richiede presenza costante e una buona coordinazione.

• 1 cameriere ogni 15-20 ospiti per la distribuzione
• 1 o 2 persone per gestire il rifornimento dalla cucina o dal deposito
• Attenzione: un walking dinner dura di più; calcola un minimo di 2-2,5 ore

Il punto di forza di un walking dinner sta nel suo ritmo: gli assaggi devono arrivare in tempo e in quantità sufficiente. Con troppo poco personale, quel ritmo si rompe rapidamente.

Il servizio bevande: pianificalo a parte

Molti catering dimenticano di prevedere il servizio bevande separatamente. Soprattutto in una serata lunga o con open bar, è un ruolo a sé:

• 1 barman ogni 40-50 ospiti in caso di open bar
• Per il servizio del vino al tavolo: includilo nella dotazione dei camerieri

Cucina vs. sala: la suddivisione

Oltre al personale di sala, hai bisogno di cuochi. Una regola generale:

• Fino a 50 ospiti: 1-2 cuochi
• 50-100 ospiti: 2-3 cuochi
• 100-200 ospiti: 3-5 cuochi, a seconda del menu

Un buffet semplice richiede meno personale in cucina rispetto a una cena di più portate con preparazione al momento. Considera anche il montaggio e lo smontaggio: sono ore aggiuntive, separate dall'evento.

Includi le ore di allestimento e smontaggio

Un errore comune: pianificare il personale per la durata dell'evento, ma non per la preparazione e lo smontaggio in loco. A seconda delle dimensioni, calcola 1-2 ore di allestimento e 1-1,5 ore di smontaggio. Queste ore devono rientrare nel piano del personale e nel costo.

Registralo nel tuo sistema

Le linee guida sono utili, ma diventano davvero operative solo quando la dotazione di personale fa parte della gestione degli incarichi. In Catermonkey, registri il team previsto direttamente sull'incarico, così pianificazione ed esecuzione sono sempre allineate.