Catering aziendale: cosa si aspettano le aziende da un caterer
Un cliente aziendale prenota in modo diverso rispetto a una coppia che organizza un matrimonio. Non ha in mente una festa una tantum, ma pranzi mensili, eventi di team e riunioni che devono semplicemente funzionare. Quello che le aziende cercano in un caterer non è necessariamente la presentazione più impressionante o il menu più creativo. Cercano qualcuno di affidabile, che fattura in modo chiaro e che non crea lavoro extra. Ecco come posizionare la tua offerta.
Cosa cerca davvero un cliente aziendale
Le aziende che esternalizzano il catering pensano in termini di processi. Vogliono sapere: quanto costa, quando arriva e cosa devono organizzare da soli. Se a queste tre domande si risponde in modo rapido e chiaro, hai buone probabilità di ottenere l'ordine. E se tutto va bene, di ottenere anche il successivo.
Cosa apprezzano i clienti aziendali:
- Puntualità. Un pranzo di riunione che arriva cinque minuti in ritardo è già un problema. I clienti aziendali pianificano con margini ristretti. Anche tu.
- Prevedibilità. Non vogliono rinegoziare il prezzo o il contenuto ogni volta. Un preventivo fisso o un accordo quadro funziona meglio della tariffazione personalizzata a ogni ordine.
- Fatturazione senza problemi. Molte aziende utilizzano ordini d'acquisto (numeri PO) e formati di fattura obbligatori. Se riesci ad adeguarti, risparmii lavoro alla loro contabilità. E così vieni riprenotato più facilmente.
- Un unico punto di contatto. Le aziende non amano dover rispiegare chi sono e cosa vogliono ogni volta. Un referente dedicato da parte tua fa una vera differenza nella relazione.
Il preventivo per un cliente aziendale
Un preventivo per un'azienda è un po' diverso da quello per una festa privata. Alcuni elementi che fanno la differenza:
- Prezzi netti e IVA separata. I clienti aziendali recuperano l'IVA e vogliono vederla chiaramente indicata. Un prezzo totale IVA inclusa senza dettaglio funziona per i consumatori, non per le aziende.
- Riferimento al numero d'ordine d'acquisto. Se ti inviano un numero PO, mettilo su ogni fattura. Senza quel codice di riferimento, una fattura viene spesso restituita al mittente.
- Termini di pagamento chiari. Le aziende raramente pagano il giorno stesso. Quattordici o trenta giorni è la norma. Specificalo esplicitamente nel preventivo in modo da non doverlo richiedere in seguito.
- Una politica di cancellazione. Le riunioni vengono cancellate, i budget congelati. Stabilisci cosa succede in caso di cancellazione e da quando addebiti i costi.
Ordini ricorrenti e accordi quadro
La cosa migliore di un cliente aziendale fisso è che dopo il primo lavoro l'attività di acquisizione scompare in gran parte. Se lo fai bene, ti mandano semplicemente un messaggio per il successivo. Questo richiede però un modo di lavorare che faciliti la ripetizione.
Un accordo quadro stabilisce le condizioni di base: cosa consegni, a quale tariffa, con quanto anticipo fanno l'ordine e quali sono le condizioni standard di cancellazione. Non devi più fare un preventivo per ogni singolo lavoro. Il cliente invia una conferma di prenotazione, tu consegni e fatturi secondo i termini concordati.
Questo funziona bene anche per te: pianificazione migliore, meno sorprese e puoi gestire gli acquisti in anticipo. Proponi questo tipo di accordo dopo due o tre lavori riusciti. La maggior parte dei clienti apprezza che tu prenda l'iniziativa.
In cosa si differenzia da un evento privato
Il catering aziendale ha una dinamica diversa da matrimoni o feste di compleanno. Alcune differenze pratiche:
- Meno emozione, più logistica. Non c'è un padrone di casa nervoso o una sposa che vuole ancora sistemare i fiori. Il referente vuole solo sapere se tutto sarà pronto in tempo.
- Tempi di consegna più brevi. Un pranzo aziendale per martedì prossimo è normale. Assicurati di poter rispondere rapidamente alle richieste dell'ultimo momento, anche quando è scomodo.
- Gli allergeni non sono un dettaglio. Le aziende hanno dipendenti con diverse esigenze alimentari. Prendila sul serio e chiedi sempre. Un riepilogo degli allergeni presenti per ogni piatto evita i problemi.
- Accordo chiaro sulla pulizia finale. In un ufficio nessuno vuole fare le pulizie dopo. Specifica chiaramente cosa porti via tu e cosa gestisce il cliente, in modo da evitare discussioni alla fine.
Come presentarti come caterer aziendale
Le aziende che esternalizzano il catering per la prima volta cercano rassicurazioni. I riferimenti di altre aziende pesano di più delle belle foto di feste. Se hai alcuni clienti aziendali, chiedi se puoi menzionarli. Una breve raccomandazione sul tuo sito o in un preventivo fa più di una pagina di descrizioni dei prodotti.
Altre cose che rassicurano i clienti aziendali: la tua partita IVA e il numero di iscrizione alla camera di commercio su ogni preventivo, la prova che rispetti il codice igienico, e un sito web chiaro che mostri cosa offri e come ordinare. Meno devono cercare, migliori sono le tue possibilità di ottenere il primo lavoro.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra catering aziendale e catering per eventi normale?
Il catering aziendale è rivolto a clienti professionali: uffici, organizzazioni, aziende. Prenotano più frequentemente, si aspettano più struttura nei preventivi e nella fatturazione, e valorizzano l'affidabilità rispetto alla sorpresa. Con il catering per eventi privati l'esperienza pesa di più dell'amministrazione.
Devo applicare prezzi più bassi ai clienti aziendali abituali?
Non necessariamente. Quello che le aziende vogliono è la prevedibilità, non necessariamente il prezzo più basso. Un prezzo fisso per persona o per pacchetto funziona bene. Puoi offrire un modesto sconto sul volume per ordini grandi o regolari, ma non scontare mai così tanto da far scomparire il tuo margine.
Come gestisco le richieste dell'ultimo momento dei clienti aziendali?
I clienti aziendali a volte chiamano due giorni prima. Decidi in anticipo quale tempo minimo di preavviso accetti. Inseriscilo nel preventivo e ripetilo al primo incarico. Aspettative chiare su cosa è e non è possibile evitano delusioni in seguito.
Cosa metto in fattura quando un'azienda mi dà un numero d'ordine d'acquisto?
Metti sempre il numero PO in fattura, ben visibile in alto o nel campo di riferimento. Molte aziende non possono elaborare una fattura senza il loro numero d'ordine d'acquisto nel sistema. Chiedi il numero PO prima di consegnare, non dopo.
Come costruisco una relazione duratura con un'azienda?
Esegui il primo lavoro senza errori e fai un follow-up con una breve email. Chiedi se tutto ha soddisfatto le aspettative e menziona che saresti felice di impostare accordi fissi se hanno bisogno di catering regolarmente. Proponi un accordo quadro dopo due o tre lavori. Le aziende soddisfatte rimangono con un caterer che semplifica loro la vita.
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