Come calcolare i prezzi di un preventivo catering?

Preparare un preventivo catering significa molto più che sommare il costo degli ingredienti. Prima di fissare un prezzo di vendita, devi sapere quanto ti costa davvero un servizio. Se il prezzo è troppo basso, lavori senza guadagnarci. Se è troppo alto, il cliente se ne va. In questo articolo vediamo passo dopo passo come arrivare dal costo a un preventivo che torna.

Perché un buon calcolo dei prezzi è fondamentale

Molti caterer sottovalutano i propri costi. Pensano agli ingredienti, ma dimenticano le ore che un cuoco dedica alla preparazione, i costi di carburante per il trasporto o la pulizia a fine evento. Il risultato: un servizio per cui lavori sodo ma su cui guadagni quasi nulla.

Un calcolo dei prezzi accurato ti mostra quanto guadagni davvero su ogni servizio. Fa bene al portafoglio ed è indispensabile se vuoi crescere. Puoi decidere con criterio quali servizi accettare solo se sai con precisione cosa costano e cosa rendono.

Quali costi devi considerare?

Prima di fissare un prezzo, individua tutte le voci di costo. Si dividono grosso modo in cinque gruppi:

• Ingredienti: materie prime per tutti i piatti, incluso un margine di sicurezza del 5-10% per sprechi e scarti.
• Personale: salario lordo orario più contributi per cuochi, personale di sala e autisti. Conta anche i tempi di allestimento e smontaggio, non solo le ore di servizio attivo.
• Trasporto e logistica: carburante, pedaggi, eventuale noleggio del furgone e parcheggio sul posto (vedi anche: Come calcoli le spese di trasporto in un preventivo catering?).
• Attrezzatura e materiali: carburante, pedaggi, eventuale noleggio del furgone e parcheggio sul posto (vedi anche:
• Spese generali: una quota dei tuoi costi fissi come l'affitto della cucina, l'assicurazione e l'amministrazione, ripartita sul numero di servizi all'anno.

Come calcoli il costo per persona?

Il metodo più semplice è calcolare prima il costo per persona e poi moltiplicarlo per il numero totale di ospiti.

Supponi di organizzare un pranzo per 80 persone:

• Ingredienti: 12 € a persona
• Personale (4 collaboratori, 6 ore, 22 € lordi/ora): 660 € totali, ovvero 8,25 € a persona
• Trasporto: 80 € totali, ovvero 1,00 € a persona
• Materiali: 120 € totali, ovvero 1,50 € a persona
• Quota spese generali: 2,00 € a persona

Costo: 24,75 € a persona. Con un margine del 30%, arrivi a un prezzo di vendita di circa 35 € a persona, ovvero 2.800 € per l'intero servizio.

Fai attenzione alla voce personale in questo esempio. È quasi pari al costo degli ingredienti, ed è la voce che sfora più in fretta. Un'ora di smontaggio in più del previsto ti costa in questo esempio 88 €, cioè oltre un punto percentuale del tuo margine sull'intero servizio.

Quale margine di profitto applicare?

Per le aziende di catering, un margine sano si colloca di solito tra il 20% e il 35%. Come lo stabilisci dipende dal tipo di evento:

• Pranzi aziendali e piccoli eventi (20-25%): alta concorrenza, i clienti confrontano in fretta. Giochi sul volume.
• Matrimoni e cene di gala (28-35%): più personalizzazione, aspettative più alte. I clienti pagano per qualità e tranquillità.
• Festival e grandi eventi pubblici (25-30%): economie di scala, ma anche più rischi logistici.

Usa la formula: prezzo di vendita = costo diviso per (1 meno il margine desiderato). Con un costo di 25 € e un margine desiderato del 30%, diventa 25 € / 0,70 = 35,71 € a persona.

Se vuoi sapere se il tuo margine è in linea con il resto del settore, confrontalo con il margine di profitto di un'attività di catering.

Come gestisci le spese extra e le situazioni impreviste?

Alcuni costi sono variabili e difficili da stimare in anticipo. Mostrali separatamente nel preventivo, così il cliente capisce per cosa sta pagando:

• Maggiorazioni per weekend e serali: i collaboratori che lavorano il sabato sera di solito guadagnano di più. Ribaltalo direttamente sul prezzo.
• Riserva per imprevisti: accantona il 5-10% dei costi totali per spese impreviste, come un'attrezzatura guasta da noleggiare o più ospiti del previsto.
• Condizioni di cancellazione: specifica nel preventivo cosa succede in caso di cancellazione tardiva, in modo da coprire i costi già sostenuti.
• Spostamenti fuori area: gli eventi lontani dalla tua base costano di più. Calcola un rimborso chilometrico fisso o una tariffa giornaliera per l'autista.

Ricontrolla il preventivo a servizio concluso

Il miglior calcolo dei prezzi è quello della volta precedente, a patto di averlo ricontrollato. Dopo un servizio, metti a confronto i costi preventivati con quanto hai speso davvero: in acquisti, in ore e in tutto quello che hai aggiunto strada facendo.

Dopo cinque o sei servizi vedi emergere uno schema. Di solito la differenza sta nelle ore e negli ultimi acquisti dell'ultimo momento. Quella differenza la inserisci nel tuo prossimo preventivo, e solo allora il tuo costo torna davvero.

Domande frequenti

Qual è il margine normale per un'azienda di catering?

Dipende dal segmento. Per il catering aziendale, un margine netto del 20-25% è tipico. Per matrimoni e cene di gala si può puntare al 28-35%. La chiave è includere correttamente le spese generali, così sai per certo che quel margine resta davvero dopo tutti i costi.

Come calcolare il costo degli ingredienti con precisione?

Per ogni piatto, calcola quanti grammi di ogni ingrediente servono a persona, moltiplica per il prezzo di acquisto al chilogrammo e aggiungi un margine di sicurezza del 5-10% per gli sprechi. Su menu complessi questo diventa laborioso: usa un foglio di calcolo o un software che lo calcoli automaticamente dalle tue ricette.

Devo indicare l'IVA separatamente nel preventivo?

Sì, a meno che tu lavori solo con clienti privati. Per i clienti B2B è comune indicare i prezzi IVA esclusa e specificare l'IVA a parte. Per i privati indichi il prezzo IVA inclusa. Nel preventivo specifica sempre se l'importo è IVA esclusa o inclusa, e quale aliquota si applica.

Come eviti di sottoquotare il preventivo?

L'errore più comune è guardare solo il costo degli ingredienti. Usa uno schema fisso che ti faccia ripercorrere tutte le voci di costo: personale, trasporto, spese generali e una riserva per gli imprevisti. Confronta sempre il tuo costo finale con la media di eventi simili passati. Se un nuovo servizio è molto al di sotto, ricontrolla il calcolo prima di accettare.

Come prepari un preventivo quando il numero di ospiti non è ancora certo?

Costruisci il preventivo su uno scenario minimo e uno massimo. Calcola i costi fissi come trasporto e allestimento separatamente dai costi variabili per persona. Così puoi indicare nel preventivo un prezzo a persona e chiarire che i costi fissi si applicano indipendentemente dal numero esatto di ospiti.

Quante ore calcoli per allestimento e smontaggio?

Dipende dalla location, ma per un buffet per 80 persone calcola circa due ore di allestimento e un'ora di smontaggio, più il tempo di viaggio andata e ritorno. Se la location non ha ascensore o cucina, aggiungi un'ora. Annota dopo il servizio quanto ci è voluto davvero, così il tuo prossimo preventivo sarà più preciso.

Catermonkey calcola automaticamente il tuo costo a persona dalle ricette e dalle quantità, così sai sempre se il preventivo torna.

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