Condizioni di cancellazione che ti proteggono come caterer
Una prenotazione cancellata due settimane prima ti costa più della semplice perdita di fatturato: gli acquisti sono spesso già fatti, e il personale già pianificato. Condizioni di cancellazione chiare evitano che tu debba assorbire da solo questo costo. In questo articolo mostriamo come costruire una scala progressiva e cosa mettere per iscritto nel preventivo.
Perché ti servono condizioni di cancellazione
Non appena una prenotazione è confermata, inizi già a sostenere costi: prenoti personale, ordini ingredienti e magari rifiuti altre richieste per quella stessa data. Una cancellazione tardiva ti colpisce quindi non solo in fatturato perso, ma anche in costi già sostenuti e non più recuperabili. Senza condizioni di cancellazione chiare, resti a mani vuote in caso di disdetta, anche se non hai fatto nulla di sbagliato.
Costruire una scala progressiva per data
La maggior parte dei caterer lavora con una scala progressiva: più la cancellazione è vicina alla data dell'evento, più alta è la percentuale che addebiti. Una struttura comune prevede ad esempio nessun costo per cancellazioni con più di due mesi di anticipo, il cinquanta per cento dell'importo del preventivo per cancellazioni entro quattro settimane, e l'intero importo entro l'ultima settimana. Adatta percentuali e termini esatti a quando tu stesso inizi a sostenere costi irreversibili, come acquisti o assunzione di personale extra.
Cosa addebitare in caso di disdetta
Piuttosto che una percentuale fissa, guarda a cosa hai effettivamente già speso o impegnato: ingredienti ordinati che non puoi restituire, personale già confermato, attrezzatura noleggiata con prenotazione non cancellabile. Una caparra aiuta in questo, perché copre già una parte dei costi prima ancora che entrino in gioco le condizioni di cancellazione.
Mettere per iscritto le condizioni di cancellazione nel preventivo
Inserisci la scala in modo esplicito nel preventivo o nelle condizioni generali, non nascosta nel carattere piccolo di un documento a parte. Specifica con chiarezza i termini, le percentuali e se valgono eccezioni, ad esempio in caso di forza maggiore. Un cliente che lo vede scritto in anticipo percepisce anche una cancellazione come più equa, rispetto a se ne parli solo quando il problema è già emerso.
Domande frequenti
Posso addebitare costi per ogni cancellazione?
Solo se lo hai specificato chiaramente in anticipo nel tuo preventivo o nelle condizioni generali. Senza un accordo preventivo hai poca base legale per addebitare costi di cancellazione.
Quanti scaglioni dovrei usare nella scala?
Tre o quattro livelli funzionano di solito bene: nessun costo con largo anticipo, una percentuale crescente man mano che la data si avvicina, e l'importo intero nell'ultimo periodo prima dell'evento.
Cosa succede se un cliente cancella per forza maggiore?
Molti caterer inseriscono una clausola separata per la forza maggiore, ad esempio per condizioni meteo estreme o misure governative. Definisci in anticipo cosa rientra in questa categoria, per non dover improvvisare al momento.
Aiuta una caparra oltre alle condizioni di cancellazione?
Sì. Una caparra copre già una parte dei tuoi costi prima che entri in gioco la scala di cancellazione, e rende subito la prenotazione più definitiva per il cliente.
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