Condizioni di cancellazione che ti proteggono come azienda di catering

Un evento prenotato che viene disdetto due settimane prima ti costa più del semplice fatturato. Gli acquisti sono spesso già fatti e il personale è già pianificato. Buone condizioni di cancellazione fanno sì che tu non debba sostenere interamente quei costi da solo.

Qui sotto leggi come costruire una scala, cosa addebiti esattamente e dove lo metti per iscritto.

Perché ti servono condizioni di cancellazione

Non appena una prenotazione è definitiva, inizi a spendere soldi. Prenoti il personale, ordini gli ingredienti e probabilmente rifiuti altre richieste per quella stessa data.

Una cancellazione tardiva ti costa quindi due volte: il fatturato che perdi, più i costi che hai già sostenuto e non puoi più annullare. Questa seconda metà le aziende di catering la dimenticano spesso, finché il fornitore non consegna comunque le casse.

Senza condizioni di cancellazione chiare, in caso di disdetta resti a mani vuote, pur non avendo fatto nulla di sbagliato. E di solito non puoi più rivendere la data.

Costruire una scala in base alla data

La maggior parte delle aziende di catering lavora con una scala: più la cancellazione è vicina alla data dell'evento, più alta è la percentuale che addebiti. Una struttura comune è questa.

• Più di due mesi prima: nessun costo.
• Entro quattro settimane: cinquanta per cento dell'importo del preventivo.
• Entro una settimana: l'intero importo.

Allinea le percentuali e i termini esatti al momento in cui tu stesso sostieni costi irreversibili. Se ordini carne fresca tre giorni prima e assumi personale due settimane in anticipo, la tua scala dovrebbe seguire quei tempi e non un termine copiato da un collega.

Mantieni limitato il numero di gradini. Tre o quattro livelli li puoi spiegare in una frase a un cliente al telefono, otto livelli no.

Cosa addebiti in caso di disdetta

Preferibilmente non applicare alla cieca una percentuale fissa, ma guarda cosa hai effettivamente già speso o impegnato: ingredienti ordinati che non puoi più rimandare indietro, personale già confermato, attrezzatura noleggiata con una prenotazione che non è più annullabile.

È anche più facile da spiegare. Un cliente che vede un elenco di ciò che era già stato ordinato discute raramente sul conto. Una percentuale secca senza spiegazione genera più spesso resistenza.

Un acconto aiuta in questo senso, perché copre già parte dei costi prima che entrino in vigore le condizioni di cancellazione. Vantaggio aggiuntivo: chi ha pagato disdice meno facilmente.

Mettere per iscritto le condizioni di cancellazione nel preventivo

Metti semplicemente la scala nel preventivo o nelle tue condizioni generali, non nascosta in piccolo in fondo a un documento separato che nessuno apre.

Indica in modo concreto i termini, le percentuali e se valgono eccezioni, per esempio in caso di forza maggiore. Scrivi anche da quale momento conta una cancellazione: il momento in cui il cliente chiama, o il momento in cui lo metti per iscritto.

Un cliente che vede questo nero su bianco in anticipo percepisce una cancellazione successiva come più corretta rispetto a quando ne parli solo nel momento in cui le cose vanno male. Ti risparmia una conversazione spiacevole proprio in una settimana in cui devi comunque colmare un buco in agenda.

Domande frequenti

Posso addebitare costi per ogni cancellazione?

Solo se lo hai stabilito chiaramente in anticipo nel preventivo o nelle condizioni generali. Senza un accordo preventivo hai poca base legale per addebitare costi.

Quante fasce è meglio usare?

Tre o quattro livelli di solito funzionano bene: nessun costo con molto anticipo, una percentuale crescente man mano che la data si avvicina, e l'intero importo nell'ultimo periodo prima dell'evento.

Cosa succede se un cliente cancella per forza maggiore?

Molte aziende di catering inseriscono una clausola di forza maggiore separata, per esempio per condizioni meteo estreme o misure governative. Stabilisci in anticipo cosa rientra in questa categoria, così non devi deciderlo sul momento.

Una cancellazione deve essere confermata per iscritto?

Chiedilo comunque, e conferma tu stesso via email quanto concordato. In caso di disdetta telefonica, altrimenti è la tua parola contro quella del cliente quando più avanti si discute del conto.

Un acconto aiuta oltre alle condizioni di cancellazione?

Sì. Un acconto copre già parte dei tuoi costi prima che entri in vigore la scala di cancellazione, e rende la prenotazione subito più definitiva per il cliente.

Catermonkey mette di default le tue condizioni di cancellazione e il tuo acconto sotto ogni preventivo, così non devi pensarci per ogni cliente. In caso di disdetta vedi subito quale fascia si applica e cosa era già stato ordinato.

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