Creare una scaletta per una giornata di catering: come mantenere il controllo

Una giornata di catering con poca struttura diventa presto caotica, anche se la preparazione sulla carta era a posto. Una scaletta stabilisce chi fa cosa e quando, così che il giorno stesso ognuno sappia cosa aspettarsi.

Qui sotto scopri come costruire una scaletta funzionante, cosa deve contenere, e come farla combaciare con il programma del cliente.

Perché una scaletta è più di un programma orario

Un programma orario dice quando deve succedere qualcosa. Una scaletta dice anche chi lo fa, con cosa, e cosa succede se le cose vanno un po' diversamente dal previsto.

Quella differenza si nota il giorno stesso. Con un programma orario, qualcuno deve comunque decidere chi sparecchia i piatti o chi si occupa del bar quando si riempie. Con una scaletta questo è già stabilito e nessuno deve chiederlo.

Senza scaletta, una giornata di catering va avanti a improvvisare. Va bene finché tutto segue il programma. Ma appena qualcosa va storto, un fornitore che arriva in ritardo o ospiti che entrano mezz'ora prima, il caos arriva proprio nel momento in cui te lo puoi permettere di meno.

Cosa deve contenere una buona scaletta

Una scaletta funzionante è abbastanza concreta da far sapere, a chi la legge per la prima volta il giorno prima, esattamente cosa ci si aspetta da lui. La base comprende:

• Un orario per fase: allestimento, accoglienza, servizio, smontaggio, con orari precisi invece di «verso mezzogiorno».
• Chi fa cosa: nomi o ruoli assegnati a ogni compito, non solo «se ne occupa il team».
• Materiale e quantità: cosa si porta, in che quantità, e chi lo controlla al momento di caricare.
• Contatti: della location, del cliente e del tuo team, così nessuno deve cercarli proprio quando servono.
• Particolarità: allergie, esigenze alimentari, regole della location, accordi sul parcheggio.
• Il momento dello smontaggio: a che ora tutto deve essere fuori, e chi resta per caricarlo.

Come costruirla, passo dopo passo

Parti dal punto finale: a che ora deve essere andato via l'ultimo ospite, e quando la location deve essere riconsegnata vuota? Lavora a ritroso da lì fino all'inizio della giornata.

Così eviti una scaletta che sulla carta torna, ma che nella pratica lascia troppo poco spazio per lo smontaggio, la parte che dura sempre più a lungo di quanto si pensi.

Un ordine pratico:

1. Fissa gli orari fissi: arrivo in location, inizio dell'allestimento, momento dell'accoglienza, fine dell'evento.
2. Distribuisci i compiti per fase al tuo team, per nome.
3. Ripassa la scaletta ad alta voce con il team prima di renderla definitiva. Spesso è lì che si nota che due persone pensavano di occuparsi dello stesso compito, o che a nessuno era venuto in mente qualcosa.
4. Stampala o condividila sul telefono, ma assicurati che il giorno stesso la abbiano tutti con sé, non solo tu.

Falla combaciare con il programma del cliente

Per gli eventi più grandi, come feste aziendali o matrimoni, spesso anche il cliente ha una propria scaletta: il momento dei discorsi, il primo ballo, il passaggio dall'aperitivo alla cena. La tua scaletta deve allinearsi a quella, non correre parallela.

Chiedi quindi sempre il programma del cliente prima di fissare il tuo orario. Un discorso che si allunga significa che il piatto principale entra in sala un quarto d'ora più tardi.

Se questo possibile scostamento è già previsto nella tua scaletta, non è un problema. Se non ci avevi fatto caso, ti ritrovi con una cucina piena di piatti che si raffreddano mentre qualcun altro ha la parola.

Una scaletta che funziona anche quando qualcosa va storto

La scaletta migliore non è pensata per il giorno in cui tutto va secondo programma, ma per quello in cui non è così. Prevedi quindi consapevolmente un po' di margine nei momenti più critici.

Stabilisci anche in anticipo chi decide se durante l'evento serve un cambiamento. Senza questo accordo, il confronto si blocca proprio nel momento in cui devi reagire in fretta, e metà del team resta con il telefono in mano ad aspettare una risposta.

Conserva le scalette concluse dopo l'evento. Con un cliente o una location ricorrente, la scaletta della volta precedente è il modo più veloce per partire da una buona base, comprese le cose che allora sono andate storte e che non vuoi rivivere.

Domande frequenti

Quanto deve essere dettagliata una scaletta?

Abbastanza dettagliata da permettere a chi non ha partecipato alla preparazione di seguire la giornata in autonomia. Per un servizio piccolo con un team fisso può bastare mezza pagina. Per un grande evento con molto personale extra conviene lavorare con un orario al quarto d'ora e una ripartizione dei compiti chiara.

Chi crea la scaletta: l'azienda di catering o il cliente?

Di solito è l'azienda di catering a creare la propria scaletta, allineandola al programma del cliente. Per gli eventi più grandi con un event planner, è comune che quest'ultimo condivida una scaletta generale, a cui tu allinei la tua pianificazione di cucina e servizio.

Cosa fare se la scaletta non corrisponde più alla realtà durante l'evento?

Stabilisci in anticipo chi ha l'autorità di modificare orari o compiti sul posto. Di solito è il responsabile in loco. Senza questa chiarezza nasce discussione proprio nel momento in cui serve una decisione rapida.

Devo creare una nuova scaletta per ogni evento?

Non da zero. Per servizi ricorrenti, come un pranzo aziendale fisso o una location per matrimoni dove lavori spesso, usi una scaletta precedente come base e adatti solo i dettagli. Questo fa risparmiare tempo ed evita di dimenticare qualcosa che era già stato risolto la volta precedente.

Quando invio la scaletta al mio team?

Qualche giorno prima, così tutti possono leggerla con calma e segnalare se qualcosa non torna. Se la mandi la sera prima, la metà la legge solo in autobus mentre è già in viaggio.

Cosa inserisci in una scaletta per una giornata di catering su due location?

Crea per ogni location un orario proprio con un responsabile dedicato, e inserisci lo spostamento come fase a parte, con il tempo di percorrenza e chi porta cosa. Una scaletta condivisa per due location si blocca quasi sempre sulla domanda di dove si trovino esattamente le cose.

Catermonkey tiene traccia, per ogni servizio, di cosa deve essere portato, chi è presente e a che ora, così la tua scaletta nasce direttamente dai dati del servizio invece di doverla riscrivere ogni volta.

Prova gratis