Richiedere un acconto come catering: quanto e quando?
Hai inviato un ottimo preventivo, il cliente accetta, e poi non ricevi notizie per un po'. O peggio: due settimane prima dell'evento qualcuno chiama per disdire. Un acconto evita entrambe le situazioni. Ma quanto chiedere, e in quale momento? Queste sono le domande a cui rispondiamo qui.
Perché un acconto fa più di quanto pensi
Un acconto non è solo un modo per coprire i costi degli acquisti. Anche se già questo è un motivo sufficiente per richiederlo. Chiarisce anche che la prenotazione è seria. Chi paga non è più nella fase "sto ancora valutando". Questo effetto collaterale vale quanto il denaro stesso.
Per gli eventi più grandi, gli acquisti spesso devono essere effettuati settimane prima: ingredienti da prenotare, personale da contrattare, attrezzature da noleggiare. Se il lavoro salta una settimana prima dell'evento, quei costi sono già stati sostenuti. Un acconto copre quel rischio.
Quanto dovresti chiedere?
La maggior parte delle aziende di catering lavora con il 25-50% del valore totale dell'ordine. Una linea guida generale:
- Ordini piccoli (meno di 500 €): 25–30%. L'importo è gestibile, gli acquisti limitati.
- Eventi medi (500–2.000 €): 30–40%. Prenotate già il personale e ordinate in anticipo.
- Grandi eventi (oltre 2.000 €): 40–50%. Il rischio è maggiore, la logistica più complessa.
Non esiste una regola fissa, ma deviare deliberatamente dallo standard di mercato è diverso dal scendere troppo in basso per sbaglio.
Quando chiederlo?
Non appena il cliente approva il preventivo. Non dopo, non dopo una seconda conferma: direttamente all'accettazione.
In pratica funziona così:
- Il cliente approva il preventivo, verbalmente o via e-mail.
- Tu invii la fattura dell'acconto lo stesso giorno.
- Una volta ricevuto il pagamento, la prenotazione è definitiva.
Quell'ordine è importante. Un accordo verbale sembra concreto ma può dissolversi rapidamente. Un pagamento no.
Inseriscilo direttamente nel preventivo
Molte aziende di catering chiedono l'acconto in seguito, come se fosse un passo extra da dover giustificare. Ma se lo includi nel preventivo, non devi negoziarlo in seguito.
Una frase semplice è sufficiente:
"All'accettazione di questo preventivo, invieremo una fattura di acconto pari al 40% dell'importo totale. La prenotazione è definitiva al ricevimento dell'acconto."
Questo prepara il cliente in anticipo e non devi affrontarlo come una conversazione separata.
Cosa fare se qualcuno non paga?
Invia un promemoria dopo cinque giorni lavorativi. Nessuna risposta? Chiama per telefono. Mantieni la data per ora, ma non effettuare ancora acquisti.
Se il pagamento non arriva e la data si avvicina, hai il diritto di annullare la prenotazione. Inseriscilo anche nel preventivo: "In assenza di pagamento dell'acconto, [la tua azienda] si riserva il diritto di annullare la prenotazione." Così è chiaro per tutti.
Domande frequenti
Posso chiedere un acconto del 100%?
Puoi chiederlo, ma scoraggia molti clienti, soprattutto per una prima prenotazione. Alcuni caterer usano il pagamento anticipato completo per ordini piccoli o dell'ultimo minuto, ma per gli eventi regolari la norma è il 30–50%. Quello che chiedi, mettilo nelle condizioni del preventivo. Così non ci sono discussioni dopo.
L'acconto è vincolante se non l'avevo inserito nel preventivo?
No. Se il tuo preventivo non menziona un acconto e il cliente accetta, non puoi esigerlo in seguito. Per questo vale la pena aggiungerlo al tuo modello di preventivo, così è incluso automaticamente in ogni nuovo preventivo.
Cosa fare se un cliente chiede un acconto inferiore?
Puoi discuterne, ma conosci il tuo limite. Un importo inferiore aumenta il tuo rischio, quindi considera di rafforzare altre condizioni: una scadenza di pagamento più breve per il saldo o condizioni di cancellazione più rigide. Negoziare va bene, purché i tuoi costi di acquisto non rimangano scoperti.
Come processo l'acconto nella fattura finale?
Indica l'acconto come importo già pagato nella fattura finale, così il cliente vede che è già stato detratto. Qualcosa come "Acconto ricevuto il [data]: -450,00 €". Questo evita domande e fornisce una chiusura ordinata.
In caso di cancellazione: devo rimborsare l'acconto?
Dipende dalle tue condizioni di cancellazione. Se non le hai messe per iscritto, sei in una posizione legale più debole. L'approccio standard: la cancellazione con più di quattro settimane di anticipo dà diritto a un rimborso parziale; entro due settimane, no. Stabilisci la scala in anticipo nel preventivo o nelle condizioni generali.
Inviare preventivi e monitorare gli acconti in un unico posto? È per questo che esiste Catermonkey.
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