Termini di pagamento: così eviti i clienti morosi

Un evento andato in porto non è ancora una fattura incassata. Senza termini di pagamento chiari e un ritmo fisso di sollecito, il pagamento di alcuni clienti scivola silenziosamente di settimane. Lo noti di solito solo quando le tue stesse fatture sono già arrivate.

In questo articolo leggi come fissare un termine di pagamento, quando mandare un promemoria e cosa fare se un cliente proprio non paga.

Fissare un termine di pagamento chiaro

Metti su ogni fattura una vera data di scadenza, con giorno e mese. Non solo un termine come "entro trenta giorni", perché un cliente che deve calcolare da solo, calcola a proprio vantaggio.

Scegli un termine di pagamento che corrisponda al momento in cui i soldi devono arrivare da te, e non discostartene cliente per cliente. Più sei fermo, meno c'è da discutere in seguito su quando il pagamento avrebbe dovuto arrivare.

Indica quel termine già nel tuo preventivo e nelle tue condizioni generali. Così non compare per la prima volta sulla fattura, e il cliente sa a cosa va incontro prima che l'evento sia prenotato.

Promemoria e solleciti

Non aspettare che una fattura sia molto oltre la scadenza prima di farti sentire. Manda intorno alla data di scadenza stessa un promemoria gentile, e se dopo due settimane non è ancora arrivato niente un sollecito più chiaro.

Fissa quel ritmo una volta sola, così non devi ogni volta ripensare a quando sollecitare qualcuno. Toglie anche l'imbarazzo: segui semplicemente il tuo stesso accordo, non stai dietro a nessuno.

Vedi anche chiedere un acconto come azienda di catering. Lì trovi come incassare già prima dell'evento una parte dei soldi, così un pagamento tardivo ti colpisce meno duramente.

Cosa fare se un cliente proprio non paga

Se il promemoria e il sollecito non portano a nulla, il passo successivo è una messa in mora ufficiale. Dopodiché puoi per legge addebitare i costi di recupero crediti, a condizione che sia scritto anche nelle tue condizioni generali.

Per importi più piccoli valuta cosa ti rende alla fine un'agenzia di recupero crediti o un passo legale. Con qualche centinaio di euro spesso spendi di più nella procedura che nella fattura in questione.

Se è sempre lo stesso cliente a farlo, cambia l'accordo invece del sollecito. Con un committente del genere lavora d'ora in poi con un acconto o chiedi l'intero importo in anticipo. È meno fastidioso che dover rincorrere il pagamento ogni volta.

Proteggere il flusso di cassa

Alcuni clienti che pagano in ritardo mettono il tuo flusso di cassa sotto forte pressione, soprattutto in un mese con molti acquisti propri e una lista stipendi piena. I soldi sono guadagnati, ma stanno ancora sul conto di qualcun altro.

Tieni quindi traccia di quali fatture sono ancora aperte e da quanto tempo. Controlla quell'elenco in un momento fisso ogni settimana, così non scopri un problema solo il giorno in cui chiama il tuo stesso fornitore.

Fatturare e seguire con costanza funziona meglio nel tempo che sperare che il cliente ci pensi da solo. La maggior parte delle persone paga normalmente, solo raramente di propria iniziativa per prima.

Domande frequenti

Qual è un termine di pagamento comune nel catering?

Molte aziende di catering mantengono quattordici o trenta giorni dalla data della fattura. Più importante del numero esatto di giorni è che applichi quel termine allo stesso modo con ogni cliente e che tu sia chiaro in anticipo.

Posso addebitare i costi di recupero crediti?

Sì, dopo una messa in mora ufficiale puoi per legge addebitare i costi di recupero crediti. Assicurati che sia scritto anche nelle tue condizioni generali, altrimenti nascono discussioni.

Quanto in fretta devo mandare un promemoria?

Manda un promemoria gentile intorno alla data di scadenza stessa, e un sollecito più chiaro dopo circa due settimane se non è ancora arrivato niente. Non aspettare che la fattura sia già scaduta da un mese, perché a quel punto è già finita in fondo alla pila dal cliente.

Posso chiedere un pagamento anticipato ai clienti che pagano spesso in ritardo?

Sì, è molto comune. Con un cliente che lo fa spesso, un acconto o un pagamento anticipato completo funziona meglio che rincorrere il pagamento ogni volta. Mettilo nel preventivo, così non è una sorpresa.

Cosa metto esattamente sulla fattura perché non nascano discussioni?

La data dell'evento, il numero di ospiti su cui si è calcolato, gli importi concordati e una data di scadenza in cifre. Rimanda inoltre al preventivo che il cliente ha firmato, così in caso di domande su un importo non devi cercare nella tua casella email.

Come tengo traccia di quali fatture sono ancora aperte?

Su un unico elenco che controlli ogni settimana, con per ogni fattura la data di scadenza e la data dell'ultimo promemoria. Non appena quella panoramica finisce nella tua casella email invece che in un unico posto, ti perdi sempre qualcuno.

Catermonkey mette automaticamente il termine di pagamento del tuo preventivo sulla fattura e mostra quali fatture sono scadute, così vedi in un colpo d'occhio da chi hai ancora soldi da incassare.

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