Planear o pessoal na restauração: horários que acompanham a sua procura

Um horário para um restaurante nunca está terminado, porque a procura da semana passada não diz tudo sobre a próxima semana. Planear pessoal a mais custa salário desnecessário, planear pessoal a menos custa mesas, tempo de espera e clientes frustrados. Neste artigo descobre como fazer um horário semanal que acompanha a procura esperada, como lidar com uma falta por doença numa noite cheia, e como evitar que planear se torne improvisar todas as semanas.

Porque um horário fixo não funciona

Um restaurante não tem uma procura fixa, mesmo que à primeira vista pareça que sim. Uma terça-feira comum de janeiro atrai um número de clientes diferente de uma sexta-feira à noite em junho, e um terraço muda completamente as contas. Um horário que se faz uma vez e depois se repete planeia sempre pessoal a mais em turnos calmos e a menos em turnos cheios. Ambos custam dinheiro: o primeiro em salário desnecessário, o segundo num serviço lento e clientes que não voltam.

Construa o seu horário com base na procura esperada, não no hábito

Antes de fazer um horário, veja o que já sabe: quantos clientes teve na semana passada no mesmo dia, há algum evento por perto, é época de férias, cai algum feriado nessa semana. As reservas já feitas dão um limite mínimo seguro; o resto é uma estimativa com base em padrões que, ao fim de alguns meses, consegue prever bem.

• Planeie primeiro o seu núcleo fixo: as pessoas de que precisa em cada turno, independentemente da procura.
• Depois, acrescente horas flexíveis nos turnos em que espera que fiquem cheios.
• Mantenha um momento por semana em que fixa o horário da semana seguinte, para que não se torne um recálculo diário.

O que fazer quando alguém falta por doença

Uma falta por doença numa noite cheia não se evita, mas pode ser contornada se já tiver pensado nisso antes. Saiba de antemão quem pode ser chamado e em que turnos, em vez de ter de descobrir, no momento da falta, quem ainda está contactável. Uma lista curta com quem está normalmente em que turno e quem é o primeiro a ser chamado em caso de falta poupa muito pânico no momento.

Comparar custos de pessoal com a faturação esperada

Planear pessoal a olho quase sempre leva a horas a mais em turnos calmos, porque ninguém se atreve depois a dizer que alguém podia ter ido para casa. Calcule, por turno, de forma aproximada, qual é a faturação esperada e quais são os custos de pessoal planeados: se essa relação estiver sistematicamente desequilibrada em certos dias, isso é um sinal para ajustar o horário nesses dias, não para o deixar como está só porque já é assim há anos.

Um horário que acompanha a sua procura não é uma questão de planear com mais esforço, mas de planear com base no que já sabe em vez de no hábito. Com um núcleo fixo, horas flexíveis para turnos cheios e uma linha clara para faltas, precisa de improvisar menos todas as semanas.

Perguntas frequentes

Como faz um bom horário para a restauração?

Comece com um núcleo fixo que é sempre preciso em cada turno, e complete-o com horas flexíveis nos turnos em que, com base nas reservas, nas semanas anteriores e na agenda, espera que fiquem cheios. Fixe isso num momento certo todas as semanas em vez de ajustar todos os dias, e mantenha uma lista de quem pode ser chamado caso alguém falte.

Com quanta antecedência devo fazer um horário de pessoal?

A maioria dos restaurantes planeia cerca de uma semana à frente, com um núcleo fixo definido com mais antecedência e horas flexíveis que ajusta assim que as reservas e a procura esperada ficam mais claras.

Como evito planear pessoal a mais?

Planeie com base na procura esperada por dia em vez de num padrão fixo, e verifique periodicamente se os custos de pessoal por turno estão em proporção com a faturação que esse turno costuma gerar.

O que faço se alguém falta por doença numa noite cheia?

Mantenha uma lista de quem pode ser chamado e em que turnos, para que, numa falta por doença, saiba logo a quem ligar primeiro em vez de ter de descobrir isso no momento.

Fazer horários para um restaurante é diferente de fazer horários para um evento de catering?

Sim. Num evento, planeia pessoal uma vez para uma ocupação fixa. Num restaurante, faz todas as semanas um novo horário que acompanha a procura variável, com um núcleo fixo e horas flexíveis à volta.

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