Creare un database clienti come caterer: così mantieni il controllo sui tuoi clienti

Ogni preventivo che invii e ogni evento che organizzi genera informazioni sui clienti. In molte aziende di catering questa conoscenza si perde in email sparse e nella testa del titolare.

Un database clienti che aggiorni con costanza ti permette di riconoscere i clienti abituali, ricordare le preferenze e inviare più in fretta un preventivo su misura. Non si tratta di quale software scegli, ma di cosa registri e di come lo mantieni aggiornato. In questo articolo scopri come costruire, con poche abitudini fisse, un database clienti che ti aiuta davvero.

Perché le email sparse ti costano denaro nel tempo

Un cliente che due anni fa ha prenotato un matrimonio con te e ora richiama per un evento aziendale si aspetta che tu ricordi ancora cosa era successo allora: quale menu è piaciuto, se c'erano allergie, come è andata la collaborazione.

Se quell'informazione vive solo nella memoria di una persona, o è introvabile in una vecchia email, ricominci da zero a ogni nuovo contatto. Questo costa tempo, e il cliente ha la sensazione di bussare a un'azienda sconosciuta, anche se era già cliente.

Creare un database clienti non deve essere un grande progetto. Inizia con il deciderti su cosa registrare, e poi mantenerlo nel tempo.

Cosa registrare come minimo

Più il tuo database è dettagliato, più in fretta diventa difficile da gestire. Limitati a ciò che ti serve davvero al contatto successivo:

• Dati di contatto, e chi all'interno dell'organizzazione prende le decisioni.
• Eventi precedenti: tipo, numero di ospiti, data e menu scelto.
• Allergie, esigenze alimentari o altri accordi che tornano utili al prossimo evento.
• Cosa è andato bene o meno bene, così puoi ripeterlo o evitarlo la prossima volta.

Registrare più di questo di solito costa più tempo di quanto renda. L'obiettivo è sapere in dieci secondi con chi hai a che fare a un nuovo contatto, non tenere un dossier cliente completo.

Un solo posto invece di tre

Non c'è nulla di male nell'iniziare con un semplice foglio di calcolo, purché sia l'unico posto dove vive questa informazione. Il problema nasce quando lo stesso cliente esiste contemporaneamente in una casella email, in un file Excel separato e nella memoria del titolare.

Allora nessuno lavora con le stesse informazioni, e nessuno corregge un errore che si è insinuato. Scegli consapevolmente un solo posto, un foglio di calcolo o un CRM, e concorda con il tuo team che le nuove informazioni sui clienti finiscono lì, non in un appunto separato.

Mantenere il database aggiornato

Un database clienti che crei una volta e poi non aggiorni più diventa entro un anno inaffidabile quanto non avere nessun database. Inserisci l'aggiornamento in un momento in cui sei comunque già in contatto con quel cliente.

Fallo subito dopo un evento, mentre i dettagli sono ancora freschi, e non al contatto successivo, quando devi ripensare a cosa era stato concordato. Individua un momento fisso, per esempio subito dopo il saldo finale, in cui l'aggiornamento avviene di default.

Un database clienti non è un fine in sé. È un modo per far percepire ai tuoi clienti che li ricordi. Con qualche accordo fisso su cosa registri, dove si trova e quando lo aggiorni, lo costruisci senza che diventi un lavoro amministrativo a parte.

Domande frequenti

Ho bisogno di un CRM per creare un database clienti?

Non necessariamente. Un foglio di calcolo ben tenuto funziona bene per una piccola azienda. Più importante dello strumento è che sia l'unico posto dove finiscono le informazioni sui clienti, e che il tuo team lo sappia.

Quanta storia devo tenere per ogni cliente?

Abbastanza da avere rapidamente il contesto a un nuovo contatto: che tipo di eventi, quale menu, ed eventuali particolarità come le allergie. Note dettagliate su ogni conversazione di solito costano più lavoro di quanto valgano.

Chi nel team dovrebbe avere accesso al database clienti?

Chiunque sia in contatto con i clienti: vendite, pianificazione e spesso anche la cucina quando si tratta di esigenze alimentari. Limitati a chi usa davvero quelle informazioni, così resta gestibile.

Come gestisco i dati dei clienti e la privacy?

Registra solo ciò che ti serve per organizzare bene un evento, e sii trasparente con il cliente su cosa conservi. Elimina i dati dei clienti che non prenotano più da anni e di cui non fai più nulla.

Come faccio a inserire i vecchi clienti nel mio database?

Ripassa le tue fatture degli ultimi due anni e segna i clienti che hanno prenotato più di una volta. Di solito è il lavoro di una serata e ti dà subito la lista da cui arrivano le tue nuove richieste.

Quando ricontatto un cliente del mio database?

Intorno al momento in cui ha prenotato l'anno scorso. Un'azienda che a novembre ha ordinato un aperitivo natalizio è giusta da richiamare a settembre. Mettilo come promemoria sulla scheda del cliente stesso, così non devi ricordartelo tu.

Catermonkey conserva per ogni cliente gli eventi precedenti, i menu e le esigenze alimentari insieme al preventivo stesso, così a una nuova richiesta vedi cosa hai consegnato l'ultima volta senza cercare nella tua casella email.

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