Gestire le assenze e le modifiche dell'ultimo momento
Un cliente che riduce il numero di invitati lo stesso giorno, o invitati che semplicemente non si presentano, fa parte del mestiere. Senza una politica di modifica chiara, sei tu a pagare l'acquisto e il personale già impegnati. In questo articolo trovi come fissare una scadenza oltre la quale i numeri sono definitivi, cosa modifichi ancora senza costi e cosa no, e come addebitare le assenze e le modifiche tardive senza danneggiare il rapporto con il cliente.
Le assenze e le modifiche tardive fanno parte del mestiere, ma non senza una politica
Quando un evento inizia, hai già acquistato e pianificato il personale in base al numero di invitati comunicato dal cliente. Se qualcuno riduce quel numero il giorno prima, o una parte degli invitati semplicemente non si presenta, sei tu a pagare quel conto, non il cliente, a meno che non abbiate concordato diversamente in anticipo.
Fissa una scadenza oltre la quale i numeri sono definitivi
Concorda una scadenza fissa, ad esempio 3-5 giorni lavorativi prima dell'evento, oltre la quale il numero indicato diventa il numero garantito. Prima di quella scadenza il cliente può ancora modificare senza costi, dopo addebiti il numero garantito, anche se il giorno stesso si presentano meno persone. Metti questa scadenza nel preventivo stesso invece che nelle note piccole delle condizioni, così non è una sorpresa per il cliente.
Cosa modifichi ancora senza costi, e cosa no
Una differenza di uno o due invitati di solito non vale la pena farne un problema, prevedi un piccolo margine per questo. Le differenze più grandi dopo la scadenza vengono addebitate al numero garantito. Distingui tra aumento e riduzione: invitati in più spesso si possono ancora inserire se l'acquisto lo permette, meno invitati dopo la scadenza non cambia nulla di ciò che hai già acquistato e pianificato.
Addebitare senza danneggiare il rapporto
Spiega la tua politica già quando invii il preventivo, non nel momento in cui qualcosa va storto. Mantieni la comunicazione professionale ma non rigida: spiega che acquisto e personale erano già impegnati, invece di limitarti a rimandare a una clausola delle tue condizioni. Metti la scadenza nelle condizioni generali e ricordala al cliente poco prima dell'evento, così addebitarla sembra una conseguenza logica invece di una sorpresa.
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Domande frequenti
Quando fissi la scadenza per il numero di invitati garantito?
Di solito 3-5 giorni lavorativi prima dell'evento, a seconda di quanto anticipo ti serve per acquisto e personale.
Addebiti sempre il numero completo per un'assenza?
Dopo la scadenza addebiti il numero garantito, anche se il giorno stesso si presentano meno invitati.
Un cliente può ancora aumentare il numero dopo la scadenza?
Spesso sì, se acquisto e personale lo permettono ancora. Ridurre il numero dopo la scadenza non è più gratuito.
Come fissi la scadenza per evitare discussioni?
Metti la scadenza nel preventivo e nelle condizioni generali, e ricordala al cliente poco prima dell'evento.
Come addebiti senza danneggiare il rapporto?
Spiega che acquisto e personale erano già impegnati, invece di limitarti a rimandare a una clausola delle tue condizioni.
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