Personeelskosten berekenen: van brutoloon naar wat een uur echt kost

Veel cateraars rekenen in hun offerte met het bruto-uurloon van hun mensen. Dat is de reden dat de marge na afloop lager uitvalt dan begroot. Bovenop het loon komen werkgeverslasten, en bovenop de gewerkte uren komen uren die je wel betaalt maar niet factureert. Hieronder staat hoe je van brutoloon naar een uurtarief komt waar je prijzen op kunt bouwen.

Brutoloon is niet wat een uur kost

Het bedrag dat op het loonstrookje staat, is het bedrag dat je medewerker verdient. Wat jou dat uur kost ligt daarboven, omdat er verplichtingen aan vastzitten die niet per uur zichtbaar zijn.

Als vuistregel rekenen horecabedrijven met een factor van ongeveer 1,3 tot 1,5 op het bruto-uurloon. Die marge is breed omdat hij afhangt van je pensioenregeling, je verzuim en hoeveel niet-productieve tijd je doorbetaalt. Gebruik hem om snel te rekenen, en vervang hem zodra je je eigen cijfers hebt.

Van bruto-uurloon naar je echte uurtarief

Tel op bij het bruto-uurloon:

• Vakantiebijslag. Wettelijk minimaal 8 procent over het brutoloon.
• Vakantiedagen en feestdagen. Dagen die je doorbetaalt en waarop niet gewerkt wordt. Reken die om naar een opslag per gewerkt uur.
• Werkgeverspremies. De sociale premies en de zorgverzekeringsbijdrage die jij afdraagt bovenop het loon.
• Pensioenpremie, het werkgeversdeel, als je onder een pensioenregeling valt.
• Verzuim. Loon dat doorloopt zonder dat er werk tegenover staat.
• Kleding, opleiding en gereedschap als je die verstrekt.

De percentages van premies en pensioen veranderen per jaar en per regeling. Haal ze uit je eigen loonaangifte of vraag ze op bij je salarisadministratie in plaats van met een algemeen getal te werken: op jaarbasis scheelt een paar procent een maandsalaris.

Betaalde uren tegen productieve uren

De tweede helft van het probleem zit niet in het tarief maar in het aantal uren. Bij catering factureer je zelden alles wat je betaalt. Denk aan:

• Reistijd heen en terug, inclusief laden en lossen.
• Opbouw en afbouw op locatie.
• Briefing vooraf en opruimen in je eigen keuken achteraf.
• Wachttijd op locatie omdat de zaal nog niet vrij is.

Een event van vier uur service is voor je team vaak een dag van acht tot tien uur. Reken je met vier, dan mis je de helft van je loonkosten. Zie hoeveel personeel per event voor de bezetting per servicevorm.

Een rekenvoorbeeld per opdracht

Stel: een buffet voor honderd gasten, vier uur service, met vier medewerkers.

• Bruto-uurloon gemiddeld €15,00. Met een factor 1,35 kost een uur je €20,25.
• Per medewerker: 1 uur laden en rijden, 2 uur opbouw, 4 uur service, 1,5 uur afbouw en terugrijden, 0,5 uur opruimen in de keuken. Samen 9 uur.
• Vier medewerkers maal 9 uur is 36 uur. Maal €20,25 is €729 aan loonkosten.

Had je gerekend met vier uur service maal vier mensen maal €15,00, dan stond er €240 in je calculatie. Het verschil van bijna €500 komt op honderd gasten neer op vijf euro per persoon, en dat is bij de meeste buffetten het verschil tussen winst en quitte spelen.

Loonkosten als percentage van je omzet

Naast de kostprijs per opdracht is het nuttig om je totale loonkosten tegen je omzet af te zetten. Dat getal vertelt je of je structuur klopt, niet of één opdracht goed liep.

Reken met alle loonkosten inclusief lasten, gedeeld door je omzet exclusief btw. Volg het per maand en per kwartaal. Een stijgend percentage bij gelijkblijvende omzet betekent bijna altijd dat je uren weglekken in opbouw, wachttijd of overuren, en niet dat je lonen te hoog zijn. Zie wat een gezonde winstmarge is.

Uitzendkrachten en oproepkrachten

Bij een uitzendkracht staat er één tarief op de factuur en dat is meteen je kostprijs: de lasten zitten er al in. Vergelijk dat tarief dus niet met het brutoloon van je eigen mensen, maar met hun volledige uurtarief inclusief opslagen. Het verschil is in de praktijk kleiner dan het lijkt.

Bij oproepkrachten let je op het minimumaantal uren dat je per oproep moet betalen. Iemand voor twee uur laten komen kan je drie uur kosten. Zie oproep- en uitzendkrachten inplannen voor pieken.

Wat je ermee doet in je offerte

Zet personeel als eigen regel in je offerte, met het aantal uren erbij. Dat heeft twee voordelen: de klant ziet waar het geld heen gaat, en bij een wijziging in tijden of aantallen kun je de regel aanpassen zonder je hele prijs open te breken.

Reken na afloop terug wat het werkelijk was. Pas als je dat een paar opdrachten doet, weet je of je factor en je urenschatting kloppen, en kun je stoppen met rekenen op gevoel.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken je de personeelskosten per uur?

Neem het bruto-uurloon en tel daar de werkgeverslasten bij op: minimaal 8 procent vakantiebijslag, doorbetaalde vakantie- en feestdagen, werkgeverspremies, het werkgeversdeel van het pensioen en een opslag voor verzuim. Als vuistregel komt dat neer op een factor 1,3 tot 1,5 op het brutoloon.

Welke factor gebruik je op het brutoloon?

Ongeveer 1,3 tot 1,5, afhankelijk van je pensioenregeling, je verzuim en hoeveel niet-productieve tijd je doorbetaalt. Gebruik die vuistregel alleen om snel te rekenen; haal de echte percentages uit je eigen loonaangifte, want ze veranderen per jaar.

Tellen reisuren en opbouw mee in je personeelskosten?

Ja, want je betaalt ze. Een event met vier uur service is voor je team vaak een dag van acht tot tien uur, inclusief laden, rijden, opbouw, afbouw en opruimen. Reken je alleen de service, dan mis je ongeveer de helft van je loonkosten.

Wat is een gezond loonkostenpercentage in de horeca?

Dat verschilt sterk per type bedrijf: een foodtruck zit lager dan een cateraar die met bediening werkt. Belangrijker dan het getal is de richting. Loopt het percentage op terwijl je omzet gelijk blijft, dan lekken er uren weg in opbouw, wachttijd of overuren.

Is een uitzendkracht duurder dan eigen personeel?

Minder vaak dan gedacht. Het uitzendtarief bevat alle werkgeverslasten al, dus je moet het vergelijken met het volledige uurtarief van je eigen mensen, niet met hun brutoloon. Het echte verschil zit meestal in inwerktijd en routine, niet in het tarief.