Catering empresarial: o que as empresas esperam de um caterer
Um cliente empresarial reserva de forma diferente de um casal que organiza um casamento. Não tem em mente uma festa única, mas almoços mensais, eventos de equipa e reuniões que simplesmente têm de acontecer. O que as empresas procuram num caterer não é necessariamente a apresentação mais impressionante ou o menu mais criativo. Procuram alguém de confiança, que fature com clareza e que não crie trabalho extra. É assim que deve posicionar a sua oferta.
O que um cliente empresarial realmente procura
As empresas que externalizam o catering pensam em processos. Querem saber: quanto custa, quando chega e o que têm de tratar por conta própria. Se essas três perguntas forem respondidas de forma rápida e clara, tem boas hipóteses de conseguir o pedido. E se correr bem, de conseguir o seguinte.
O que os clientes empresariais valorizam:
- Pontualidade. Um almoço de reunião que chega cinco minutos atrasado já é um problema. Os clientes empresariais planeiam com margens apertadas. Você também.
- Previsibilidade. Não querem renegociar o preço ou o conteúdo de cada vez. Um orçamento fixo ou um acordo-quadro funciona melhor do que uma tarificação personalizada a cada pedido.
- Faturação sem complicações. Muitas empresas trabalham com ordens de compra (números PO) e formatos de fatura obrigatórios. Se conseguir adaptar-se a isso, poupa trabalho à contabilidade deles. E assim é mais facilmente recontratado.
- Um único ponto de contacto. As empresas não gostam de ter de explicar quem são e o que precisam de cada vez. Um contacto dedicado da sua parte faz uma diferença real na relação.
O orçamento para um cliente empresarial
Um orçamento para uma empresa tem um aspeto ligeiramente diferente do de uma festa privada. Alguns detalhes que fazem a diferença:
- Preços líquidos e IVA separados. Os clientes empresariais recuperam o IVA e querem vê-lo claramente discriminado. Um preço total com IVA incluído sem discriminação funciona para consumidores, não para empresas.
- Referência ao número da ordem de compra. Se lhe enviarem um número PO, coloque-o em cada fatura. Sem esse código de referência, uma fatura é frequentemente devolvida ao remetente.
- Condições de pagamento claras. As empresas raramente pagam no próprio dia. Catorze ou trinta dias é o normal. Especifique isso explicitamente no orçamento para não ter de o pedir mais tarde.
- Uma política de cancelamento. As reuniões são canceladas, os orçamentos são congelados. Defina o que acontece em caso de cancelamento e a partir de quando cobra custos.
Pedidos recorrentes e acordos-quadro
O melhor de um cliente empresarial fixo é que depois do primeiro trabalho a prospeção desaparece em grande parte. Se fizer bem, eles simplesmente enviam-lhe uma mensagem para o próximo. Isso requer, no entanto, uma forma de trabalhar que facilite a repetição.
Um acordo-quadro estabelece as condições básicas: o que entrega, a que preço, com quanto de antecedência fazem o pedido e quais são as condições padrão de cancelamento. Já não precisa de fazer um orçamento para cada trabalho. O cliente envia uma confirmação de reserva, você entrega e fatura de acordo com os termos acordados.
Isso também funciona bem para si: melhor planeamento, menos surpresas e pode tratar das compras com antecedência. Proponha este tipo de acordo após dois ou três trabalhos bem-sucedidos. A maioria dos clientes aprecia que tome a iniciativa.
Em que difere de um evento privado
O catering empresarial tem uma dinâmica diferente de casamentos ou festas de aniversário. Algumas diferenças práticas:
- Menos emoção, mais logística. Não há um anfitrião nervoso ou uma noiva que ainda quer ajustar as flores. O interlocutor só quer saber se tudo estará pronto a tempo.
- Prazos mais curtos. Um almoço de empresa para a próxima terça-feira é normal. Certifique-se de que consegue responder rapidamente a pedidos de última hora, mesmo quando é inconveniente.
- Os alergénios não são um detalhe menor. As empresas têm funcionários com necessidades alimentares variadas. Leve isso a sério e pergunte sempre. Um resumo dos alergénios presentes em cada prato evita problemas.
- Acordo claro sobre a arrumação. Num escritório ninguém quer arrumar depois. Especifique claramente o que leva consigo e o que o cliente trata, para não haver discussões no final.
Como se apresentar como caterer empresarial
As empresas que externalizam o catering pela primeira vez procuram segurança. As referências de outras empresas pesam mais do que belas fotos de festas. Se tiver alguns clientes empresariais, pergunte se pode mencioná-los. Uma breve recomendação no seu site ou num orçamento faz mais do que uma página de descrições de produtos.
Outras coisas que tranquilizam os clientes empresariais: o seu número de contribuinte e NIPC em cada orçamento, prova de que cumpre o código de higiene alimentar, e um site claro que mostre o que oferece e como fazer um pedido. Quanto menos tiverem de procurar, melhores são as suas hipóteses de conseguir o primeiro trabalho.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre catering empresarial e catering de eventos normal?
O catering empresarial é para clientes profissionais: escritórios, organizações, empresas. Reservam com mais frequência, esperam mais estrutura em orçamentos e faturação, e valorizam a fiabilidade em detrimento da surpresa. Com o catering de eventos privados a experiência pesa mais do que a administração.
Devo cobrar preços mais baixos a clientes empresariais recorrentes?
Não necessariamente. O que as empresas querem é previsibilidade, não necessariamente o preço mais baixo. Um preço fixo por pessoa ou por pacote funciona bem. Pode oferecer um desconto de volume modesto para pedidos grandes ou regulares, mas nunca descontar tanto que a sua margem desapareça.
Como giro os pedidos de última hora de clientes empresariais?
Os clientes empresariais às vezes ligam dois dias antes. Decida antecipadamente que prazo mínimo aceita. Coloque isso no orçamento e repita-o no primeiro trabalho. Expectativas claras sobre o que é e não é possível evitam deceções mais tarde.
O que coloco na fatura quando uma empresa me dá um número de ordem de compra?
Coloque sempre o número PO na fatura, bem visível perto do topo ou no campo de referência. Muitas empresas não conseguem processar uma fatura sem o seu número de ordem de compra no sistema. Peça o número PO antes de entregar, não depois.
Como construo uma relação de longo prazo com uma empresa?
Entregue o primeiro trabalho sem erros e faça o acompanhamento com um breve e-mail. Pergunte se tudo correspondeu às expectativas e mencione que teria todo o gosto em estabelecer acordos fixos se precisarem de catering regularmente. Proponha um acordo-quadro após dois ou três trabalhos. As empresas satisfeitas ficam com um caterer que lhes facilita a vida.
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