Como fazer o acompanhamento após enviar um orçamento
Enviou um orçamento completo, tudo em ordem, e depois... silêncio. Sem resposta. É uma sensação que qualquer caterer conhece. Fazer o acompanhamento pode parecer desconfortável, mas é uma parte normal e profissional do processo de venda. A forma como o faz muitas vezes determina se esse orçamento se transforma num trabalho ou desaparece silenciosamente.
Qual é o melhor momento para fazer o acompanhamento?
A maioria dos caterers espera demasiado ou age demasiado depressa. Uma boa regra: entre em contacto 2 a 4 dias úteis após o envio do orçamento. É tempo suficiente para o cliente ler a proposta e discuti-la internamente, mas mantém-no relevante. Se o cliente indicou um prazo de decisão próprio, faça o acompanhamento um dia útil antes dessa data.
Segunda-feira de manhã e sexta-feira à tarde são maus momentos. As pessoas estão a arrancar a semana ou a fechá-la e costumam responder menos. Terça, quarta ou quinta-feira de manhã são geralmente melhores.
Qual método de comunicação funciona melhor?
Ligar ou enviar email? Depende da relação e de como correu o primeiro contacto. Se já houve contacto pessoal, ligar é geralmente o caminho mais rápido e mais próximo. Pode responder a perguntas diretamente, abordar eventuais reservas e perceber o ambiente. Se o cliente prefere email, respeite isso.
Uma boa abordagem: envie primeiro um breve email de acompanhamento e depois ligue se não receber resposta. Assim dá ao cliente a opção e não aparece como insistente. O email não precisa de ser longo: "Queria confirmar que o orçamento chegou bem e saber se tem alguma questão" é mais do que suficiente.
O que dizer numa conversa de acompanhamento
Mantenha um tom tranquilo e orientado para o serviço. Não está a ligar para pressionar, mas para ajudar. Algumas boas frases de abertura:
- "Liguei para confirmar que o orçamento chegou bem e se há algo a esclarecer."
- "Na semana passada enviámos um orçamento para o jantar de [data]. Queria saber se já têm alguma ideia da direção que vão tomar."
- "Há algo que eu possa explicar melhor ou ajustar?"
Se o cliente disser que ainda está a pensar, pergunte-lhe gentilmente quando prevê tomar uma decisão. Assim tem uma data concreta para o próximo contacto e nenhuma das partes fica na incerteza. Tome nota para não se esquecer.
Quantas vezes pode fazer o acompanhamento sem se tornar insistente?
Três vezes é uma boa referência. Após o primeiro acompanhamento a 2 a 4 dias úteis, se não houver resposta, espere mais uma semana. A terceira vez é a última: deixe uma mensagem breve e amigável sem qualquer expectativa implícita. Mais do que isso prejudica a relação mais do que a beneficia.
Ajuste os intervalos se o cliente indicar que precisa de mais tempo. Se alguém disser que decide no próximo mês, ligue no próximo mês, não na semana seguinte. Registe estes compromissos para os poder cumprir de forma fiável.
O que fazer se um cliente não responde
Após três tentativas sem resposta, é altura de fechar a conversa com elegância. Envie um breve email a indicar que está a encerrar o orçamento, mas que estão sempre disponíveis para retomar o contacto se as circunstâncias mudarem. Isto tem duas vantagens: o estado dos seus orçamentos mantém-se organizado e deixa uma boa impressão. Os clientes que agora não avançam podem ligar daqui a um ano.
Evite um tom frustrado, mesmo que duvide da seriedade da consulta. Um encerramento profissional é o que os clientes recordam. Mantenha também um registo interno dos orçamentos que ficaram sem trabalho, para identificar padrões e melhorar a sua abordagem ao longo do tempo.
Perguntas frequentes
Quanto tempo devo esperar antes de fazer o acompanhamento de um orçamento?
Entre 2 e 4 dias úteis é uma boa referência. Dá ao cliente tempo para ler o orçamento e discuti-lo internamente, mantendo-o relevante. Se o cliente indicou um prazo de decisão, faça o acompanhamento um dia útil antes dessa data.
É melhor ligar ou enviar um email para o acompanhamento de um orçamento?
Ligar é muitas vezes mais eficaz porque pode responder a perguntas ou reservas em tempo real. Mas se o cliente preferir email ou não tiver havido contacto pessoal anterior, um email é perfeitamente adequado. Uma boa abordagem é enviar primeiro um breve email e depois ligar se não receber resposta.
Quantas vezes posso fazer o acompanhamento no máximo?
Três vezes é um limite razoável. Mais do que isso pode parecer insistente e prejudicar a relação. Após três tentativas sem resposta, feche o orçamento com um email amigável que deixe a porta aberta para contacto futuro.
O que faço se o cliente disser que ainda está a pensar?
Pergunte-lhe quando prevê tomar uma decisão. Assim tem uma data concreta para o próximo contacto e ambas as partes sabem onde estão. Anote essa data para não a perder.
Como controlo quais os orçamentos que ainda aguardam resposta?
Com um sistema que acompanha o estado de cada orçamento: enviado, em análise, aprovado, recusado. No Catermonkey pode ver de relance quais os orçamentos que precisam de atenção, para nunca perder um momento de acompanhamento.
Com o Catermonkey sabe sempre quais os orçamentos ainda em aberto e quando fazer o acompanhamento.
Experimente grátis