Como fazer o acompanhamento após enviar um orçamento?

Enviou um orçamento bem feito, tudo em ordem, e depois... nada. Sem resposta. É uma sensação que qualquer caterer conhece. Fazer o acompanhamento pode parecer desconfortável, mas é uma parte normal e profissional do processo de venda. A forma como isso é feito determina se o orçamento se transforma num serviço ou desaparece em silêncio.

Qual é o melhor momento para fazer o acompanhamento?

A maioria dos caterers espera demasiado tempo, ou avança depressa demais. Uma boa regra: entre em contacto ao fim de 2 a 4 dias úteis. É tempo suficiente para o cliente ler o orçamento com calma, mas curto o bastante para continuar relevante. Se o cliente indicou um prazo de decisão, faça o acompanhamento num dia útil antes dessa data.

Segunda-feira de manhã e sexta-feira à tarde são maus momentos. As pessoas estão a arrancar a semana ou a fechá-la e costumam responder com menos rapidez. Terça, quarta ou quinta-feira de manhã costumam ser melhores momentos.

Que método de comunicação funciona melhor?

Ligar ou enviar email? Depende da relação e de como correu o primeiro contacto. Se já houve contacto pessoal, ligar costuma ser o caminho mais rápido e mais próximo. É possível responder a perguntas de imediato, acolher eventuais objeções e perceber o ambiente. Se o cliente prefere email, respeite essa preferência.

Uma boa abordagem: envie primeiro um breve email de acompanhamento e ligue depois se não receber resposta. Assim dá-se ao cliente a escolha e não se parece insistente. No email não é preciso um texto longo: «Queria só confirmar que o orçamento chegou bem e se há alguma dúvida» é mais do que suficiente.

O que dizer numa conversa de acompanhamento?

Mantenha um tom leve e orientado para o serviço. Não se liga para pressionar, mas para ajudar. Algumas boas frases de abertura:

• «Liguei só para perguntar se o orçamento chegou bem e se há algo que não esteja claro.»
• «Enviámos, na semana passada, um orçamento para o jantar de [data]. Queria saber se já têm alguma ideia da direção que vão tomar?»
• «Há algo que eu possa explicar melhor ou ajustar?»

Se o cliente disser que ainda está a pensar, pergunte com simpatia quando prevê tomar uma decisão. Assim há uma data concreta para o próximo contacto e ninguém fica na incerteza.

Quantas vezes se pode fazer o acompanhamento sem se tornar insistente?

Três vezes é uma boa referência. Depois do primeiro acompanhamento ao fim de 2 a 4 dias úteis, se não houver resposta, espere mais uma semana. A terceira vez é a última: deixe então uma mensagem breve e simpática, sem expectativa. Mais do que isso prejudica a relação mais do que ajuda.

Ajuste os intervalos se o cliente indicar que precisa de mais tempo. Se alguém disser «decidimos no próximo mês», ligue daqui a um mês, não daqui a uma semana. Registe este tipo de combinações para ter a certeza de que não se esquece.

O que fazer se um cliente não responder?

Depois de três tentativas sem resposta, é altura de encerrar com simpatia. Envie um email breve a dizer que o orçamento está a ser fechado, mas que podem sempre voltar a contactar se o planeamento mudar. Isto tem duas vantagens: o estado dos orçamentos mantém-se organizado, e fica uma boa impressão. Clientes que agora não avançam podem ligar de novo daqui a um ano.

Evite um tom frustrado, mesmo que haja dúvidas sobre se o cliente alguma vez levou isto a sério. Um encerramento profissional é o que os clientes recordam. E mantenha um registo interno de que orçamentos terminaram sem serviço, para poder identificar padrões e melhorar a abordagem.

Perguntas frequentes

Quanto tempo devo esperar antes de fazer o acompanhamento de um orçamento?

2 a 4 dias úteis é uma boa referência. Dá ao cliente tempo para ler o orçamento e discuti-lo internamente, mantendo o acompanhamento relevante. Se o cliente indicou um prazo de decisão, faça o acompanhamento num dia útil antes dessa data.

É melhor ligar do que enviar email para o acompanhamento de um orçamento?

Ligar costuma ser mais eficaz porque permite responder de imediato a perguntas ou objeções. Mas se o cliente preferir email, ou ainda não tiver havido contacto pessoal, um email é perfeitamente adequado. Uma boa abordagem é enviar primeiro um breve email e ligar depois se não houver resposta.

Quantas vezes posso fazer o acompanhamento, no máximo?

Três vezes é um limite seguro. Mais do que isso pode parecer insistente e prejudicar a relação. Depois de três tentativas sem resposta, encerre o orçamento com simpatia através de um email que deixe a porta aberta para um contacto futuro.

O que fazer se o cliente disser que «ainda está a pensar»?

Pergunte então quando prevê tomar uma decisão. Assim há um momento concreto para a próxima tentativa de contacto e ninguém fica na incerteza. Registe este combinado para não se esquecer.

Como se controla quais orçamentos ainda aguardam resposta?

Com um sistema de visão geral que acompanha o estado de cada orçamento: enviado, em análise, aprovado, recusado. No Catermonkey vê-se num relance quais os orçamentos que precisam de atenção, para nunca perder um momento de acompanhamento.

Com o Catermonkey sabe sempre quais os orçamentos ainda em aberto e quando deve fazer o acompanhamento.

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