Condições de cancelamento que protegem o caterer

Uma reserva cancelada duas semanas antes custa mais do que a simples perda de faturação. As compras já costumam estar feitas e a equipa já está planeada. Boas condições de cancelamento evitam que tenha de absorver sozinho esse custo.

De seguida lê como construir uma escala, o que exatamente deve cobrar e onde o deve registar.

Por que motivo são necessárias condições de cancelamento

Assim que uma reserva fica definitiva, começa a gastar dinheiro. Reserva equipa, encomenda ingredientes e, provavelmente, recusa outros pedidos para essa mesma data.

Um cancelamento tardio custa-lhe, portanto, duas vezes: a faturação que perde, mais os custos que já teve e já não pode anular. Essa segunda parte é a que os caterers mais esquecem, até o fornecedor entregar as caixas na mesma.

Sem condições de cancelamento claras, fica sem nada perante um cancelamento, mesmo que não tenha feito nada de errado. E normalmente já não consegue voltar a vender essa data.

Construir uma escala progressiva por data

A maioria dos caterers trabalha com uma escala progressiva: quanto mais próximo o cancelamento estiver da data do evento, mais alta a percentagem cobrada. Uma estrutura comum é esta.

• Mais de dois meses de antecedência: sem custos.
• Dentro de quatro semanas: cinquenta por cento do valor do orçamento.
• Dentro de uma semana: o valor total.

Ajuste as percentagens e os prazos exatos ao momento em que você próprio assume custos irreversíveis. Se encomenda carne fresca três dias antes e contrata equipa com duas semanas de antecedência, a sua escala deve seguir esses prazos, e não um período que copiou de um colega.

Mantenha o número de níveis limitado. Três ou quatro níveis consegue explicar numa frase a um cliente ao telefone, oito níveis já não.

O que cobrar em caso de cancelamento

Em vez de uma percentagem fixa, veja o que já foi efetivamente gasto ou comprometido: ingredientes encomendados que não podem ser devolvidos, equipa já confirmada, material alugado com reserva não cancelável.

Isso também é mais fácil de explicar. Um cliente que vê uma lista do que já tinha sido encomendado raramente discute a conta. Uma percentagem seca, sem justificação, gera mais resistência.

Um sinal ajuda nisto, porque já cobre parte dos custos antes de as condições de cancelamento entrarem em vigor. Vantagem adicional: quem já pagou, cancela menos facilmente.

Registar as condições de cancelamento no orçamento

Inclua a escala de forma explícita no orçamento ou nas suas condições gerais, e não escondida na letra pequena de um documento à parte que ninguém abre.

Indique claramente os prazos, as percentagens e se há exceções, por exemplo em caso de força maior. Escreva também a partir de que momento um cancelamento conta: o momento em que o cliente telefona, ou o momento em que o tem por escrito.

Um cliente que veja isto por escrito com antecedência sente um cancelamento, mais tarde, como mais justo do que se só falar nisso quando o problema já surgiu. Poupa-lhe também uma conversa incómoda numa semana em que já tem de tapar um buraco na sua agenda.

Perguntas frequentes

É possível cobrar em qualquer cancelamento?

Apenas se isso tiver sido claramente definido com antecedência no orçamento ou nas condições gerais. Sem acordo prévio, existe pouca base legal para cobrar custos de cancelamento.

Quantos escalões deve ter a escala?

Três a quatro níveis costumam funcionar bem: sem custos com muita antecedência, uma percentagem crescente à medida que a data se aproxima, e o valor total no último período antes do evento.

O que acontece se um cliente cancelar por força maior?

Muitos caterers incluem uma cláusula separada para força maior, por exemplo para condições meteorológicas extremas ou medidas governamentais. Defina com antecedência o que se enquadra nessa categoria, para não ser preciso improvisar no momento.

Um cancelamento tem de ser confirmado por escrito?

Peça-a sempre, e confirme também por email o que ficou combinado. Num cancelamento por telefone, de outro modo, fica a sua palavra contra a do cliente quando mais tarde se discutir a conta.

Um sinal ajuda para além das condições de cancelamento?

Sim. Um sinal já cobre parte dos custos antes de a escala de cancelamento entrar em vigor, e torna a reserva mais definitiva para o cliente desde logo.

A Catermonkey coloca as suas condições de cancelamento e o sinal, por defeito, em todos os orçamentos, para que não tenha de pensar nisso cliente a cliente. Num cancelamento, vê de imediato qual a escala aplicável e o que já tinha sido encomendado.

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