Condições de cancelamento que protegem o caterer
Uma reserva cancelada duas semanas antes custa mais do que a simples perda de faturação: as compras já costumam estar feitas, e a equipa já planeada. Condições de cancelamento claras evitam que o caterer tenha de absorver sozinho esse custo. Neste artigo mostra-se como construir uma escala progressiva e o que deixar por escrito no orçamento.
Por que motivo são necessárias condições de cancelamento
Assim que uma reserva é confirmada, já começam a existir custos: reserva-se equipa, encomendam-se ingredientes e possivelmente recusam-se outros pedidos para essa mesma data. Um cancelamento tardio afeta assim não só a faturação perdida, mas também custos já incorridos e que já não podem ser desfeitos. Sem condições de cancelamento claras, o caterer fica sem nada perante um cancelamento, mesmo que nada tenha sido feito de errado.
Construir uma escala progressiva por data
A maioria dos caterers trabalha com uma escala progressiva: quanto mais próximo o cancelamento estiver da data do evento, mais alta a percentagem cobrada. Uma estrutura comum é, por exemplo, sem custos para cancelamentos com mais de dois meses de antecedência, cinquenta por cento do valor do orçamento para cancelamentos dentro de quatro semanas, e o valor total dentro da última semana. Ajuste as percentagens e prazos exatos ao momento em que os próprios custos irreversíveis começam a ser assumidos, como compras ou contratação de equipa extra.
O que cobrar em caso de cancelamento
Em vez de uma percentagem fixa, veja o que já foi efetivamente gasto ou comprometido: ingredientes encomendados que não podem ser devolvidos, equipa já confirmada, material alugado com reserva não cancelável. Um sinal ajuda nisto, pois já cobre parte dos custos antes de as condições de cancelamento entrarem em vigor.
Registar as condições de cancelamento no orçamento
Inclua a escala de forma explícita no orçamento ou nas condições gerais, e não escondida na letra pequena de um documento à parte. Especifique claramente os prazos, as percentagens e se há exceções, por exemplo em caso de força maior. Um cliente que veja isto por escrito com antecedência sente também um cancelamento como mais justo, em comparação com o assunto ser levantado apenas quando o problema já surgiu.
Perguntas frequentes
É possível cobrar em qualquer cancelamento?
Apenas se isso tiver sido claramente definido com antecedência no orçamento ou nas condições gerais. Sem acordo prévio, existe pouca base legal para cobrar custos de cancelamento.
Quantos escalões deve ter a escala?
Três a quatro níveis costumam funcionar bem: sem custos com muita antecedência, uma percentagem crescente à medida que a data se aproxima, e o valor total no último período antes do evento.
O que acontece se um cliente cancelar por força maior?
Muitos caterers incluem uma cláusula separada para força maior, por exemplo para condições meteorológicas extremas ou medidas governamentais. Defina com antecedência o que se enquadra nessa categoria, para não ser preciso improvisar no momento.
Um sinal ajuda para além das condições de cancelamento?
Sim. Um sinal já cobre parte dos custos antes de a escala de cancelamento entrar em vigor, e torna a reserva mais definitiva para o cliente desde logo.
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