E se assinar um orçamento?

Assim que um orçamento é assinado, existe um acordo jurídico. Todas as condições, preços e combinações que constam no orçamento passam a valer, a partir desse momento, para as duas partes. A empresa de catering tem de entregar o que está escrito, o cliente tem de pagar o que está escrito. Um orçamento assinado deixa assim de ser uma proposta sem compromisso e passa a ser um contrato com consequências jurídicas para ambos.

O que acontece exatamente quando assina um orçamento?

Quando um cliente assina o seu orçamento de catering, surge um acordo vinculativo entre as duas partes. A partir desse momento, ambos ficam comprometidos. Entrega o catering combinado na data e hora combinadas, e o cliente paga o preço combinado.

Com essa assinatura, o cliente concorda com tudo o que está escrito: a ementa, o número de pessoas, o local, a data e todos os custos associados. Também os seus termos e condições gerais, que costumam ir em anexo, passam a fazer parte do contrato. Isto aplica-se tanto a um orçamento aceite digitalmente como a um assinado em papel.

No setor do catering, convém saber que um orçamento assinado costuma valer de imediato como contrato completo. Não precisa de enviar um contrato à parte: assinar o orçamento já chega para formalizar o acordo.

Que condições costumam constar num orçamento de catering?

Num orçamento de catering constam algumas condições que o cliente tem de ler com atenção antes de assinar, e que, por isso, tem de escrever com clareza. As mais importantes dizem respeito a pagamentos, cancelamentos e alterações.

As condições de pagamento dizem quando e como se paga. Muitas empresas de catering pedem um sinal de 25 a 50% ao assinar o orçamento, com o restante antes ou no dia do evento. Inclua também os custos cobrados à parte, como pessoal, loiça ou transporte.

As condições de cancelamento são o mais importante a ter por escrito. Definem até quando se pode cancelar sem custos e que valores cobra depois disso. A regra é quase universal: quanto mais perto da data, maiores os custos de cancelamento.

Além disso, inclui combinações sobre alterações no número de convidados, entrega, responsabilidade e o que acontece em caso de força maior. Também os alergénios, as dietas especiais e os requisitos do local têm lugar no orçamento. Isso evita discussões mais tarde.

Quanto tempo é válido um orçamento assinado?

Um orçamento de catering assinado é válido até ao dia do evento, exceto se estiver escrito algo diferente. Um orçamento que envia mas que ainda não está assinado costuma manter-se válido 30 dias. Assim que tiver uma assinatura, o acordo mantém-se em vigor até à entrega.

Se os preços se mantêm fixos durante esse período depende do que combinou. Para um evento daqui a alguns meses, os preços costumam ficar fixos. Para um evento mais distante no tempo, muitas empresas de catering incluem uma cláusula que lhes permite ajustar o preço se os custos de compra subirem muito.

Inclua esse tipo de combinações de forma clara no orçamento, sobretudo para um evento marcado com mais de seis meses de antecedência. Um cliente pode pedir uma garantia de preço até determinada data, e assim ambos sabem com o que contam se, entretanto, o preço da carne subir 15%.

Pode ainda fazer alterações depois de assinar?

Alterações depois de assinar um orçamento de catering são possíveis, mas nem sempre gratuitas. Pequenos ajustes, como mais ou menos alguns convidados, consegue normalmente resolver até uma data combinada antes do evento.

Alterar a ementa costuma ser possível até uma ou duas semanas antes da data, consoante a complexidade da alteração. Trocar um prato raramente tem custo extra, mas uma ementa totalmente refeita traz custos adicionais: nesse caso já comprou ou reservou junto do fornecedor.

Alterações grandes, como um local diferente, outra data ou um salto considerável no número de convidados, costumam exigir um novo orçamento com um novo cálculo de custos. Combine então com o cliente se ajustam o acordo original ou se começam de novo.

Registe sempre as alterações por escrito, mesmo que já tenha dito que sim ao telefone. Um email com o que foi combinado chega, e evita confusões no próprio dia.

E se se arrepender de um orçamento assinado?

Arrepender-se de um orçamento de catering assinado pode sair caro, porque é um acordo juridicamente vinculativo. Não há período de reflexão como numa compra online, por isso cancelar costuma significar pagar custos de cancelamento.

Quanto é, depende do momento do cancelamento e do que está escrito no orçamento. Costuma subir: dentro de 24 horas após assinar, por exemplo, custa 25% do preço total, dentro de uma semana 50%, e dentro de 48 horas antes do evento o preço total.

Por vezes chegam a um entendimento. Em caso de força maior, muitas empresas de catering preferem ajudar, ou adiar a data em vez de cancelar. Isso é boa vontade, não um direito, e cabe à empresa de catering decidir até onde vai.

Se um cliente quiser desistir de um orçamento assinado, peça-lhe que entre em contacto o mais depressa possível. Quanto mais cedo isso acontecer, mais espaço há para chegarem a um acordo e mais baixos ficam os custos para o cliente.

Assinar um orçamento de catering não é uma formalidade, tem consequências jurídicas. Garanta por isso que o orçamento indica o que vai entregar, que custos estão incluídos e o que acontece se algo mudar. Assim ninguém precisa de procurar depois o que afinal constava no orçamento.

O que isso significa para os seus orçamentos

Coloque as suas condições por defeito em cada orçamento, e elas aparecem também no pedido que envia à pressa numa sexta-feira à noite. Condições de cancelamento, sinal e a data limite até à qual o número de convidados pode mudar: essas três evitam a maior parte das discussões.

Uma empresa de catering que regista bem as suas condições de cancelamento no orçamento não precisa de negociar depois. Basta apontar o que foi assinado.

Na Catermonkey, o cliente assina o orçamento digitalmente, e essa assinatura fica registada com data e hora junto ao serviço. Vê sempre qual a versão foi assinada e o que continha. Se depois alterar alguma coisa, sai uma nova versão que o cliente volta a confirmar.

Perguntas frequentes

Quanto tempo tenho para ler bem um orçamento antes de assinar?

A lei não define um prazo, mas vale a pena reservar tempo para rever todas as condições. Se sentir pressão para assinar de imediato, basta pedir 24 a 48 horas. Uma empresa de catering organizada aceita isso sem problemas e não o apressa.

O que devo fazer se encontrar erros no orçamento depois de o assinar?

Ligue de imediato à empresa de catering para resolver o assunto. Erros genuínos, como uma data errada ou um número de pessoas incorreto, costumam ser corrigidos sem custos. Peça para enviarem o orçamento corrigido ou registe a alteração por email, assim fica tudo por escrito.

Pode uma empresa de catering ainda aumentar o preço depois de eu ter assinado o orçamento?

Em princípio não. Num orçamento assinado constam preços fixos que a empresa de catering tem de respeitar. A exceção é um evento marcado com muita antecedência (6 ou mais meses), em que o orçamento inclui uma cláusula sobre o ajuste de preço caso os custos de compra subam muito.

Como lido com uma empresa de catering que não cumpre os serviços combinados?

Registe o que correu mal, com fotografias e nomes de quem viu. Contacte de imediato a empresa de catering e peça uma solução. Se não chegarem a acordo, pode reter parte do pagamento e, se necessário, considerar medidas legais. O orçamento assinado é a sua prova do que foi combinado.

Que perguntas devo fazer antes de assinar um orçamento de catering?

Pergunte pelas condições de cancelamento, até quando ainda pode alterar, o que acontece em caso de mau tempo se o evento for ao ar livre, e se os custos de pessoal, transporte e loiça estão incluídos. Peça também algumas referências e confirme se a empresa de catering tem seguro de responsabilidade civil.

E se o meu evento não puder realizar-se por força maior (como a Covid)?

Depende da cláusula de força maior no orçamento. Muitas empresas de catering ajustaram as suas condições depois da Covid para que ficasse claro. Umas dão crédito para um evento posterior, outras cobram na mesma custos de cancelamento. Combine isto antes de assinar e peça para ficar por escrito.

Um orçamento assinado digitalmente é tão válido como um assinado fisicamente?

Sim, uma assinatura digital é juridicamente tão válida como uma assinatura em papel. Guarde uma cópia do orçamento assinado e dos anexos. Um pdf ou uma captura de ecrã chega como prova do acordo.

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