Otimizar as compras na sua empresa de catering: menos desperdício, melhores preços
Em muitas empresas de catering, as compras ainda seguem uma mistura de hábitos fixos: ligar sempre ao mesmo fornecedor, encomendar por intuição, e só perceber o que sobrou depois do evento. Isso custa dinheiro de duas formas, porque compra a mais para um evento e fica com pouco para o seguinte. Com alguns passos fixos no processo de compras, da previsão da procura aos acordos com fornecedores, mantém o controlo sobre o stock e sobre o preço de compra. Neste artigo mostramos como organizar as compras de forma mais inteligente, sem que isso se torne uma tarefa diária.
Porque é que as compras continuam a ser feitas "a olho"
A maioria dos caterers começa em pequena escala: um fornecedor fixo, uma lista em papel ou numa aplicação, e encomendas feitas com base na experiência. Isso funciona bem enquanto o número de eventos for controlável. Assim que gere vários eventos ao mesmo tempo, essa mesma experiência transforma-se num risco. Já não se lembra exatamente do que sobrou no evento semelhante anterior, e só percebe um cálculo errado quando o camião já está à porta ou quando falta material para um aumento de última hora.
Otimizar as compras não significa automatizar tudo. Significa criar alguns hábitos fixos, para que a estimativa seja feita sempre da mesma forma, em vez de depender de quem atendeu o telefone nesse dia.
Comece pela agenda, não pelo stock
Uma boa compra começa no que está reservado para as próximas semanas, não no que ainda está na câmara fria. Verifique, por evento, quantos convidados vêm, que menu foi combinado e que ingredientes se repetem em vários eventos. Assim vê rapidamente onde pode combinar encomendas, e evita comprar três vezes em separado os mesmos produtos base para três eventos distintos.
- Agrupe na sua planificação eventos com menus semelhantes, mesmo que as datas estejam distantes entre si.
- Calcule com uma pequena margem acima do número de convidados previsto, em vez de encomendar exatamente o número certo.
- Registe, por evento, o que sobrou, para comprar de forma mais precisa no evento semelhante seguinte.
Acordos fixos com os fornecedores
Quem faz sempre encomendas avulsas paga normalmente o preço mais alto, e fica em último lugar quando um fornecedor tem de escolher a quem dar prioridade em caso de escassez. Alguns acordos fixos fazem logo diferença na margem: volumes garantidos a um preço fixo para os produtos que compra com regularidade, um dia fixo de encomenda para que o fornecedor possa planear a entrega, e um acordo claro sobre o que acontece perante uma alteração de última hora no número de convidados. Os caterers que já têm isto definido não precisam de negociar de novo todas as semanas.
Listas de encomenda por evento, em vez de uma lista única
Uma lista de compras contínua para toda a empresa parece mais simples, mas na prática perde-se a noção de que produto era para que evento. Trabalhe antes com uma lista de encomenda separada por evento, associada ao número de convidados previsto e ao menu. Assim consegue ver de imediato, depois do evento, se a estimativa esteve certa, e vai construindo aos poucos uma imagem real do consumo por tipo de evento.
Controlar o preço de compra sem verificar todos os dias
Não precisa de rever os números todas as noites para manter o controlo. Escolha um momento fixo, por exemplo depois de cada evento grande ou uma vez por mês, e compare então o preço de compra real com o que tinha previsto no orçamento. Se um produto ficar estruturalmente mais caro do que esperado, sabe que tem de falar com o fornecedor ou ajustar o cálculo de preços antes que isso continue a custar margem.
Otimizar as compras não é um projeto que se conclui uma vez. São alguns hábitos que mantém: planear a partir da agenda, acordos fixos com fornecedores, e rever por evento se a estimativa esteve certa. Assim mantém o controlo sobre o stock e sobre a margem, sem que isso exija tempo extra.
Perguntas frequentes
Que quantidade de stock devo manter como reserva?
Isso varia por produto. Para produtos perecíveis, mantenha o mínimo de reserva possível e compre de forma direcionada por evento. Para produtos base duráveis que usa com frequência, uma pequena reserva fixa pode ajudar quando um fornecedor entrega com atraso.
As compras automatizadas são só para grandes empresas de catering?
Não. Mesmo sendo uma empresa pequena, beneficia de listas de encomenda fixas por evento e de um ritmo fixo com os fornecedores. A escala determina sobretudo quanto tempo poupa, não se vale a pena.
Como evito comprar a mais para um evento?
Calcule com uma margem pequena e fixa acima do número confirmado de convidados, em vez de uma estimativa generosa feita a olho, e registe depois o que sobrou. Ao fim de alguns eventos semelhantes, vai reconhecer um padrão e conseguirá comprar com mais precisão.
E se um fornecedor ficar estruturalmente caro demais?
Compare primeiro se se trata de um aumento temporário ou de uma diferença estrutural. Depois, tenha a conversa com números concretos, e mantenha um segundo fornecedor de reserva para os seus produtos mais importantes, para não depender de uma única parte.