Otimizar as compras na sua empresa de catering: menos desperdício, melhores preços

Em muitas empresas de catering, as compras continuam a passar por uma mistura de hábitos fixos: ligar ao mesmo fornecedor, encomendar a olho, e só ver no final o que sobrou. Isso custa dinheiro dos dois lados, porque compra a mais para um evento e falta-lhe a seguir no próximo.

Com alguns passos fixos, desde estimar quanto precisa até fechar acordos com o fornecedor, mantém o controlo do seu stock e do seu preço de compra. Neste artigo descobre como organizar melhor as compras sem que isso se torne uma tarefa diária.

Porque as compras continuam muitas vezes a ser feitas a olho

A maioria dos caterers começa em pequeno: um fornecedor fixo, uma lista em papel ou numa aplicação, e encomendas por experiência. Isso funciona bem enquanto o número de eventos se mantém controlável.

Assim que gere vários eventos ao mesmo tempo, essa mesma experiência torna-se um risco. Já não sabe ao certo o que sobrou no último evento semelhante, e só percebe uma estimativa errada quando o camião chega à porta, ou quando falta mesmo pouco para vinte convidados que se juntam no próprio dia.

Comprar com mais rigor não significa que tudo tem de acontecer sozinho. Significa criar alguns hábitos fixos, para que a estimativa seja feita sempre da mesma forma e não dependa de quem atende o telefone nesse dia.

Comece pela sua agenda, não pelo seu stock

Uma boa compra começa pelo que está marcado para as próximas semanas, não pelo que ainda está na câmara frigorífica. Veja, evento a evento, quantos convidados vêm, que menu ficou combinado e que ingredientes se repetem em vários eventos.

Assim vê de relance onde pode combinar encomendas. Isso poupa-lhe três encomendas separadas dos mesmos produtos base para três eventos distintos na mesma semana.

• Agrupe no seu planeamento os eventos com um menu semelhante, mesmo que as datas estejam afastadas.
• Calcule com uma margem pequena acima do número confirmado de convidados, em vez de no limite exato.
• Registe, por evento, o que sobrou, para comprar com mais rigor no próximo evento semelhante.

Acordos fixos com os seus fornecedores

Quem faz sempre encomendas avulsas acaba muitas vezes a pagar o preço mais alto. E fica em último lugar quando um fornecedor tem de escolher a quem dar prioridade em caso de escassez.

Alguns acordos fixos poupam margem de imediato. Pense em volumes garantidos a um preço fixo para os produtos que se repetem todas as semanas, um dia de encomenda fixo para que o fornecedor possa planear a entrega, e um acordo claro sobre o que acontece se as quantidades mudarem à última da hora.

Os caterers que já fixaram isto não precisam de negociar de novo todas as semanas. A conversa sobre o preço passa a acontecer uma ou duas vezes por ano, e o resto do ano é só sobre a entrega.

Listas de encomendas por evento em vez de uma lista única

Uma lista de compras única e contínua para toda a empresa parece organizada, mas na prática perde-se de vista qual o produto destinado a qual evento.

Trabalhe em vez disso com uma lista de encomendas separada por evento, ligada ao número de convidados e ao menu. No final vê logo se a estimativa estava certa, e ao fim de uma dezena de eventos tem uma imagem fiável do seu consumo real por tipo de serviço.

Controlar o preço de compra sem ter de somar tudo todos os dias

Não precisa de rever os números todas as noites para manter o controlo. Escolha um momento fixo, por exemplo depois de cada evento grande ou uma vez por mês, e compare então o preço de compra real com o que tinha orçamentado.

Se um produto está sistematicamente mais caro do que esperava, já sabe o suficiente. Fale com o fornecedor sobre isso, ou ajuste o seu cálculo de preços antes que isso lhe custe mais um trimestre de margem.

Comprar melhor não é um projeto que se conclui de uma vez. São alguns hábitos que mantém: planear a partir da agenda, acordos fixos com os fornecedores e rever, evento a evento, se a estimativa estava certa. Assim mantém o controlo do seu stock e da sua margem, sem que isso lhe tome tempo extra.

Perguntas frequentes

Que quantidade de stock devo manter como reserva?

Isso varia consoante o produto. Para produtos perecíveis, mantenha o mínimo possível e encomende por evento específico. Para produtos base duráveis que usa com frequência, uma pequena reserva fixa é útil para quando um fornecedor atrasa uma entrega.

A compra automatizada só serve empresas de catering grandes?

Não. Mesmo como empresa pequena, beneficia de listas de encomendas fixas por evento e de um ritmo fixo com os seus fornecedores. A escala determina quanto tempo ganha com isso, não se vale a pena.

Como evito comprar a mais para um evento?

Calcule com uma margem pequena e fixa acima do número confirmado de convidados em vez de uma estimativa generosa a olho, e registe no final o que sobrou. Ao fim de alguns eventos semelhantes vê um padrão e compra com mais rigor.

E se um fornecedor ficar sistematicamente caro demais?

Veja primeiro se é um aumento de preço temporário ou uma diferença permanente. Depois tenha a conversa com números concretos das suas próprias compras, e tenha sempre um segundo fornecedor de reserva para os seus produtos mais importantes.

Com que frequência devo comparar os meus preços de compra com o mercado?

Duas vezes por ano chega para a maioria das empresas de catering, mais uma ronda extra se a ementa mudar bastante. Comparar com mais frequência raramente compensa o tempo que leva.

O que faço com os restos depois de um evento?

Registe o que sobra antes de guardar no frio, e inclua essa quantidade na lista de encomendas do próximo evento. Assim não se perde de vista e não compra stock a dobrar na semana seguinte.

A Catermonkey faz a lista de encomendas por evento a partir do menu e do número de convidados, e mostra no final o que realmente comprou face ao que tinha orçamentado.

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