Quanto pode um orçamento divergir?

Um desvio do orçamento na restauração e no setor de eventos é a diferença entre o orçamento que enviou e o preço que acaba por constar na fatura. Pequenos desvios de 5 a 10% os clientes aceitam geralmente sem problemas, mas em diferenças maiores tem de ter ligado antes e feito acordos. (fonte: Eventcreators)

O que significa exatamente um desvio do orçamento?

Um desvio do orçamento é a diferença entre o preço que apresentou e o valor que acaba por cobrar. Na catering e em eventos isso acontece constantemente, porque entre a primeira conversa e o próprio dia muda sempre alguma coisa.

Para si, como fornecedor, um desvio de preço no orçamento significa que tem de explicar porque é que os custos mudaram. Para o seu cliente, uma conta mais alta sem explicação parece uma esquisitice, mesmo que o valor esteja correto. (fonte: WeFact)

As causas mais comuns são:

• Alterações no número de convidados
• Serviços extra adicionados durante o planeamento
• Custos imprevistos como pessoal ou material extra
• Flutuações no preço dos ingredientes

Que percentagem pode um orçamento divergir do preço final?

Não há nenhuma percentagem definida na lei para o desvio de preço do orçamento, mas na prática os empresários da restauração mantêm uma margem de 5 a 10% para custos imprevistos. Se ultrapassar isso, liga antes.

Para um orçamento de catering, o que mais importa ao seu cliente é saber com o que pode contar. A percentagem exata interessa-lhe menos do que a questão de ser ou não surpreendido. Inclua por isso uma margem e diga que a tem.

O que é habitual num orçamento de evento:

• Até 5%: geralmente aceitável sem aviso prévio
• 5 a 10%: comunique antecipadamente possíveis custos extra
• Acima de 10%: peça sempre autorização para custos extra

Quando pode ajustar um orçamento depois de aceite?

Pode ajustar um orçamento aceite quando há alterações substanciais no serviço, ou circunstâncias sobre as quais não tem controlo. Faça isso sempre em conjunto com o seu cliente, e peça autorização prévia em alterações maiores. Isso evita discussões mais tarde.

Razões válidas para alterar um orçamento:

• O cliente altera substancialmente o número de convidados
• Adição de serviços extra ou itens de menu
• Alterações de local que trazem custos extra
• Subidas extremas no preço dos ingredientes
• Regulamentação ou medidas de segurança imprevistas

Comunique essas alterações no momento em que acontecem, não na conta final. Um cliente que na terceira semana ouve que mais cinquenta convidados custam 900 €, diz sim ou não. Esse mesmo cliente que só vê isso na fatura, liga ao seu contabilista. (fonte: Baak Juristen)

Como evita surpresas desagradáveis na conta final?

Evita surpresas ao fazer acordos claros sobre possíveis custos extra, e ao comunicar de imediato as alterações durante o planeamento.

Dicas práticas para preços transparentes na restauração:

• Indique no orçamento quais os custos variáveis
• Envie atualizações intermédias quando há alterações
• Combine quem pode aprovar trabalho extra
• Mostre no orçamento um intervalo de valores, para o cliente ter uma expectativa realista
• Registe todas as alterações por escrito

Um bom sistema regista todas as alterações e calcula-as de imediato, para as poder enviar. Assim evita que dez pequenos ajustes se transformem juntos numa surpresa de 1.200 €. (fonte: WeFact)

O que fazer quando o preço final é mais alto do que o orçamento?

Se está do lado de quem recebe, por exemplo como arrendatário ou subcontratado, pode pedir o cálculo de custos do evento sem problemas. Tem direito a uma explicação sobre a origem dos custos extra.

Passos que pode dar:

• Peça uma especificação detalhada de custos
• Verifique se as alterações foram comunicadas antecipadamente
• Negoceie custos extra não razoáveis
• Procure soluções de compromisso para futuras colaborações
• Registe tudo, para o caso de a situação acabar em tribunal

A maioria das discussões nasce de falhas de comunicação, não de má-fé. Ligue primeiro, compare o orçamento com a conta final, e procurem juntos algo com que ambos possam avançar. O inverso funciona da mesma forma: se o seu cliente recebe uma conta mais alta, dê-lhe a mesma explicação que você próprio gostaria de receber.

Como faz, enquanto empresário, orçamentos realistas?

Criar preços de catering realistas é possível calculando tudo ao detalhe e reservando uma margem para custos imprevistos. Veja para isso o que serviços semelhantes lhe custaram realmente no ano passado.

Passos importantes para uma definição de preços precisa:

• Calcule todos os custos, incluindo pessoal, transporte e material
• Inclua uma margem de 5 a 10% para despesas imprevistas
• Use modelos fixos para serviços que se repetem
• Ligue os ingredientes aos pratos, para que as compras sejam calculadas automaticamente
• Veja, por prato e por evento, qual é a sua margem

Com uma forma fixa de calcular, os seus orçamentos ficam consistentes e realistas. Se o seu sistema calcula todos os custos sozinho, como na Catermonkey, nunca mais se esquece da carrinha, da louça ou das horas de lavagem.

Os desvios de orçamento fazem parte deste trabalho. A diferença entre um cliente que volta e um cliente que desiste está na comunicação à volta disso. Acordos claros à partida e comunicação a cada alteração poupam-lhe discussões na conta final. Quer saber como ajudamos os empresários da restauração nisso, entre em contacto connosco.

Sugestão de leitura: ➡️ Mais tempo, mais pedidos e melhor visão geral no Eventlocatie de Bloemfabriek

Perguntas frequentes

Como explica aos clientes que o preço final é mais alto do que o orçamento?

Indique exatamente quais as alterações que causaram os custos extra e remeta para o que combinou antecipadamente sobre custos variáveis. Envie uma especificação onde o cliente vê os itens extra. Combine depois como vai sinalizar isso mais cedo da próxima vez.

Tenho de pedir autorização, como fornecedor, para cada alteração de custo?

Abaixo de 5%, geralmente não, desde que tenha deixado isso registado antecipadamente. Entre 5 e 10% é aconselhável informar o cliente. Num desvio acima de 10%, peça sempre autorização prévia, caso contrário fica em posição fraca num conflito e perde também a confiança.

Que cláusulas devo incluir no meu orçamento para me proteger?

Inclua cláusulas sobre subidas no preço dos ingredientes, alterações no número de convidados, serviços extra e circunstâncias imprevistas. Acrescente também qual a margem que utiliza e quando pode ajustar o orçamento. Formule-o de forma curta e razoável, porque um texto ilegível não se aguenta num conflito.

Como calculo uma margem realista para custos imprevistos?

Olhe para eventos semelhantes do ano passado e some o que costumava acrescentar-se. Uma margem de 5 a 10% é habitual, mas aumente-a num evento complicado, em compras sensíveis à época do ano ou se o cliente ainda está indeciso quanto aos números. Anote porque utiliza determinada margem.

O que fazer se um cliente se recusa a pagar custos extra justificados?

Mostre que os custos extra se enquadram nas condições que combinou antecipadamente e ponha em cima da mesa toda a comunicação sobre isso. Tente primeiro chegar a acordo em conjunto, por exemplo assumindo uma parte por sua conta. Se isso não resultar, recorra a apoio jurídico com as suas provas organizadas.

Como evito que pequenas alterações se acumulem em grandes desvios de custo?

Trabalhe com um sistema que regista todas as alterações e calcula os custos de imediato. Envie ao seu cliente, semanalmente, um resumo do que mudou e do efeito no total. Combine também um valor a partir do qual, no total das alterações, quer primeiro luz verde, para que dez pequenos ajustes não se tornem num desvio de vinte por cento.

Que ferramentas de software ajudam a gerir alterações ao orçamento?

Software de catering como a Catermonkey atualiza o seu cálculo de custos assim que algo muda nos números ou no menu. Para empresas maiores há pacotes mais robustos com controlo orçamental. O essencial é: tem de ver de imediato quanto custa uma alteração, e poder enviar esse resultado ao cliente com um clique.

A Catermonkey calcula de imediato qualquer alteração nos números ou no menu no seu orçamento, para que possa avisar o cliente ainda no mesmo dia sobre o custo, em vez de só na conta final.

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