Einen Ablaufplan für einen Catering-Tag erstellen: so behalten Sie den Überblick

Ein Catering-Tag mit zu wenig Struktur wird schnell chaotisch, auch wenn die Vorbereitung auf dem Papier stimmte. Ein Ablaufplan legt fest, wer was wann macht, damit am Tag selbst jeder weiß, woran er ist.

Im Folgenden lesen Sie, wie Sie einen funktionierenden Ablaufplan erstellen, was hineingehört, und wie Sie ihn mit dem Ablaufplan des Kunden abstimmen.

Warum ein Ablaufplan mehr ist als ein Zeitplan

Ein Zeitplan sagt, wann etwas passieren muss. Ein Ablaufplan sagt auch, wer es macht, womit, und was passiert, wenn es anders läuft als gedacht.

Diesen Unterschied merken Sie am Tag selbst. Bei einem Zeitplan muss trotzdem noch jemand entscheiden, wer die Teller abräumt oder wer sich hinter die Bar stellt, sobald es voll wird. Bei einem Ablaufplan steht das schon fest, und niemand muss fragen.

Ohne Ablaufplan läuft ein Catering-Tag auf Improvisieren hinaus. Das funktioniert gut, solange alles nach Zeitplan läuft. Aber sobald etwas dazwischenkommt, wie ein Lieferant, der zu spät kommt, oder Gäste, die eine halbe Stunde früher eintreffen, entsteht genau dann Chaos, wenn Sie es am wenigsten gebrauchen können.

Was in einen guten Ablaufplan gehört

Ein funktionierender Ablaufplan ist so konkret, dass jemand, der ihn am Tag zuvor zum ersten Mal liest, genau weiß, was von ihm erwartet wird. Die Basis besteht aus:

• Ein Zeitplan pro Phase: Aufbau, Empfang, Service, Abbau, mit exakten Uhrzeiten statt „gegen Mittag“.
• Wer macht was: Namen oder Rollen, die jeder Aufgabe zugeordnet sind, nicht nur „das Team kümmert sich darum“.
• Material und Mengen: was mitgenommen wird, in welcher Menge, und wer das beim Einladen abzeichnet.
• Kontaktdaten: von der Location, dem Auftraggeber und Ihrem eigenen Team, damit niemand suchen muss, wenn es darauf ankommt.
• Besonderheiten: Allergien, Ernährungswünsche, Hausregeln der Location, Parkabsprachen.
• Der Abbau: um wie viel Uhr die Sachen draußen stehen müssen, und wer dann noch da ist, um sie einzuladen.

So bauen Sie ihn Schritt für Schritt auf

Beginnen Sie beim Endpunkt: Um wie viel Uhr muss der letzte Gast weg sein, und wann muss die Location leer übergeben werden? Arbeiten Sie von dort rückwärts zum Beginn des Tages.

So vermeiden Sie einen Ablaufplan, der auf dem Papier stimmt, aber in der Praxis zu wenig Zeit für den Abbau lässt, den Teil, der immer länger dauert, als man denkt.

Eine praktische Reihenfolge:

1. Legen Sie die festen Zeiten fest: Ankunft an der Location, Beginn des Aufbaus, Moment des Empfangs, Ende der Veranstaltung.
2. Verteilen Sie die Aufgaben pro Phase namentlich an Ihr Team.
3. Gehen Sie den Ablaufplan einmal laut mit Ihrem Team durch, bevor Sie ihn endgültig machen. Dabei fällt oft auf, dass zwei Personen dieselbe Aufgabe übernehmen wollten oder dass niemand an etwas gedacht hat.
4. Drucken Sie ihn aus oder teilen Sie ihn auf dem Telefon, aber sorgen Sie dafür, dass ihn am Tag selbst jeder bei sich hat, nicht nur Sie.

Stimmen Sie ihn mit dem Ablaufplan des Kunden ab

Bei größeren Veranstaltungen, wie Firmenfeiern oder Hochzeiten, hat der Auftraggeber oft selbst auch einen Ablaufplan: den Moment der Reden, den ersten Tanz, den Übergang vom Empfang zum Dinner. Ihr Ablaufplan muss dazu passen, nicht daneben laufen.

Fragen Sie deshalb immer nach dem Programm des Kunden, bevor Sie Ihren eigenen Zeitplan festlegen. Eine Rede, die sich zieht, bedeutet, dass das Hauptgericht eine Viertelstunde später in den Saal geht.

Steht diese mögliche Abweichung schon in Ihrem Ablaufplan, ist das kein Problem. Hatten Sie nicht damit gerechnet, stehen Sie mit einer Küche voller Teller da, die kalt werden, während jemand anders das Wort hat.

Ein Ablaufplan, der auch funktioniert, wenn etwas schiefgeht

Der beste Ablaufplan ist nicht für den Tag gemacht, an dem alles nach Plan läuft, sondern für den Tag, an dem das nicht der Fall ist. Bauen Sie deshalb bewusst etwas Spielraum in die knappen Momente ein.

Legen Sie außerdem vorab fest, wer entscheidet, wenn während der Veranstaltung etwas umgeworfen werden muss. Ohne diese Absprache stockt die Abstimmung genau in dem Moment, in dem Sie schnell reagieren müssen, und das halbe Team wartet auf dem Telefon auf eine Antwort.

Heben Sie abgeschlossene Ablaufpläne nach der Veranstaltung auf. Bei einem wiederkehrenden Kunden oder einer Eventlocation ist der Ablaufplan vom letzten Mal der schnellste Weg zu einem guten Ausgangspunkt, einschließlich der Dinge, die damals schiefgingen und die Sie nicht noch einmal erleben wollen.

Häufig gestellte Fragen

Wie detailliert muss ein Ablaufplan sein?

So detailliert, dass jemand, der nicht bei der Vorbereitung dabei war, den Tag selbstständig begleiten kann. Für einen kleinen Auftrag mit festem Team kann das eine halbe Seite sein. Für eine große Veranstaltung mit vielen Aushilfen arbeiten Sie besser mit einem Zeitplan im Viertelstundentakt und einer klaren Aufgabenverteilung.

Wer erstellt den Ablaufplan: der Caterer oder der Kunde?

Meistens erstellt der Caterer seinen eigenen Ablaufplan, abgestimmt auf das Programm des Kunden. Bei größeren Veranstaltungen mit Eventplaner teilt dieser oft einen allgemeinen Ablaufplan, an den Sie Ihre eigene Küchen- und Serviceplanung anpassen.

Was, wenn der Ablaufplan während der Veranstaltung nicht mehr stimmt?

Legen Sie vorab fest, wer vor Ort Zeiten oder Aufgaben verschieben darf. Meist ist das die Person, die vor Ort die Leitung hat. Ohne diese Klarheit entsteht Diskussion genau in dem Moment, in dem Sie eigentlich schnell eine Entscheidung brauchen.

Muss ich für jede Veranstaltung einen neuen Ablaufplan erstellen?

Nicht von null an. Für wiederkehrende Aufträge, wie einen festen Firmenlunch oder eine Hochzeitslocation, bei der Sie öfter stehen, nutzen Sie einen früheren Ablaufplan als Basis und passen nur die Details an. Das spart Zeit und verhindert, dass Sie etwas vergessen, das beim letzten Mal schon gelöst war.

Wann schicke ich den Ablaufplan an mein Team?

Ein paar Tage im Voraus, damit jeder ihn in Ruhe lesen und noch melden kann, wenn etwas nicht stimmt. Schicken Sie ihn erst am Abend davor, liest die Hälfte ihn erst im Bus auf dem Hinweg.

Was gehört in einen Ablaufplan für einen Catering-Tag an zwei Standorten?

Erstellen Sie pro Location einen eigenen Zeitplan mit einer eigenen verantwortlichen Person, und setzen Sie die Fahrt dazwischen als eigene Phase ein, mit Fahrzeit und wer was mitnimmt. Ein gemeinsamer Ablaufplan für zwei Standorte scheitert fast immer an der Frage, wo genau die Sachen gerade sind.

Catermonkey hält pro Auftrag fest, was mit muss, wer steht und um wie viel Uhr, sodass Ihr Ablaufplan aus den Daten des Auftrags entsteht, statt dass Sie ihn jedes Mal neu abtippen.

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