Alkohol ausschenken bei Veranstaltungen: was du regeln musst
Wenn du bei einem Event Getränke ausschenkt, bist du für mehr verantwortlich als nur den Einkaufspreis. Die Regeln rund um Alkohol auf externen Veranstaltungsorten sind strenger, als viele Caterer denken. Eine Genehmigung beantragen, mit Minderjährigen umgehen, Haftung wenn etwas schiefgeht: das musst du klären, bevor du die nächste Buchung mit einem Getränkearrangement annimmst.
Brauchst du eine Genehmigung?
Die meisten Caterer haben eine Gaststättenerlaubnis für ihre eigenen Räumlichkeiten. Diese Erlaubnis gibt dir jedoch keine Berechtigung, Alkohol an einem externen Veranstaltungsort auszuschenken. Sobald du außerhalb deiner eigenen genehmigten Räume arbeitest, benötigst du in der Regel eine Sondergenehmigung von der zuständigen Behörde des Veranstaltungsortes.
Diese Genehmigung beantragst du beim zuständigen Ordnungsamt oder der Gemeindeverwaltung. Sie gilt sowohl für private Feiern an gemieteten Veranstaltungsorten als auch für öffentliche Veranstaltungen. Die genauen Voraussetzungen variieren, aber als Faustregel solltest du zwei bis vier Wochen Vorlaufzeit einplanen. Beantrage sie früh im Buchungsprozess, nicht kurz vor dem Event.
Ausnahmen gibt es: wenn der Veranstaltungsort selbst eine Gaststättenerlaubnis hat und du als Caterer unter dieser Erlaubnis arbeitest, brauchst du möglicherweise keine separate Genehmigung. Kläre das immer vorab mit dem Veranstaltungsort und halte die Absprachen schriftlich fest.
Minderjährige: null Toleranz
Das gesetzliche Mindestalter für Alkohol liegt in Deutschland bei 16 Jahren für Bier und Wein sowie bei 18 Jahren für Spirituosen. Als Caterer bist du für die Einhaltung an deiner Bar oder deinem Getränkestand verantwortlich, unabhängig davon, was der Veranstaltungsorganisator oder der Veranstaltungsort sagt. Du darfst keinen Alkohol an jemanden ausgeben, der erkennbar unter dem jeweiligen Mindestalter ist, außer wenn er einen gültigen Ausweis vorzeigt.
Weise dein Personal vor jedem Event darauf hin. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter wissen, dass sie den Service verweigern dürfen und dass du als Arbeitgeber hinter dieser Entscheidung stehst. Ein Verstoß kann zu einer Geldstrafe führen.
Haftung wenn etwas schiefgeht
Wenn ein Gast nach der Veranstaltung einen Unfall verursacht und nachweisbar zu viel auf deiner Veranstaltung getrunken hat, kann deine Haftung ins Spiel kommen. Das gilt besonders dann, wenn es klare Anzeichen gab, dass jemand bereits zu viel hatte und du trotzdem weiterbedient hast.
Praktische Maßnahmen, die dich schützen:
- Benenne jemanden in deinem Team, der die Stimmung und den Alkoholkonsum im Laufe der Veranstaltung im Blick behält.
- Höre aktiv auf zu schenken, wenn jemand erkennbar zu viel getrunken hat. Das ist nicht nur rechtlich klug, es schützt auch deinen Ruf als Caterer.
- Halte in deinem Angebot fest, bis wann und unter welchen Bedingungen du Getränke ausschenkst.
- Prüfe eine Haftpflichtversicherung, die Veranstaltungsrisiken abdeckt. Frage deinen Versicherer, ob deine aktuelle Police dies einschließt.
Was ins Angebot gehört
Ein Getränkearrangement verdient im Angebot genauso viel Sorgfalt wie das Essen. Spezifiziere Folgendes:
- Welche Getränke inbegriffen sind und welche nicht (Spirituosen, Wein, Bier, Softdrinks).
- Bis wie viel Uhr du ausschenkst, unabhängig vom Verlauf der Feier.
- Ob du nach Verbrauch oder mit einem Festpreis pro Person arbeitest.
- Wer für die Beantragung der Genehmigung zuständig ist: du oder der Auftraggeber.
Dieser letzte Punkt ist entscheidend. Wenn am Tag selbst die Genehmigung fehlt und du das nicht schriftlich festgehalten hast, bist du der Ansprechpartner. Halte es schriftlich fest und bestätige es in der Auftragsbestätigung.
Korkengeld und Eigenwein
Manchmal möchte ein Kunde seinen eigenen Wein mitbringen und bittet dich, ihn einzuschenken. Das klingt einfach, aber auch hier gelten die Regeln: wenn du die Flasche öffnest und einschenkst, bist du derjenige, der ausschenkt. Die Regeln über Minderjährige und Haftung gelten dann auch für dich.
Vereinbare vorab, ob du das anbietest, und berechne ein Korkengeld pro Flasche. Das entschädigt dich für den Service und die Verantwortung und gibt dem Kunden die Wahl, seine eigenen Flaschen mitzubringen oder dein Getränkearrangement zu nutzen.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich immer eine Genehmigung, wenn ich Alkohol an einem externen Veranstaltungsort ausschenke?
Meistens ja. Eine Gaststättenerlaubnis gilt nur für deine eigenen genehmigten Räumlichkeiten. An einem externen Veranstaltungsort benötigst du in der Regel eine Sondergenehmigung, es sei denn, der Veranstaltungsort hat selbst eine Erlaubnis und du arbeitest unter dieser. Überprüfe das immer, bevor du eine Buchung annimmst.
Wie weit im Voraus sollte ich die Genehmigung beantragen?
Als sichere Faustregel gilt zwei bis vier Wochen vor der Veranstaltung, aber das variiert je nach Behörde. Manche Ämter fordern sechs Wochen Vorlaufzeit für größere Veranstaltungen. Erkundige dich bei der zuständigen Behörde für den Veranstaltungsort, sobald die Buchung bestätigt ist.
Was, wenn ein Minderjähriger bedient wird und ich es nicht gemerkt habe?
Du bist dafür verantwortlich, das Alter zu überprüfen. Wenn sich herausstellt, dass Alkohol an jemanden unter dem Mindestalter ausgegeben wurde, auch wenn es nicht beabsichtigt war, kannst du eine Geldstrafe erhalten. Weise dein Personal immer an, bei Zweifeln nach einem Ausweis zu fragen. „Ich dachte, er wäre älter" ist keine Rechtfertigung.
Darf ich den Service verweigern, wenn jemand schon zu viel getrunken hat?
Du darfst das nicht nur, du bist auch dazu verpflichtet. Du bist gesetzlich verpflichtet, Alkohol zu verweigern, wenn jemand erkennbar betrunken ist. Stelle sicher, dass dein Personal das weiß und diese Entscheidung treffen kann, ohne sich gegenüber dem Gast oder dem Organisator rechtfertigen zu müssen.
Sind die Genehmigungsvorschriften überall gleich?
Das Grundprinzip ist ähnlich, aber die spezifischen Anforderungen variieren je nach Bundesland und Gemeinde. Auch wenn du schon früher an einem Veranstaltungsort gearbeitet hast, überprüfe immer die aktuellen Vorschriften. Eine neue Verwaltung oder aktualisierte Ortsvorschriften können die Anforderungen ändern.
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