Alkohol ausschenken bei Veranstaltungen: was Sie regeln müssen

Die Regeln rund um Alkohol auf externen Veranstaltungsorten sind strenger, als viele Caterer denken. Eine Genehmigung beantragen, mit Minderjährigen umgehen, Haftung wenn etwas schiefgeht: das müssen Sie klären, bevor Sie die nächste Buchung mit einem Getränkearrangement annehmen.

Brauchen Sie eine Genehmigung?

Die meisten Caterer haben eine Gaststättenerlaubnis für ihre eigenen Räumlichkeiten. Diese Erlaubnis gibt Ihnen jedoch keine Berechtigung, Alkohol an einem externen Veranstaltungsort auszuschenken. Sobald Sie außerhalb Ihrer eigenen genehmigten Räume arbeiten, benötigen Sie in der Regel eine Sondergenehmigung von der zuständigen Behörde des Veranstaltungsortes.

Diese Genehmigung beantragen Sie beim zuständigen Ordnungsamt oder der Gemeindeverwaltung. Sie gilt sowohl für private Feiern an gemieteten Veranstaltungsorten als auch für öffentliche Veranstaltungen. Die genauen Voraussetzungen variieren, aber als Faustregel sollten Sie zwei bis vier Wochen Vorlaufzeit einplanen. Beantragen Sie sie früh im Buchungsprozess, nicht kurz vor dem Event.

Ausnahmen gibt es: wenn der Veranstaltungsort selbst eine Gaststättenerlaubnis hat und Sie als Caterer unter dieser Erlaubnis arbeiten, brauchen Sie möglicherweise keine separate Genehmigung. Klären Sie das immer vorab mit dem Veranstaltungsort und halten Sie die Absprachen schriftlich fest.

Minderjährige: null Toleranz

Das gesetzliche Mindestalter für Alkohol liegt in Deutschland bei 16 Jahren für Bier und Wein sowie bei 18 Jahren für Spirituosen. Als Caterer sind Sie für die Einhaltung an Ihrer Bar oder Ihrem Getränkestand verantwortlich, unabhängig davon, was der Veranstaltungsorganisator oder der Veranstaltungsort sagt. Sie dürfen keinen Alkohol an jemanden ausgeben, der erkennbar unter dem jeweiligen Mindestalter ist, außer wenn er einen gültigen Ausweis vorzeigt.

Weisen Sie Ihr Personal vor jedem Event darauf hin. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie den Service verweigern dürfen und dass Sie als Arbeitgeber hinter dieser Entscheidung stehen. Ein Verstoß kann zu einer Geldstrafe führen.

Haftung wenn etwas schiefgeht

Wenn ein Gast nach der Veranstaltung einen Unfall verursacht und nachweisbar zu viel auf Ihrer Veranstaltung getrunken hat, kann Ihre Haftung ins Spiel kommen. Das gilt besonders dann, wenn es klare Anzeichen gab, dass jemand bereits zu viel hatte und Sie trotzdem weiterbedient haben.

Praktische Maßnahmen, die Sie schützen:

• Benennen Sie jemanden in Ihrem Team, der die Stimmung und den Alkoholkonsum im Laufe der Veranstaltung im Blick behält.
• Hören Sie aktiv auf zu schenken, wenn jemand erkennbar zu viel getrunken hat. Das ist nicht nur rechtlich klug, es schützt auch Ihren Ruf als Caterer.
• Halten Sie in Ihrem Angebot fest, bis wann und unter welchen Bedingungen Sie Getränke ausschenken.
• Prüfen Sie eine Haftpflichtversicherung, die Veranstaltungsrisiken abdeckt. Fragen Sie Ihren Versicherer, ob Ihre aktuelle Police dies einschließt.

Was ins Angebot gehört

Ein Getränkearrangement verdient im Angebot genauso viel Sorgfalt wie das Essen. Spezifizieren Sie Folgendes:

• Welche Getränke inbegriffen sind und welche nicht (Spirituosen, Wein, Bier, Softdrinks).
• Bis wie viel Uhr Sie ausschenken, unabhängig vom Verlauf der Feier.
• Ob Sie nach Verbrauch oder mit einem Festpreis pro Person arbeiten.
• Wer für die Beantragung der Genehmigung zuständig ist: Sie oder der Auftraggeber.

Dieser letzte Punkt ist entscheidend. Wenn am Tag selbst die Genehmigung fehlt und Sie das nicht schriftlich festgehalten haben, sind Sie der Ansprechpartner. Halten Sie es schriftlich fest und bestätigen Sie es in der Auftragsbestätigung.

Korkengeld und Eigenwein

Manchmal möchte ein Kunde seinen eigenen Wein mitbringen und bittet Sie, ihn einzuschenken. Das klingt einfach, aber auch hier gelten die Regeln: wenn Sie die Flasche öffnen und einschenken, sind Sie derjenige, der ausschenkt. Die Regeln über Minderjährige und Haftung gelten dann auch für Sie.

Vereinbaren Sie vorab, ob Sie das anbieten, und berechnen Sie ein Korkengeld pro Flasche. Das entschädigt Sie für den Service und die Verantwortung und gibt dem Kunden die Wahl, seine eigenen Flaschen mitzubringen oder Ihr Getränkearrangement zu nutzen.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich immer eine Genehmigung, wenn ich Alkohol an einem externen Veranstaltungsort ausschenke?

Meistens ja. Eine Gaststättenerlaubnis gilt nur für Ihre eigenen genehmigten Räumlichkeiten. An einem externen Veranstaltungsort benötigen Sie in der Regel eine Sondergenehmigung, es sei denn, der Veranstaltungsort hat selbst eine Erlaubnis und Sie arbeiten unter dieser. Überprüfen Sie das immer, bevor Sie eine Buchung annehmen.

Wie weit im Voraus sollte ich die Genehmigung beantragen?

Als sichere Faustregel gilt zwei bis vier Wochen vor der Veranstaltung, aber das variiert je nach Behörde. Manche Ämter fordern sechs Wochen Vorlaufzeit für größere Veranstaltungen. Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Behörde für den Veranstaltungsort, sobald die Buchung bestätigt ist.

Was, wenn ein Minderjähriger bedient wird und ich es nicht gemerkt habe?

Sie sind dafür verantwortlich, das Alter zu überprüfen. Wenn sich herausstellt, dass Alkohol an jemanden unter dem Mindestalter ausgegeben wurde, auch wenn es nicht beabsichtigt war, können Sie eine Geldstrafe erhalten. Weisen Sie Ihr Personal immer an, bei Zweifeln nach einem Ausweis zu fragen. „Ich dachte, er wäre älter" ist keine Rechtfertigung.

Darf ich den Service verweigern, wenn jemand schon zu viel getrunken hat?

Sie dürfen das nicht nur, Sie sind auch dazu verpflichtet. Sie sind gesetzlich verpflichtet, Alkohol zu verweigern, wenn jemand erkennbar betrunken ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal das weiß und diese Entscheidung treffen kann, ohne sich gegenüber dem Gast oder dem Organisator rechtfertigen zu müssen.

Sind die Genehmigungsvorschriften überall gleich?

Das Grundprinzip ist ähnlich, aber die spezifischen Anforderungen variieren je nach Bundesland und Gemeinde. Auch wenn Sie schon früher an einem Veranstaltungsort gearbeitet haben, überprüfen Sie immer die aktuellen Vorschriften. Eine neue Verwaltung oder aktualisierte Ortsvorschriften können die Anforderungen ändern.

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