Anzahlung verlangen als Caterer: wie viel und wann?
Du hast ein tolles Angebot verschickt, der Kunde stimmt zu, und dann hörst du eine Weile nichts. Oder schlimmer: Zwei Wochen vor dem Event ruft jemand an und sagt ab. Eine Anzahlung verhindert beide Situationen. Aber wie viel verlangst du, und zu welchem Zeitpunkt? Das erklären wir hier.
Warum eine Anzahlung mehr bewirkt, als du denkst
Eine Anzahlung ist nicht nur ein Weg, deine Einkaufskosten zu decken. Obwohl das allein schon Grund genug wäre, sie zu verlangen. Sie macht auch deutlich, dass die Buchung ernst gemeint ist. Wer zahlt, befindet sich nicht mehr in der "Ich schaue mich noch um"-Phase. Dieser Nebeneffekt ist genauso wertvoll wie das Geld selbst.
Bei größeren Events müssen Einkäufe oft Wochen im Voraus erledigt werden: Zutaten, die du reservierst, Personal, das du buchst, Ausstattung, die du mietest. Wenn der Auftrag eine Woche vor dem Event doch nicht stattfindet, sind diese Kosten bereits entstanden. Eine Anzahlung deckt dieses Risiko ab.
Wie viel solltest du verlangen?
Die meisten Caterer arbeiten mit 25 bis 50% des Gesamtauftragswerts. Eine grobe Richtlinie:
- Kleine Aufträge (unter 500 €): 25–30%. Der Betrag ist überschaubar, der Einkauf begrenzt.
- Mittlere Events (500–2.000 €): 30–40%. Du buchst bereits Personal und bestellst frühzeitig.
- Große Events (über 2.000 €): 40–50%. Dein Risiko ist größer, die Logistik komplexer.
Es gibt kein festes Gesetz, aber bewusst vom Marktstandard abzuweichen ist etwas anderes als versehentlich zu niedrig zu liegen.
Wann verlangst du sie?
Sobald der Kunde das Angebot genehmigt. Nicht danach, nicht nach einer zweiten Bestätigung: direkt bei der Annahme.
In der Praxis funktioniert es so:
- Kunde genehmigt das Angebot, mündlich oder per E-Mail.
- Du verschickst die Anzahlungsrechnung noch am selben Tag.
- Sobald die Zahlung eingegangen ist, ist die Buchung verbindlich.
Diese Reihenfolge ist wichtig. Eine mündliche Zusage fühlt sich verbindlich an, kann sich aber schnell auflösen. Eine Zahlung nicht.
Schreib es einfach ins Angebot
Viele Caterer fordern eine Anzahlung im Nachhinein, als wäre es ein zusätzlicher Schritt, den sie verkaufen müssen. Aber wenn du sie ins Angebot aufnimmst, musst du später nicht darüber verhandeln.
Ein einfacher Satz reicht:
"Bei Annahme dieses Angebots senden wir eine Anzahlungsrechnung über 40% des Gesamtbetrags. Die Buchung ist verbindlich, sobald die Anzahlung eingegangen ist."
Das bereitet den Kunden im Voraus vor, und du musst es nicht als separates Gespräch führen.
Was, wenn jemand nicht zahlt?
Schick nach fünf Werktagen eine Erinnerung. Keine Reaktion? Ruf an. Halte den Termin vorerst offen, aber tätige noch keine Einkäufe.
Wenn die Zahlung ausbleibt und der Termin näher rückt, hast du das Recht, die Buchung zu stornieren. Schreib das auch ins Angebot: "Bei Ausbleiben der Anzahlung behält sich [dein Unternehmen] das Recht vor, die Buchung zu stornieren." Dann ist für alle klar, woran sie sind.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich 100% Anzahlung verlangen?
Das darfst du verlangen, aber es schreckt viele Kunden ab, besonders bei einer Erstbuchung. Manche Caterer nutzen bei kleinen oder kurzfristigen Aufträgen eine vollständige Vorauszahlung, aber für reguläre Events sind 30–50% die übliche Norm. Was du verlangst, hältst du in deinen Angebotsbedingungen fest. Dann gibt es keine Diskussion im Nachhinein.
Ist eine Anzahlung verbindlich, wenn ich sie nicht im Angebot stehen hatte?
Nein. Wenn dein Angebot keine Anzahlung erwähnt und der Kunde zustimmt, kannst du sie nicht nachträglich fordern. Füge sie deshalb immer zu deiner Angebotsvorlage hinzu, damit sie bei jedem neuen Angebot automatisch enthalten ist.
Was, wenn ein Kunde eine niedrigere Anzahlung möchte?
Du kannst darüber reden, aber kenne deine Grenze. Ein niedrigerer Betrag erhöht dein Risiko, also ziehe in Betracht, andere Bedingungen zu verschärfen: eine kürzere Zahlungsfrist für den Restbetrag oder strengere Stornobedingungen. Verhandeln ist in Ordnung, solange deine Einkaufskosten nicht ungedeckt bleiben.
Wie verarbeite ich die Anzahlung in der Schlussrechnung?
Führe die Anzahlung als bereits bezahlten Betrag auf der Schlussrechnung auf, damit der Kunde sieht, dass sie bereits verrechnet wurde. Zum Beispiel "Anzahlung erhalten am [Datum]: -450,00 €". Das vermeidet Fragen und ergibt eine saubere Abwicklung.
Was bei Stornierung: muss ich die Anzahlung zurückerstatten?
Das hängt von deinen Stornobedingungen ab. Wenn du sie nicht schriftlich festgelegt hast, stehst du rechtlich schwächer da. Die übliche Vorgehensweise: Stornierung mehr als vier Wochen vor dem Event gibt Anspruch auf teilweise Rückerstattung, innerhalb von zwei Wochen nicht. Lege die Staffelung im Voraus in deinem Angebot oder deinen allgemeinen Geschäftsbedingungen fest.
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