Anzahlung verlangen als Caterer: wie viel und wann?

Oder schlimmer: Zwei Wochen vor dem Event ruft jemand an und sagt ab. Eine Anzahlung verhindert beide Situationen. Aber wie viel verlangen Sie, und zu welchem Zeitpunkt? Das erklären wir hier.

Warum eine Anzahlung mehr bewirkt, als Sie denken

Eine Anzahlung ist nicht nur ein Weg, Ihre Einkaufskosten zu decken. Obwohl das allein schon Grund genug wäre, sie zu verlangen. Sie macht auch deutlich, dass die Buchung ernst gemeint ist. Wer zahlt, befindet sich nicht mehr in der "Ich schaue mich noch um"-Phase. Dieser Nebeneffekt ist genauso wertvoll wie das Geld selbst.

Bei größeren Events müssen Einkäufe oft Wochen im Voraus erledigt werden: Zutaten, die Sie reservieren, Personal, das Sie buchen, Ausstattung, die Sie mieten. Wenn der Auftrag eine Woche vor dem Event doch nicht stattfindet, sind diese Kosten bereits entstanden. Eine Anzahlung deckt dieses Risiko ab.

Wie viel sollten Sie verlangen?

Die meisten Caterer arbeiten mit 25 bis 50% des Gesamtauftragswerts. Eine grobe Richtlinie:

• Kleine Aufträge (unter 500 €): 25-30%. Der Betrag ist überschaubar, der Einkauf begrenzt.
• Mittlere Events (500-2.000 €): 30-40%. Sie buchen bereits Personal und bestellen frühzeitig.
• Große Events (über 2.000 €): 40-50%. Ihr Risiko ist größer, die Logistik komplexer.

Es gibt kein festes Gesetz, aber bewusst vom Marktstandard abzuweichen ist etwas anderes als versehentlich zu niedrig zu liegen.

Wann verlangen Sie sie?

Sobald der Kunde das Angebot genehmigt. Nicht danach, nicht nach einer zweiten Bestätigung: direkt bei der Annahme.

In der Praxis funktioniert es so:

1. Kunde genehmigt das Angebot, mündlich oder per E-Mail.
2. Sie verschicken die Anzahlungsrechnung noch am selben Tag.
3. Sobald die Zahlung eingegangen ist, ist die Buchung verbindlich.

Diese Reihenfolge ist wichtig. Eine mündliche Zusage fühlt sich verbindlich an, kann sich aber schnell auflösen. Eine Zahlung nicht.

Schreiben Sie es einfach ins Angebot

Viele Caterer fordern eine Anzahlung im Nachhinein, als wäre es ein zusätzlicher Schritt, den sie verkaufen müssen. Aber wenn Sie sie ins Angebot aufnehmen, müssen Sie später nicht darüber verhandeln.

Ein einfacher Satz reicht:

"Bei Annahme dieses Angebots senden wir eine Anzahlungsrechnung über 40% des Gesamtbetrags. Die Buchung ist verbindlich, sobald die Anzahlung eingegangen ist."

Das bereitet den Kunden im Voraus vor, und Sie müssen es nicht als separates Gespräch führen.

Was, wenn jemand nicht zahlt?

Schicken Sie nach fünf Werktagen eine Erinnerung. Keine Reaktion? Rufen Sie an. Halten Sie den Termin vorerst offen, aber tätigen Sie noch keine Einkäufe.

Wenn die Zahlung ausbleibt und der Termin näher rückt, haben Sie das Recht, die Buchung zu stornieren. Schreiben Sie das auch ins Angebot: "Bei Ausbleiben der Anzahlung behält sich [dein Unternehmen] das Recht vor, die Buchung zu stornieren." Dann ist für alle klar, woran sie sind.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich 100% Anzahlung verlangen?

Das dürfen Sie verlangen, aber es schreckt viele Kunden ab, besonders bei einer Erstbuchung. Manche Caterer nutzen bei kleinen oder kurzfristigen Aufträgen eine vollständige Vorauszahlung, aber für reguläre Events sind 30-50% die übliche Norm. Was Sie verlangen, halten Sie in Ihren Angebotsbedingungen fest. Dann gibt es keine Diskussion im Nachhinein.

Ist eine Anzahlung verbindlich, wenn ich sie nicht im Angebot stehen hatte?

Nein. Wenn Ihr Angebot keine Anzahlung erwähnt und der Kunde zustimmt, können Sie sie nicht nachträglich fordern. Fügen Sie sie deshalb immer zu Ihrer Angebotsvorlage hinzu, damit sie bei jedem neuen Angebot automatisch enthalten ist.

Was, wenn ein Kunde eine niedrigere Anzahlung möchte?

Sie können darüber reden, aber kennen Sie Ihre Grenze. Ein niedrigerer Betrag erhöht Ihr Risiko, also ziehen Sie in Betracht, andere Bedingungen zu verschärfen: eine kürzere Zahlungsfrist für den Restbetrag oder strengere Stornobedingungen. Verhandeln ist in Ordnung, solange Ihre Einkaufskosten nicht ungedeckt bleiben.

Wie verarbeite ich die Anzahlung in der Schlussrechnung?

Führen Sie die Anzahlung als bereits bezahlten Betrag auf der Schlussrechnung auf, damit der Kunde sieht, dass sie bereits verrechnet wurde. Zum Beispiel "Anzahlung erhalten am [Datum]: -450,00 €". Das vermeidet Fragen und ergibt eine saubere Abwicklung.

Was bei Stornierung: muss ich die Anzahlung zurückerstatten?

Das hängt von Ihren Stornobedingungen ab. Wenn Sie sie nicht schriftlich festgelegt haben, stehen Sie rechtlich schwächer da. Die übliche Vorgehensweise: Stornierung mehr als vier Wochen vor dem Event gibt Anspruch auf teilweise Rückerstattung, innerhalb von zwei Wochen nicht. Legen Sie die Staffelung im Voraus in Ihrem Angebot oder Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen fest.

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