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Die richtige Personalbesetzung für jeden Cateringevent

2026-06-25

Zwei Servicekräfte oder fünf? Ein Koch oder zwei? Wie viele Mitarbeiter Sie pro Event benötigen, ist eine Frage, die jeder Caterer bei jedem neuen Auftrag neu stellt, und zu wenig oder zu viele kostet beides Geld. Die Serviceart bestimmt größtenteils die Besetzung: Ausschenken am Tisch braucht mehr Hände als ein Buffet, ein Walking Dinner wieder etwas anderes. In diesem Artikel finden Sie praktische Richtwerte für jede Serviceform.

Warum die Serviceart den Ausschlag gibt

Die Gästezahl ist ein Ausgangspunkt, aber bei weitem nicht das ganze Bild. Ein Buffet für 100 Personen erfordert eine andere Besetzung als ein Fünf-Gänge-Menü für dieselbe Gruppe. Die Art, wie Sie servieren, bestimmt, wie viele Hände Sie brauchen und was diese leisten müssen.

Gehen Sie bei jedem Event zuerst von der Serviceart aus, dann erst von der Gästezahl. Darunter finden Sie pro Format einen Richtwert zum Arbeiten.

Ausschenken am Tisch

Das ist die personalintensivste Serviceform. Gäste sitzen, Gänge werden gereicht, Gläser werden nachgefüllt. Zu berücksichtigen:

• 1 Servicekraft pro 8 bis 12 Gäste für einen reibungslosen Ablauf
• 1 Chef de Rang oder Koordinator pro 3 bis 4 Servicekräfte
• Zusätzliche Köche in der Küche, wenn Sie mehr als 2 warme Gänge servieren

Bei einem formellen Dinner oder mehreren Gängen ist 1 zu 8 realistischer. Bei einem informelleren Dinner oder 2 Gängen kommen Sie mit 1 zu 12 oft gut aus.

Buffet

Ein Buffet braucht weniger Servicepersonal, aber mehr Logistik. Schüsseln müssen aufgefüllt, Gäste begleitet und schmutzige Teller abgeräumt werden.

• 1 Servicekraft pro 20 bis 30 Gäste für Auffüllen und Abräumen
• 1 bis 2 Personen gezielt am Buffettisch, wenn Sie warme Speisen servieren
• Auf den Spitzenmoment achten: die ersten 20 Minuten sind am stärksten frequentiert

Ein Selbstbedienungsbuffet ohne warme Speisen können Sie mit weniger Personal betreiben. Sobald Sie warme Speisen am Buffettisch anbieten, brauchen Sie dort dauerhaft jemanden.

Walking Dinner

Stehend, mit kleinen Häppchen, die herumgereicht werden. Das klingt einfach, erfordert aber ständige Präsenz und gute Koordination.

• 1 Servicekraft pro 15 bis 20 Gäste zum Herumgehen
• 1 bis 2 Personen für den Nachschub aus der Küche oder dem Depot
• Achtung: ein Walking Dinner läuft länger; rechnen Sie mit mindestens 2 bis 2,5 Stunden

Die Stärke eines Walking Dinners liegt im Rhythmus: Häppchen müssen pünktlich und in ausreichender Menge ankommen. Mit zu wenig Personal bricht dieser Rhythmus schnell zusammen.

Getränkeservice separat einplanen

Viele Caterer vergessen, den Getränkeservice separat zu budgetieren. Besonders bei einem längeren Abend oder einer offenen Bar ist das eine eigene Rolle:

• 1 Barmitarbeiter pro 40 bis 50 Gäste bei einer offenen Bar
• Beim Weinservice am Tisch: in die Besetzung der Servicekräfte einrechnen

Küche vs. Saal: die Aufteilung

Neben dem Saalpersonal brauchen Sie Köche. Eine Faustregel:

• Bis 50 Gäste: 1 bis 2 Köche
• 50 bis 100 Gäste: 2 bis 3 Köche
• 100 bis 200 Gäste: 3 bis 5 Köche, je nach Menü

Ein einfaches Buffet erfordert weniger Küchenpersonal als ein Mehrgänge-Menü mit à la minute-Zubereitung. Berücksichtigen Sie auch Auf- und Abbau: das sind Stunden, die gesondert vom Event anfallen.

Auf- und Abbauzeiten mitrechnen

Ein häufiger Fehler: Personal für die Dauer des Events einplanen, aber nicht für Vor- und Nachbereitung vor Ort. Je nach Umfang sollten Sie 1 bis 2 Stunden Aufbau und 1 bis 1,5 Stunden Abbau einkalkulieren. Diese Stunden gehören in die Besetzung und in den Selbstkostenpreis.

Im System festhalten

Richtwerte sind nützlich, aber erst dann wirklich handhabbar, wenn die Personalplanung Teil Ihres Auftragsmanagements ist. In Catermonkey legen Sie die geplanten Mitarbeiter direkt beim Auftrag fest, sodass Planung und Ausführung immer übereinstimmen.