Catering für eine Firmenfeier: Was ist anders als bei einer privaten Feier?
Bei einer Firmenfeier verhandeln Sie nicht mit den Gästen selbst, sondern meist mit einer Person aus dem HR- oder Office-Management, die ein bereits festgelegtes Budget pro Kopf mitbringt. Auch die Zahlen laufen anders: Während bei einer privaten Feier fast alle erscheinen, bleibt bei einer Firmenfeier ein Teil der Anmeldungen zu Hause, und das kostet Sie Geld, wenn Sie das nicht einplanen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit No-Shows umgehen, wie Sie ein festes Budget pro Gast in ein Angebot übersetzen, und welche Vereinbarungen bei einer Firmenfeier anders sind als bei einer privaten Feier.
Warum eine Firmenfeier einen anderen Ansatz braucht
Bei einer Hochzeit oder einem Geburtstag sprechen Sie mit den Menschen, die selbst auf der Feier sind. Bei einer Firmenfeier sprechen Sie mit jemandem aus dem HR- oder Office-Management, der die Feier im Namen von hundert Kolleginnen und Kollegen organisiert, mit einem Budget, das oft schon feststeht, bevor Sie das Angebot erstellen. Dazu kommt, dass die Feier fast immer um ein Programm herum aufgebaut ist: Reden, eine Preisverleihung, eine Präsentation. Dieses Programm bestimmt, wann Sie servieren, nicht umgekehrt.
No-Shows: verlassen Sie sich nicht auf die Anmeldeliste
Bei einer Firmenfeier sagt ein größerer Teil ab oder erscheint einfach nicht, als bei einer privaten Feier: Termine überschneiden sich, jemand ist krank, oder eine Deadline hält jemanden im Büro. Planen Sie deshalb nicht mit der Anzahl der Anmeldungen, sondern mit 85 bis 90 Prozent davon, sofern das Unternehmen keine feste Garantie auf die Zahl gibt.
Seien Sie vorsichtiger bei Einkäufen, die Sie nicht mehr rückgängig machen können, wie Fleisch und Fisch, und großzügiger bei Haltbarem oder Trockenem. So werfen Sie nicht das weg, was Sie für ein Unternehmen eingekauft haben, das seine eigene Anmeldeliste nicht aktualisiert hat.
Ein festes Budget pro Kopf in ein Angebot übersetzen
Wo ein Brautpaar fragt "was kostet das", gibt Ihnen ein Unternehmen meist einen Betrag pro Kopf vor, zum Beispiel 45 Euro inklusive Getränke, und Sie müssen darin bleiben. Teilen Sie dieses Budget in Ihrem Angebot in Essen, Getränke, Personal und Material auf, mit Ihrer Marge als eigener Position, statt einen Preis zu berechnen, der über dem Budget liegt und den Sie später kürzen müssen.
Arbeiten Sie öfter für Unternehmen, stellen Sie zwei oder drei Pakete zusammen, die zu häufig angefragten Budgets passen. So kann der Kunde wählen, ohne dass Sie jede Anfrage komplett neu durchrechnen.
Vereinbarungen, die bei einer privaten Feier nicht anfallen
Ein Unternehmen möchte die Rechnung meist auf den Namen der Organisation, oft mit einer Bestellnummer oder Kostenstelle für die eigene Buchhaltung. Fragen Sie das beim Erstgespräch ab, nicht erst beim Versenden der Rechnung. Klären Sie außerdem, wer für das Alkoholkonzept verantwortlich ist: Immer mehr Unternehmen möchten vertraglich festlegen, wie Sie mit Gästen umgehen, die zu viel getrunken haben. Und weil Unternehmen die Gästezahl häufiger kurzfristig anpassen als Privatkunden, vereinbaren Sie eine klare Frist, nach der Änderungen nicht mehr kostenlos sind.
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Häufig gestellte Fragen
Mit wie vielen No-Shows planen Sie bei einer Firmenfeier?
Planen Sie mit 85 bis 90 Prozent der Anmeldeliste, sofern das Unternehmen keine feste Garantie auf die Zahl gibt.
Wie gehen Sie mit einem festen Budget pro Kopf von einem Unternehmen um?
Teilen Sie das Budget in Essen, Getränke, Personal und Material auf, mit Ihrer Marge als eigener Position. Kommt das öfter vor, stellen Sie feste Pakete zusammen, die zu häufig angefragten Budgets passen.
Was muss auf der Rechnung für eine Firmenfeier stehen?
Der Name der Organisation, und oft eine Bestellnummer oder Kostenstelle. Fragen Sie das beim Erstgespräch ab, nicht erst beim Versenden der Rechnung.
Wer haftet für den Alkoholkonsum bei einer Firmenfeier?
Klären Sie das vorab vertraglich mit dem Auftraggeber. Immer mehr Unternehmen möchten das ausdrücklich festgelegt haben.
Bis wann kann ein Unternehmen die Gästezahl noch ändern?
Vereinbaren Sie eine feste Frist, nach der Änderungen nicht mehr kostenlos sind. Unternehmen passen Zahlen häufiger kurzfristig an als Privatkunden.
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