Catering für eine Firmenfeier: Was ist anders als bei einer privaten Feier?

Bei einer Firmenfeier verhandeln Sie nicht mit dem Brautpaar selbst, sondern oft mit einem HR- oder Office-Manager, der ein festgelegtes Budget pro Person mitbringt. Auch die Zahlen laufen anders: Während bei einer privaten Feier fast jeder kommt, bleibt bei einer Firmenfeier ein Teil der Anmeldungen zu Hause, und das kostet Sie Geld, wenn Sie das nicht einplanen. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie mit No-Shows umgehen, wie Sie ein festes Budget pro Gast in ein Angebot übersetzen, und welche Vereinbarungen Sie treffen, die bei einer privaten Feier keine Rolle spielen.

Warum eine Firmenfeier einen anderen Ansatz verlangt

Bei einer Hochzeit oder einem Geburtstag sprechen Sie mit den Menschen, die selbst auf der Feier stehen. Bei einer Firmenfeier sprechen Sie mit einem HR- oder Office-Manager, der die Feier im Namen von hundert Kollegen organisiert, mit einem Budget, das oft schon feststeht, bevor Sie das Angebot erstellen. Hinzu kommt, dass die Feier so gut wie immer um ein Programm herum gebaut ist: Reden, eine Preisverleihung, eine Präsentation. Dieses Programm bestimmt, wann Sie servieren, nicht umgekehrt.

No-Shows: Verlassen Sie sich nicht auf die Anmeldeliste

Bei einer Firmenfeier sagt oft ein größerer Teil ab oder erscheint einfach nicht, als bei einer privaten Feier: Termine kollidieren, Menschen sind krank, oder eine Deadline hält jemanden im Büro. Rechnen Sie deshalb nicht mit der Anzahl der Anmeldungen, sondern mit 85 bis 90 Prozent davon, es sei denn, das Unternehmen gibt eine feste Garantie auf die Zahl.

Seien Sie dabei zurückhaltender beim Einkauf, den Sie nicht mehr rückgängig machen können, wie Fleisch und Fisch, und großzügiger bei haltbaren oder trockenen Bestandteilen. So vermeiden Sie, dass Sie wegwerfen, was Sie für ein Unternehmen eingekauft haben, das selbst die Anmeldeliste nicht aktuell gehalten hatte.

Ein festes Budget pro Person in ein Angebot übersetzen

Während ein Brautpaar fragt „was kostet das“, gibt Ihnen ein Unternehmen oft einen Betrag pro Person vor, zum Beispiel 45 Euro inklusive Getränke, und Sie müssen innerhalb dieses Rahmens bleiben. Teilen Sie dieses Budget in Ihrem Angebot auf in Essen, Getränke, Personal und Material, mit Ihrer Marge als eigene Position, statt einen Preis zu berechnen, der über dem Budget liegt und den Sie hinterher streichen müssen.

Arbeiten Sie öfter für Unternehmen, stellen Sie zwei oder drei Pakete zusammen, die in gängige Budgets passen. Dann kann der Auftraggeber wählen, ohne dass Sie jede Anfrage komplett neu durchrechnen.

Vereinbarungen, die bei einer privaten Feier keine Rolle spielen

Ein Unternehmen möchte die Rechnung meist auf den Namen der Organisation, oft mit einer Bestellnummer oder Kostenstelle für die eigene Buchhaltung. Fragen Sie das beim Erstgespräch, nicht erst beim Versenden der Rechnung. Legen Sie außerdem fest, wer für die Alkoholrichtlinie verantwortlich ist: Unternehmen möchten immer häufiger vertraglich festhalten, wie Sie mit Gästen umgehen, die zu viel trinken. Und weil Unternehmen die Gästezahl öfter last-minute anpassen als Privatpersonen, vereinbaren Sie eine klare Frist, nach der Änderungen nicht mehr kostenlos sind.

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Häufig gestellte Fragen

Wie viele No-Shows rechnen Sie bei einer Firmenfeier ein?

Rechnen Sie mit 85 bis 90 Prozent der Anmeldeliste, es sei denn, das Unternehmen gibt eine feste Garantie auf die Zahl.

Wie gehen Sie mit einem festen Budget pro Person eines Unternehmens um?

Teilen Sie das Budget auf in Essen, Getränke, Personal und Material, mit Ihrer Marge als eigene Position. Machen Sie das öfter, stellen Sie feste Pakete innerhalb gängiger Budgets zusammen.

Was muss auf der Rechnung für eine Firmenfeier stehen?

Der Name der Organisation, und oft eine Bestellnummer oder Kostenstelle. Fragen Sie das beim Erstgespräch, nicht erst beim Versenden der Rechnung.

Wer haftet für den Alkoholkonsum bei einer Firmenfeier?

Legen Sie das vorab vertraglich mit dem Auftraggeber fest. Immer mehr Unternehmen möchten das ausdrücklich vereinbart sehen.

Bis wann kann ein Unternehmen die Gästezahl noch ändern?

Vereinbaren Sie eine feste Frist, nach der Änderungen nicht mehr kostenlos sind. Unternehmen passen Zahlen öfter last-minute an als private Kunden.

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