Grillcatering veranstalten: Worauf Sie als Caterer achten sollten
Ein sommerliches BBQ ist für viele Kunden die einfachste Veranstaltung, die sie buchen können, und für Sie als Caterer oft die anspruchsvollste in der Planung. Sie kochen im Freien, abhängig vom Wetter, mit direktem Grillen vor den Augen der Gäste, was eine andere Vorbereitung erfordert als ein serviertes Diner oder Buffet. In diesem Artikel zeigen wir, worauf Sie beim Grillcatering achten sollten, von den richtigen Mengen an Fleisch und Fisch bis zu einem Plan B bei Regen.
Warum ein Grillevent anders läuft als ein serviertes Event
Bei einem Walking Dinner oder Buffet ist der Großteil der Arbeit erledigt, bevor die Gäste eintreffen. Beim Grillcatering ist es umgekehrt: Das Grillen passiert live, kurz bevor oder sogar während die Gäste essen möchten. Das heißt, Sie kochen, timen und servieren gleichzeitig vor Ort, oft mit weniger Küchenausstattung als bei einem Indoor-Event. Ihr Grillmeister gibt das Tempo des Abends genauso vor wie der Gastgeber selbst, planen Sie diese Rolle deshalb fest ein und nicht als Nebenaufgabe für wen gerade frei ist.
Ein zweiter Unterschied ist die zeitliche Streuung beim Essen. Beim Grillen setzen sich die Gäste nicht alle gleichzeitig an den Tisch: Der eine möchte früh einen Burger, der andere wartet bis zum Abend auf das Hauptstück Fleisch. Ihr Vorrat und Ihre Grillkapazität müssen dieses ganze Zeitfenster abdecken, nicht nur einen Höhepunkt.
Wie viel Fleisch und Fisch pro Gast?
Ein gängiger Richtwert sind 300 bis 350 Gramm Fleischprodukte pro Person bei einem abendfüllenden Grillevent, verteilt auf zwei oder drei Sorten, zum Beispiel ein Burger, ein Stück Hähnchen und eine Wurst. Rechnen Sie zusätzlich mit 100 bis 150 Gramm Fisch oder einer vegetarischen Grilloption für alle, die kein rotes Fleisch essen, auch wenn das vorher niemand angegeben hat: Beim Grillen fragt so gut wie immer jemand spontan nach einer Alternative.
- Planen Sie mindestens eine vegetarische und eine Fischoption ein, auch bei kleinen Gruppen.
- Kalkulieren Sie Brötchen und Saucen separat: Brot geht bei einem Grillevent schneller aus, als viele Caterer erwarten.
- Rechnen Sie 10 bis 15 Prozent zusätzlich ein für Nachbestellungen und Überhang.
Ausrüstung und Aufbau vor Ort
Ein Grillevent braucht Ausrüstung, die Sie bei einem regulären Event nicht mitnehmen: Gasflaschen oder Kohle, zusätzliche Grillroste, einen Ersatzbrenner für den Fall, dass einer ausfällt, und Kühlung, die auch im Freien die Temperatur hält. Prüfen Sie vorab, ob die Location Strom und Wasser hat und ob offenes Feuer oder Gas überhaupt erlaubt ist; manche Gärten, Dachterrassen und Parks haben dafür strenge Vorgaben.
Arbeiten Sie mit einer festen Laufroute zwischen Grill, Ausgabepunkt und Gästen, damit sich Ihr Personal nicht mit heißen Platten in die Quere kommt. Bei größeren Gruppen (ab etwa 40 Gästen) ist eine zweite Grillstation oft günstiger als eine lange Warteschlange, die die Stimmung drückt.
Das Wetter als echtes Risiko
Ein Grillevent ist eine der wenigen Cateringformen, bei denen das Wetter direkten Einfluss auf die Durchführung hat. Nehmen Sie deshalb immer ein Zelt oder einen Pavillon in Ihr Angebot auf, auch wenn der Kunde nicht danach fragt, und klären Sie vorab, wer das organisiert und wer die Kosten bei einer kurzfristigen Änderung trägt. Legen Sie auch fest, was bei Unwetter passiert: ein Ausweichplan drinnen, eine andere Location oder ein angepasstes Menü, das sich schneller zubereiten lässt.
Halten Sie diese Absprachen direkt in Ihrem Angebot oder Ihren Stornobedingungen fest. Das erspart Diskussionen am Veranstaltungstag selbst, wenn keine Zeit mehr für eine ruhige Klärung bleibt.
Zusammengefasst
Grillcatering verlangt eine andere Planung als ein serviertes Diner: mehr Ausrüstung, einen Grillmeister als feste Rolle und einen Wetterplan, der schon im Angebot steht. Wer das vorab gut regelt, kommt entspannt durch eine ganze Eventsaison.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Fleisch planen Sie pro Gast bei einem Grillevent?
Rechnen Sie mit 300 bis 350 Gramm Fleisch pro Person, verteilt auf zwei oder drei Sorten, plus einer Fisch- oder vegetarischen Option von 100 bis 150 Gramm für alle, die kein Fleisch essen.
Wer organisiert den Pavillon bei schlechtem Wetter?
Klären Sie das vorab im Angebot: wer das Zelt oder den Pavillon organisiert, wer die Kosten bei einer kurzfristigen Änderung trägt und was der Ausweichplan bei Unwetter ist.
Brauchen Sie einen eigenen Grillmeister?
Ja, planen Sie den Grillmeister als feste Rolle in Ihrer Personalplanung ein. Diese Person gibt das Serviertempo vor und hat wenig Spielraum, gleichzeitig andere Aufgaben zu übernehmen.
Ab wie vielen Gästen brauchen Sie eine zweite Grillstation?
Ab etwa 40 Gästen ist eine zweite Grillstation meist günstiger als die Wartezeit und die gedrückte Stimmung, die bei nur einer Station entstehen.