Grillcatering veranstalten: Worauf Sie als Caterer achten sollten

Ein sommerliches BBQ ist für viele Kunden die einfachste Veranstaltung, die sie buchen können, und für Sie als Caterer oft die anspruchsvollste in der Planung. Sie arbeiten im Freien, abhängig vom Wetter, mit live Grillen direkt vor den Gästen. Das verlangt eine andere Vorbereitung als ein serviertes Diner oder ein Buffet. In diesem Artikel zeigen wir, worauf Sie beim Grillcatering achten sollten: von den richtigen Mengen an Fleisch und Fisch bis zu einem Plan B bei Regen.

Warum ein Grillevent anders läuft als ein serviertes Event

Bei einem Walking Dinner oder Buffet ist der Großteil der Arbeit erledigt, bevor die Gäste eintreffen. Beim Grillcatering ist es umgekehrt: Das Grillen passiert live, kurz bevor oder sogar während die Gäste essen möchten. Das heißt, Sie kochen, timen und servieren gleichzeitig vor Ort, oft mit weniger Küchenausstattung als bei einem Indoor-Event. Ihr Grillmeister gibt das Tempo des Abends genauso vor wie der Gastgeber selbst, planen Sie diese Rolle deshalb fest ein und nicht als Nebenaufgabe.

Ein zweiter Unterschied ist die zeitliche Streuung beim Essen. Beim Grillen setzen sich die Gäste nicht alle gleichzeitig an den Tisch: Der eine möchte früh einen Burger, der andere wartet bis zum Abend auf das Hauptstück Fleisch. Ihr Vorrat und Ihre Grillkapazität müssen dieses ganze Zeitfenster abdecken, nicht nur einen Höhepunkt.

Wie viel Fleisch und Fisch pro Gast?

Ein gängiger Richtwert sind 300 bis 350 Gramm Fleischprodukte pro Person bei einem abendfüllenden Grillevent, verteilt auf zwei oder drei Sorten (zum Beispiel ein Burger, ein Stück Hähnchen und eine Wurst). Rechnen Sie zusätzlich mit 100 bis 150 Gramm Fisch oder einer vegetarischen Grilloption für alle, die kein rotes Fleisch essen, auch wenn das vorher niemand angegeben hat: Beim Grillen fragt so gut wie immer jemand spontan nach einer Alternative.

• Planen Sie mindestens eine vegetarische und eine Fischoption ein, auch bei kleinen Gruppen.
• Kalkulieren Sie Brötchen und Saucen separat: Brot geht bei einem Grillevent schneller aus, als viele Caterer erwarten.
• Rechnen Sie 10 bis 15 Prozent zusätzlich ein für Nachbestellungen und Überhang.

Ausrüstung und Aufbau vor Ort

Ein Grillevent braucht Ausrüstung, die Sie bei einem regulären Auftrag nicht mitnehmen: Gasflaschen oder Kohle, zusätzliche Grillroste, einen Ersatzbrenner für den Fall, dass einer ausfällt, und Kühlung, die auch im Freien die Temperatur hält. Prüfen Sie vorab, ob die Location Strom und Wasser hat und ob offenes Feuer oder Gas überhaupt erlaubt ist; manche Gärten, Dachterrassen und Parks haben dafür strikte Vorgaben.

Arbeiten Sie mit einer festen Laufroute zwischen Grill, Ausgabepunkt und Gästen, damit sich Ihr Personal nicht mit heißen Platten in die Quere kommt. Bei größeren Gruppen (ab etwa 40 Gästen) ist eine zweite Grillstation oft günstiger als eine lange Warteschlange, die die Stimmung drückt.

Kühlung und Lebensmittelsicherheit im Freien

Rohes Fleisch, das einen Nachmittag in der Sonne steht, ist das Risiko, bei dem ein Grillevent am schnellsten schiefgeht. Halten Sie rohes und gegartes Fleisch getrennt, mit eigenen Schneidbrettern und Zangen, und holen Sie pro Runde aus der Kühlung, was auf den Grill passt, statt alles im Voraus bereitzustellen.

Halten Sie auch im Freien Ihre Temperaturen fest, genau wie Sie das in der Küche tun. Was dabei zu beachten ist, steht in Hygienevorschriften und HACCP in der Gastronomie, und die Allergene Ihrer Marinaden und Soßen gehören auf dieselbe Liste wie Ihre feste Karte: siehe die Allergenliste für die Gastronomie.

Das Wetter als echtes Risiko

Ein Grillevent ist eine der wenigen Cateringformen, bei denen das Wetter direkten Einfluss auf die Durchführung hat. Nehmen Sie deshalb immer ein Zelt oder einen Pavillon in Ihr Angebot auf, auch wenn der Kunde nicht danach fragt, und klären Sie vorab, wer das organisiert und wer die Kosten bei einer kurzfristigen Änderung trägt. Legen Sie auch fest, was bei Unwetter passiert: ein Ausweichplan drinnen, eine andere Location oder ein angepasstes Menü, das sich schneller zubereiten lässt.

Nehmen Sie diese Absprachen wörtlich in Ihr Angebot oder Ihre Stornobedingungen auf. Das erspart Diskussionen am Tag selbst, wenn keine Zeit mehr für eine ruhige Klärung bleibt.

Was Grillcatering vor allem von Ihrer Planung verlangt

Grillcatering verlangt eine andere Planung als ein serviertes Diner: mehr Ausrüstung, einen Grillmeister als feste Rolle und einen Wetterplan, der schon im Angebot steht. Wer das vorab gut regelt, kommt entspannt durch eine ganze Eventsaison.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Fleisch planen Sie pro Gast bei einem Grillevent?

Rechnen Sie mit 300 bis 350 Gramm Fleisch pro Person, verteilt auf zwei oder drei Sorten, plus einer Fisch- oder vegetarischen Option von 100 bis 150 Gramm für alle, die kein Fleisch essen.

Wer organisiert den Pavillon bei schlechtem Wetter?

Klären Sie das vorab im Angebot: wer das Zelt oder den Pavillon organisiert, wer die Kosten bei einer kurzfristigen Änderung trägt und was der Ausweichplan bei Unwetter ist.

Brauchen Sie einen eigenen Grillmeister?

Ja, planen Sie den Grillmeister als feste Rolle in Ihrer Personalplanung ein. Diese Person gibt das Serviertempo vor und hat wenig Spielraum, gleichzeitig andere Aufgaben zu übernehmen.

Ab wie vielen Gästen brauchen Sie eine zweite Grillstation?

Ab etwa 40 Gästen ist eine zweite Grillstation meist günstiger als die Wartezeit und die gedrückte Stimmung, die bei nur einer Station entstehen.

Welche Ausrüstung nehmen Sie für ein Grillevent vor Ort mit?

Gasflaschen oder Kohle, zusätzliche Grillroste, einen Ersatzbrenner und Kühlung, die auch draußen die Temperatur hält. Prüfen Sie außerdem vorab, ob Strom und Wasser vorhanden sind und ob offenes Feuer an diesem Standort erlaubt ist.

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