Stornobedingungen, die Sie als Caterer schützen
Eine Buchung, die zwei Wochen vorher storniert wird, kostet Sie mehr als nur den Umsatz: Der Einkauf ist oft schon erledigt, und das Personal ist bereits eingeplant. Klare Stornobedingungen sorgen dafür, dass Sie diese Kosten nicht komplett selbst tragen müssen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie eine Staffelung aufbauen und was Sie im Angebot festhalten.
Warum Sie Stornobedingungen brauchen
Sobald eine Buchung feststeht, entstehen bei Ihnen bereits Kosten: Sie reservieren Personal, bestellen Zutaten und sagen möglicherweise andere Anfragen für denselben Termin ab. Eine späte Stornierung trifft Sie also nicht nur beim entgangenen Umsatz, sondern auch bei Kosten, die Sie bereits gemacht haben und nicht mehr rückgängig machen können. Ohne klare Stornobedingungen stehen Sie bei einer Absage mit leeren Händen da, auch wenn Sie selbst nichts falsch gemacht haben.
Eine Staffelung nach Termin aufbauen
Die meisten Caterer arbeiten mit einer Staffelung: Je näher die Stornierung am Eventtermin liegt, desto höher der Prozentsatz, den Sie berechnen. Ein gängiger Aufbau ist zum Beispiel keine Kosten bei Stornierung mehr als zwei Monate im Voraus, fünfzig Prozent der Angebotssumme bei Stornierung innerhalb von vier Wochen und der volle Betrag innerhalb einer Woche. Stimmen Sie die genauen Prozentsätze und Fristen darauf ab, wie weit im Voraus Sie selbst unumkehrbare Kosten machen, etwa beim Einkauf oder bei der Buchung von zusätzlichem Personal.
Was Sie bei einer Absage berechnen
Berechnen Sie nicht einfach einen festen Prozentsatz, sondern schauen Sie, was Sie tatsächlich bereits ausgegeben oder festgelegt haben: bestellte Zutaten, die Sie nicht mehr zurückgeben können, bereits bestätigtes Personal, gemietete Ausstattung mit nicht stornierbarer Buchung. Eine Anzahlung hilft dabei, da sie bereits einen Teil der Kosten deckt, bevor die Stornobedingungen greifen.
Stornobedingungen im Angebot festhalten
Setzen Sie die Staffelung ausdrücklich ins Angebot oder in die AGB, nicht irgendwo im Kleingedruckten eines separaten Dokuments. Benennen Sie konkret die Fristen, die Prozentsätze und ob Ausnahmen gelten, etwa bei höherer Gewalt. Ein Kunde, der das vorab schwarz auf weiß sieht, empfindet eine Stornierung im Nachhinein auch als fairer, als wenn Sie es erst zur Sprache bringen, wenn es bereits schiefgelaufen ist.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich bei jeder Stornierung Kosten berechnen?
Nur, wenn Sie das vorab klar in Ihrem Angebot oder Ihren AGB festgelegt haben. Ohne vorherige Vereinbarung haben Sie rechtlich wenig Grundlage, Stornokosten zu berechnen.
Wie viele Staffelungen sollte ich verwenden?
Drei bis vier Stufen funktionieren meist gut: keine Kosten weit im Voraus, ein steigender Prozentsatz, je näher der Termin rückt, und der volle Betrag im letzten Zeitraum vor dem Event.
Was, wenn ein Kunde wegen höherer Gewalt storniert?
Viele Caterer nehmen eine gesonderte Klausel für höhere Gewalt auf, etwa für extreme Wetterbedingungen oder behördliche Maßnahmen. Legen Sie vorab fest, was darunter fällt, damit Sie nicht spontan improvisieren müssen.
Hilft eine Anzahlung zusätzlich zu Stornobedingungen?
Ja. Eine Anzahlung deckt bereits einen Teil Ihrer Kosten, bevor die Stornostaffelung greift, und macht die Buchung für den Kunden sofort verbindlicher.
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