Stornobedingungen, die Sie als Caterer schützen

Ein gebuchtes Event, das zwei Wochen vorher abgesagt wird, kostet Sie mehr als nur den Umsatz. Der Einkauf ist oft schon erledigt, und das Personal ist bereits eingeplant. Gute Stornobedingungen sorgen dafür, dass Sie diese Kosten nicht komplett selbst tragen müssen.

Im Folgenden lesen Sie, wie Sie eine Staffelung aufbauen, was Sie genau berechnen und wo Sie das festhalten.

Warum Sie Stornobedingungen brauchen

Sobald eine Buchung feststeht, geben Sie bereits Geld aus. Sie reservieren Personal, bestellen Zutaten und sagen möglicherweise andere Anfragen für denselben Termin ab.

Eine späte Stornierung kostet Sie also zweimal: den Umsatz, der Ihnen entgeht, plus die Kosten, die Sie bereits gemacht haben und nicht mehr rückgängig machen können. Diese zweite Hälfte vergessen Caterer oft, bis der Lieferant die Kisten trotzdem anliefert.

Ohne klare Stornobedingungen stehen Sie bei einer Absage mit leeren Händen da, obwohl Sie selbst nichts falsch gemacht haben. Und den Termin können Sie meist nicht mehr neu verkaufen.

Eine Staffelung nach Termin aufbauen

Die meisten Caterer arbeiten mit einer Staffelung: Je näher die Stornierung am Eventtermin liegt, desto höher der Prozentsatz, den Sie berechnen. Ein gängiger Aufbau sieht so aus.

• Mehr als zwei Monate im Voraus: keine Kosten.
• Innerhalb von vier Wochen: fünfzig Prozent der Angebotssumme.
• Innerhalb einer Woche: der volle Betrag.

Stimmen Sie die genauen Prozentsätze und Fristen auf den Moment ab, in dem Sie selbst unumkehrbare Kosten machen. Bestellen Sie frisches Fleisch drei Tage vorher und buchen Sie Personal zwei Wochen im Voraus, sollte Ihre Staffelung sich daran orientieren und nicht an einer Frist, die Sie bei einem Kollegen abgeschaut haben.

Halten Sie die Anzahl der Stufen begrenzt. Drei oder vier Stufen können Sie einem Kunden am Telefon in einem Satz erklären, acht Stufen nicht.

Was Sie bei einer Absage berechnen

Berechnen Sie bevorzugt nicht blind einen festen Prozentsatz, sondern schauen Sie, was Sie tatsächlich bereits ausgegeben oder festgelegt haben: bestellte Zutaten, die Sie nicht mehr zurückgeben können, bereits bestätigtes Personal, gemietete Ausstattung mit einer nicht mehr stornierbaren Buchung.

Das lässt sich auch leichter erklären. Ein Kunde, der eine Aufstellung dessen sieht, was bereits bestellt war, diskutiert selten über die Rechnung. Ein bloßer Prozentsatz ohne Begründung stößt dagegen öfter auf Widerstand.

Eine Anzahlung hilft dabei, weil sie bereits einen Teil der Kosten deckt, bevor die Stornobedingungen greifen. Zusätzlicher Vorteil: Wer bezahlt hat, sagt seltener ab.

Stornobedingungen im Angebot festhalten

Setzen Sie die Staffelung einfach ins Angebot oder in Ihre AGB, nicht versteckt im Kleingedruckten eines separaten Dokuments, das niemand öffnet.

Benennen Sie konkret die Fristen, die Prozentsätze und ob Ausnahmen gelten, etwa bei höherer Gewalt. Schreiben Sie auch dazu, ab welchem Moment eine Stornierung zählt: der Moment, in dem der Kunde anruft, oder der Moment, in dem Sie es schriftlich vorliegen haben.

Ein Kunde, der das vorab schwarz auf weiß sieht, empfindet eine Stornierung im Nachhinein als fairer, als wenn Sie es erst zur Sprache bringen, sobald es schiefgeht. Das erspart Ihnen ein unangenehmes Gespräch in einer Woche, in der Sie ohnehin schon eine Lücke in Ihrer Planung auffangen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich bei jeder Stornierung Kosten berechnen?

Nur, wenn Sie das vorab klar in Ihrem Angebot oder Ihren AGB festgelegt haben. Ohne vorherige Vereinbarung haben Sie rechtlich wenig Grundlage, Stornokosten zu berechnen.

Wie viele Staffelungen sollte ich verwenden?

Drei bis vier Stufen funktionieren meist gut: keine Kosten weit im Voraus, ein steigender Prozentsatz, je näher der Termin rückt, und der volle Betrag im letzten Zeitraum vor dem Event.

Was, wenn ein Kunde wegen höherer Gewalt storniert?

Viele Caterer nehmen eine gesonderte Klausel für höhere Gewalt auf, etwa für extreme Wetterbedingungen oder behördliche Maßnahmen. Legen Sie vorab fest, was darunter fällt, damit Sie nicht spontan improvisieren müssen.

Muss eine Stornierung schriftlich bestätigt werden?

Fragen Sie in jedem Fall danach, und bestätigen Sie auch selbst per E-Mail, was Sie vereinbart haben. Bei einer telefonischen Absage steht sonst Ihr Wort gegen das des Kunden, wenn es später um die Rechnung geht.

Hilft eine Anzahlung zusätzlich zu Stornobedingungen?

Ja. Eine Anzahlung deckt bereits einen Teil Ihrer Kosten, bevor die Stornostaffelung greift, und macht die Buchung für den Kunden sofort verbindlicher.

Catermonkey setzt Ihre Stornobedingungen und Ihre Anzahlung standardmäßig unter jedes Angebot, sodass Sie nicht pro Kunde daran denken müssen. Bei einer Absage sehen Sie sofort, welche Staffelung gilt und was bereits bestellt war.

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