Umgang mit No-Shows und kurzfristigen Änderungen
Ein Kunde, der die Gästezahl noch am selben Tag nach unten korrigiert, oder Gäste, die einfach nicht erscheinen, gehören zum Geschäft. Ohne eine klare Änderungsregelung zahlen Sie die Rechnung für Einkauf und Personal, die bereits feststanden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine Frist festlegen, nach der die Zahlen feststehen, was Sie noch kostenlos anpassen und was nicht, und wie Sie No-Shows und späte Änderungen berechnen, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.
No-Shows und späte Änderungen gehören zum Geschäft, aber nicht ohne Regelung
Bis eine Veranstaltung beginnt, haben Sie bereits eingekauft und Personal eingeplant, basierend auf der vom Kunden angegebenen Gästezahl. Korrigiert jemand diese Zahl noch am Vortag nach unten, oder erscheint ein Teil der Gäste einfach nicht, zahlen Sie diese Rechnung, nicht der Kunde, es sei denn, Sie haben vorab etwas anderes vereinbart.
Legen Sie eine Frist fest, nach der die Zahlen feststehen
Vereinbaren Sie eine feste Frist, zum Beispiel 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung, nach der die angegebene Zahl zur garantierten Zahl wird. Vor dieser Frist kann der Kunde noch kostenlos anpassen, danach berechnen Sie die garantierte Zahl, auch wenn am Tag selbst weniger Personen erscheinen. Nennen Sie diese Frist im Angebot selbst statt im Kleingedruckten Ihrer AGB, dann ist es für den Kunden keine Überraschung.
Was Sie noch kostenlos anpassen, und was nicht
Eine Abweichung von ein oder zwei Gästen ist meist keinen Aufwand wert, planen Sie dafür einen kleinen Puffer ein. Größere Abweichungen nach der Frist berechnen Sie zur garantierten Zahl. Unterscheiden Sie dabei zwischen einer Erhöhung und einer Verringerung: zusätzliche Gäste lassen sich oft noch einplanen, wenn der Einkauf es zulässt, weniger Gäste nach der Frist ändern nichts an dem, was Sie bereits eingekauft und eingeplant haben.
Berechnen, ohne die Beziehung zu belasten
Erklären Sie Ihre Regelung bereits beim Versenden des Angebots, nicht erst, wenn etwas schiefgeht. Bleiben Sie in der Kommunikation sachlich, aber nicht starr: Erklären Sie, dass Einkauf und Personal bereits feststanden, statt nur auf eine Klausel in Ihren AGB zu verweisen. Nennen Sie die Frist in Ihren AGB und erinnern Sie den Kunden kurz vor der Veranstaltung noch einmal daran, dann wirkt die Berechnung wie eine logische Folge statt einer Überraschung.
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Häufig gestellte Fragen
Wann legen Sie die Frist für die garantierte Gästezahl fest?
Meist 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung, abhängig davon, wie viel Vorlaufzeit Sie für Einkauf und Personalplanung brauchen.
Berechnen Sie bei einem No-Show immer die volle Zahl?
Nach der Frist berechnen Sie die garantierte Zahl, auch wenn am Tag selbst weniger Gäste erscheinen.
Darf ein Kunde die Zahl nach der Frist noch erhöhen?
Oft ja, sofern Einkauf und Personal es noch zulassen. Eine Verringerung nach der Frist ist nicht mehr kostenlos.
Wie legen Sie die Frist fest, damit es keinen Streit gibt?
Nennen Sie die Frist im Angebot und in Ihren AGB, und erinnern Sie den Kunden kurz vor der Veranstaltung noch einmal daran.
Wie berechnen Sie es, ohne die Beziehung zu belasten?
Erklären Sie, dass Einkauf und Personal bereits feststanden, statt nur auf eine Klausel in Ihren AGB zu verweisen.
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