Wareneinsatz berechnen und im Blick behalten: so sichern Sie Ihre Marge
Ein Gericht, das auf dem Papier gut verkauft, kann trotzdem Verlust machen, wenn der Wareneinsatz aus dem Ruder läuft. Wer erst am Monatsende auf den Gewinn schaut, entdeckt einen zu hohen Einkaufspreis erst, wenn die Marge bereits weg ist. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie den Einkaufspreis pro Gericht berechnen, welche Wareneinsatzquote in der Gastronomie gesund ist, und wie Sie Ihre Marge im Blick behalten, bevor ein Angebot das Haus verlässt.
Was Wareneinsatz eigentlich ist, und warum er mehr ist als eine Buchhaltungszahl
Der Wareneinsatz ist der Anteil Ihres Verkaufspreises, der in den Einkauf der Zutaten fließt. Verkaufen Sie ein Hauptgericht für 18 Euro und kosten die Zutaten 6 Euro, liegt Ihr Wareneinsatz bei 33%. Auf dem Papier sieht das oft gesund aus. Das Problem ist, dass der Wareneinsatz fast nie stabil bleibt: Gemüse wird im Winter teurer, ein Lieferant erhöht still und leise seine Preise, und eine Portion, die etwas großzügiger angerichtet wird, drückt Ihre Marge, ohne dass es jemandem auffällt.
Wer den Wareneinsatz nur im Nachhinein betrachtet, anhand der gesamten Einkaufsrechnung des Monats, sieht vor allem das Ergebnis. Nicht die Ursache. Um wirklich die Kontrolle zu behalten, müssen Sie auf Ebene des einzelnen Gerichts rechnen können.
So berechnen Sie den Einkaufspreis pro Gericht
Die Grundlage ist einfach: Addieren Sie den Einkaufspreis jeder Zutat in der genauen Menge, die das Rezept vorgibt.
- 200 Gramm Hähnchen: 1,60 €
- 150 Gramm Gemüse: 0,90 €
- Soße, Gewürze, Garnitur: 0,50 €
- Gesamter Einkaufspreis pro Portion: 3,00 €
Verkaufen Sie das Gericht für 12,00 €, liegt Ihre Wareneinsatzquote bei 25% (3,00 € geteilt durch 12,00 €, mal 100). Die Formel bleibt immer dieselbe:
Wareneinsatzquote% = (Einkaufspreis der Zutaten pro Portion ÷ Verkaufspreis pro Portion) × 100
Rechnen Sie das pro Gericht, nicht nur für das gesamte Menü. Ein beliebtes Gericht mit einer zu geringen Marge kann den Gewinn von drei anderen Gerichten unbemerkt auffressen.
Welche Quote ist in der Gastronomie gesund?
Im Catering liegt eine gesunde Wareneinsatzquote meist zwischen 25 und 35%, je nach Art der Veranstaltung und Serviceform.
- Walking Dinner und Fingerfood: häufig 20–28%. Aufwendigere Zubereitung erfordert einen niedrigeren Wareneinsatz, damit die Marge stimmt.
- Menü mit Tischservice: 28–33%. Mehr Service ist im Preis enthalten, daher ist eine etwas höhere Wareneinsatzquote vertretbar.
- Buffets: rechnen Sie mit 30–35%. Größere Mengen und mehr Vielfalt erhöhen das Risiko von Resten und überschätzten Portionen.
Diese Zahlen sind Richtwerte, kein Gesetz. Entscheidend ist, dass Sie wissen, wo Sie stehen, pro Gericht und pro Veranstaltungsart, anstatt zu schätzen.
Wo der Wareneinsatz sich unbemerkt verschlechtert
Die meisten Probleme beim Wareneinsatz entstehen nicht bei der Erstellung des Angebots, sondern in der Umsetzung danach:
- Einkaufspreise, die steigen, zwischen dem Zeitpunkt des Angebots und dem eigentlichen Einkauf, ohne dass der Verkaufspreis mitzieht.
- Portionierung, die vom Rezept abweicht, weil in der Küche nach Gefühl statt nach Gewicht angerichtet wird.
- Reste und Verschwendung, die nicht als Kostenpunkt mitgerechnet werden, obwohl sie tatsächlich Geld kosten.
- Menüänderungen für den Kunden (eine zusätzliche Soße, eine teurere Beilage), die nicht ins Angebot zurückfließen.
Jeder dieser Punkte ist für sich klein. Über eine ganze Saison summiert, können sie den Unterschied zwischen einer gesunden Marge und einem Cateringbetrieb ausmachen, der viel zu tun hat, aber kaum etwas übrig behält.
Wareneinsatz im Blick behalten, ohne dass es zum Vollzeitjob wird
Caterer, die den Wareneinsatz wirklich unter Kontrolle haben, machen zwei Dinge anders als der Rest. Erstens berechnen sie den Einkaufspreis pro Gericht einmal gründlich und aktualisieren ihn, sobald sich ein Einkaufspreis ändert, statt jedes Angebot erneut von Hand nachzurechnen. Zweitens verknüpfen sie diesen Einkaufspreis direkt mit dem Angebot, sodass sie beim Zusammenstellen eines Menüs sofort sehen, welches Gericht die Marge drückt und welches Spielraum gibt.
Das muss kein aufwendiges Projekt sein. Eine einfache Übersicht pro Gericht, mit Einkaufspreis, Verkaufspreis und Wareneinsatzquote nebeneinander, reicht bereits, um Muster zu erkennen: welche Gerichte Sie häufiger empfehlen sollten, und welche Sie besser neu kalkulieren oder vom Menü nehmen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Wareneinsatzquote ist für ein Cateringunternehmen gesund?
Für die meisten Caterer liegt eine gesunde Wareneinsatzquote zwischen 25 und 35%, je nach Art der Veranstaltung. Walking Dinner und Fingerfood liegen oft niedriger, Buffets mit viel Vielfalt und Volumen oft höher. Wichtiger als eine feste Zahl ist, dass Sie pro Gericht wissen, wo Sie stehen.
Sollte ich den Wareneinsatz pro Gericht oder pro Menü berechnen?
Am besten beides, aber beginnen Sie pro Gericht. Eine durchschnittliche Wareneinsatzquote über ein gesamtes Menü kann verbergen, dass ein beliebtes Gericht kaum Marge bringt, während ein anderes Gericht diesen Verlust ausgleicht. Ohne diesen Einblick wissen Sie nicht, welches Gericht Sie neu kalkulieren sollten.
Wie gehe ich mit schwankenden Einkaufspreisen um?
Aktualisieren Sie den Einkaufspreis Ihrer festen Gerichte regelmäßig, zum Beispiel monatlich oder bei einer größeren Preisänderung eines Lieferanten. Bei Gerichten mit stark schwankenden Zutaten (Fisch, manches Gemüse) können Sie eine kleine Marge einplanen, damit kleine Preissteigerungen Sie nicht sofort ins Minus bringen.
Zählt der Personalaufwand zum Wareneinsatz?
Nein, der Wareneinsatz bezieht sich ausschließlich auf den Einkaufspreis der Zutaten. Personalkosten, Materialmiete und Transport rechnen Sie separat in Ihre gesamte Kalkulation und das endgültige Angebot ein, gehören aber nicht in die Wareneinsatzquote selbst.
Wie verhindere ich, dass Verschwendung meinen Wareneinsatz verzerrt?
Notieren Sie sich ein paar Wochen lang, wie viel Sie pro Gericht tatsächlich wegwerfen, und vergleichen Sie das mit Ihren geplanten Portionen. Verschwendung stellt sich meist als Portionierungsproblem heraus: Es wird strukturell etwas mehr zubereitet oder angerichtet, als das Rezept vorschreibt. Die Portionsgröße anzupassen, löst das meist schneller als strenger einzukaufen.
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