Was sind die Mehrwertsteuerregeln für Catering-Rechnungen?
Catering und Mehrwertsteuer — das ist komplizierter, als es auf den ersten Blick aussieht. Ob Speisen vor Ort, Lieferung, Getränke oder Personalgestellung: Jede Leistung kann einen anderen Steuersatz haben. Wer das auf einer Rechnung vermischt, riskiert Nachzahlungen oder Probleme beim Vorsteuerabzug des Kunden. Dieser Artikel erklärt die deutschen Regeln.
Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für Catering?
In Deutschland gibt es im Catering zwei relevante Steuersätze: 7 % und 19 %.
- 7 % MwSt. gilt für die Lieferung von Speisen und nichtalkoholischen Getränken außer Haus — also für Take-away-Essen und Cateringlieferungen, bei denen keine Dienstleistung vor Ort erbracht wird.
- 19 % MwSt. gilt für Restaurationsleistungen: Wenn du Speisen vor Ort servierst, z. B. bei Events, Messen oder Firmenveranstaltungen, zählt das als sonstige Leistung und wird mit 19 % besteuert. Gleiches gilt für alkoholische Getränke, unabhängig davon, ob sie geliefert oder vor Ort ausgeschenkt werden.
Lieferst du also ein Büffet inklusive Aufbau und Bedienung, fällt der größte Teil unter 19 %. Lieferst du nur das Essen ohne Personal, kann 7 % gelten. Die genaue Einordnung hängt von der Leistungsbeschreibung ab.
Was gilt für Personal und Serviceleistungen?
Wenn du Personal als Teil einer Cateringlösung mitlieferst — also Köche und Servicekräfte, die gemeinsam mit dem Essen gebucht werden — gilt die Gesamtleistung als einheitliche Cateringdienstleistung mit 19 %.
Stellst du Personal separat in Rechnung, etwa als Tagessatz ohne Speisen, ist das eine Arbeitnehmerüberlassung oder Personalgestellung. Diese unterliegt ebenfalls 19 % MwSt., aber es handelt sich um eine andere Leistungsart — relevant für die Buchhaltung des Kunden.
Im Zweifelsfall: Lass dich einmalig von einem Steuerberater beraten, wie du deine Leistungspakete korrekt klassifizierst. Das spart spätere Korrekturen.
Was muss eine korrekte Catering-Rechnung enthalten?
- Dein Name, deine Adresse und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Name und Adresse des Kunden (bei Geschäftskunden auch deren USt-IdNr.)
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Eine eindeutige Beschreibung der erbrachten Leistung
- Menge und Einzelpreis der einzelnen Positionen
- Den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag je Position
- Nettobetrag, MwSt-Betrag und Bruttobetrag
Wenn du in einer Rechnung Leistungen mit 7 % und 19 % kombinierst — etwa Lieferessen und Servicepersonal — müssen beide Positionen getrennt ausgewiesen werden. Eine einzige Pauschalposition "Cateringpaket inklusive Service" ohne Aufschlüsselung ist steuerrechtlich problematisch.
Gelten besondere Regeln für Foodtrucks und Liefercatering?
Foodtrucks, die vor Ort verkaufen, erbringen in der Regel eine Restaurationsleistung (19 %) — auch wenn keine Sitzgelegenheiten vorhanden sind. Entscheidend ist, ob der Gast das Essen direkt vor Ort konsumiert oder mitnimmt.
Bei reinen Lieferungen ohne Service gilt 7 % für Speisen und nichtalkoholische Getränke. Alkohol bleibt bei 19 %, unabhängig vom Lieferweg.
Was ändert sich bei der Rechnungsstellung an Geschäftskunden?
Geschäftskunden mit einer gültigen USt-IdNr. können die dir in Rechnung gestellte MwSt. als Vorsteuer abziehen. Das bedeutet: Deine 19 % erhöhen ihre Kosten nicht wirklich. Für den Vorsteuerabzug benötigen sie eine ordnungsgemäße Rechnung mit deiner und ihrer USt-IdNr.
Bei Privatpersonen stellst du ebenfalls korrekt Rechnung mit MwSt., benötigst aber keine USt-IdNr. des Kunden.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich für ein Cateringpaket inklusive Alkohol einen einheitlichen Steuersatz verwenden?
Nein. Alkoholische Getränke müssen als separate Position mit 19 % ausgewiesen werden. Lebensmittel und nichtalkoholische Getränke können je nach Leistungsart mit 7 % oder 19 % besteuert werden. Ein einheitlicher Satz für alles ist steuerrechtlich nicht zulässig.
Fällt die Vermietung von Geschirr oder Mobiliar unter 7 % oder 19 %?
Vermietung von Catering-Equipment ist eine eigenständige sonstige Leistung und unterliegt grundsätzlich 19 % MwSt. Wenn du es im Rahmen eines Gesamtpakets lieferst, gilt es als Nebenleistung zur Hauptleistung und folgt deren Steuersatz.
Was mache ich, wenn ich bereits eine fehlerhafte Rechnung verschickt habe?
Stelle eine Stornorechnung (Gutschrift) zur ursprünglichen Rechnung aus und erstelle eine korrigierte Rechnung. Hebe beide Dokumente auf. Wenn der Kunde bereits Vorsteuer auf Basis der fehlerhaften Rechnung geltend gemacht hat, muss er seine Umsatzsteuervoranmeldung entsprechend korrigieren.
Gibt es eine Umsatzgrenze, ab der ich MwSt. berechnen muss?
Ja. In Deutschland gilt die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Liegt dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € und wird im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten, kannst du auf die MwSt.-Ausweisung verzichten (Sätze gelten ab 2025). Oberhalb dieser Grenzen bist du verpflichtet, MwSt. zu berechnen und abzuführen.
Muss ich für jedes Event eine separate Rechnung erstellen?
Rechtlich nicht zwingend, aber in der Praxis sehr empfehlenswert. Eine Rechnung pro Event erleichtert die Zuordnung von Kosten und Steuern, vereinfacht die Buchhaltung auf beiden Seiten und schützt dich bei einer eventuellen Betriebsprüfung.
Catermonkey erstellt Rechnungen mit der korrekten MwSt.-Aufschlüsselung automatisch — keine manuelle Eingabe einzelner Positionen notwendig.
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