Welche Kosten gehören in ein Catering-Angebot?
Ein Catering-Angebot, das zu niedrig ausfällt, ist schlimmer als gar kein Angebot. Du arbeitest hart, lieferst alles wie vereinbart, und am Ende stellt sich heraus, dass deine Kosten höher waren als dein Preis. Das ist ein bekanntes Problem in der Branche. Zu wissen, welche Kostenpositionen immer in ein Angebot gehören, ist der erste Schritt, es zu vermeiden. In diesem Artikel gehst du sie alle durch.
Die vier Grundkostengruppen, die immer rein müssen
Jedes Catering-Angebot basiert auf vier wesentlichen Kostengruppen. Fehlt auch nur eine davon, ist deine Marge gefährdet.
- Zutaten: Das Offensichtlichste, aber auch das am einfachsten Unterschätzte. Berechne pro Gericht, wie viel du brauchst, zähle alle Komponenten dazu (Haupt- und Beilagen, Saucen, Brot, Dressings) und addiere einen Puffer von 5-10 % für Verschwendung und Ausfall.
- Personal: Bruttostundenlohn plus Arbeitgeberanteile. Vergiss nicht die Stunden für Einkaufen, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Service, Abbau und Reinigung. Die sind genauso real wie die Stunden vor Ort.
- Transport: Kraftstoff, Maut, Fahrzeugverschleiß und Parkgebühren. Bei längeren Strecken oder mehreren Standorten summieren sich diese Kosten schnell.
- Ausstattung und Material: Alles, was du mitbringst. Geschirr, Besteck, Chafing Dishes, Kühlboxen, Zelte, Tische. Mietest du es, gib die Mietkosten weiter. Besitzt du es, rechne die Abschreibung ein.
Wie du Personalkosten richtig berechnest
Personalkosten sind für die meisten Caterer der größte variable Kostenposten und gleichzeitig der am häufigsten unterschätzte. Ein paar Regeln, um es richtig zu machen:
- Verwende immer Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, grob geschätzt 20-30 % auf das Bruttogehalt, je nach Vertragsart und geltendem Recht.
- Zähle alle Stunden mit, einschließlich Fahrtzeit, Aufbau und Abbau. Ein vierstündiges Event kann leicht acht bezahlte Stunden pro Mitarbeiter kosten.
- Berücksichtige Zuschläge: Abend-, Nacht- und Wochenendzuschläge erhöhen den Stundensatz teils um 25-50 %. Gibst du sie nicht weiter, fressen sie deine Marge auf.
- Rechne auch deine eigenen Stunden als Inhaber ein. Deine Zeit kostet Geld, auch wenn kein Gehaltsstempel darauf steht.
Versteckte Kosten, die man leicht übersieht
Neben den vier Grundgruppen gibt es Kosten, die man schnell übersieht. Sie sind aber genauso real:
- Versicherung: Haftpflichtversicherung für Schäden vor Ort, eventuell eine Veranstaltungsversicherung. Lege einen Teil der Jahresprämie auf jeden Auftrag um.
- Genehmigungen und Gebühren: Bei öffentlichen Veranstaltungen, Alkoholausschank oder Nutzung öffentlicher Flächen können Genehmigungen und Gebühren anfallen.
- Park- und Ladekosten: Parkgebühren für deinen Transporter oder Ladezonengebühren können am Veranstaltungstag tatsächliche Kosten bedeuten.
- Reinigung und Entsorgung: Wer räumt auf und wer entsorgt den Abfall? Macht das dein Team, sind das Arbeitsstunden. Beauftragst du ein Reinigungsunternehmen, sind das direkte Kosten.
- Mietgeschirr und Möbel: Wenn du nicht alles im Besitz hast, entstehen Mietkosten, die im Angebot stehen müssen.
Wie du mit unvorhergesehenen Kosten umgehst
Nicht alles lässt sich im Voraus planen. Ein Puffer für Unvorhergesehenes ist kein Luxus: Addiere standardmäßig 5-10 % auf deine Gesamtkostenrechnung als Sicherheitsmarge.
Typische Überraschungen, die ein Puffer abdeckt:
- Mehr Gäste als vereinbart, was mehr Essen als geplant bedeutet.
- Verzögerungen vor Ort, die den Aufbau verlängern und Mehrstunden verursachen.
- Defektes oder vergessenes Material, das eine Extrafahrt oder Last-Minute-Miete erfordert.
- Wetteränderungen bei Outdoor-Events, die zusätzliche Zelte oder Heizgeräte nötig machen.
Lege auch im Angebot fest, was bei erheblichen Abweichungen von der vereinbarten Gästeanzahl gilt. So vermeidest du Diskussionen nach dem Event.
Warum eine vollständige Kostenrechnung so wichtig ist
Ein Angebot, das Kosten auslässt, gefährdet nicht nur deine Marge, es stellt dein Unternehmen falsch dar. Kunden, die nach einem Event mit unerwarteten Mehrkosten konfrontiert werden, sind unzufriedene Kunden. Sei transparent darüber, was im Preis enthalten ist und was nicht. Das schafft Vertrauen und verhindert Streitigkeiten.
Außerdem zeigt dir eine detaillierte Kostenaufstellung, wo du Einsparungen erzielen kannst. Wenn du siehst, dass der Transport 15 % deiner Gesamtkosten ausmacht, denkst du über Routenplanung anders nach, als wenn du diese Zahl nie im Blick hattest.
Häufig gestellte Fragen
Sollten Gemeinkosten in ein Catering-Angebot einfließen?
Ja, auch wenn das nicht immer als eigene Position erscheint. Gemeinkosten wie Küchenmiete, Verwaltungssoftware, Versicherungen und Marketingkosten müssen auf deine Aufträge umgelegt werden. Tust du das nicht, machst du zwar pro Auftrag Gewinn, aber nicht genug, um deine Fixkosten zu decken. Eine einfache Methode: Addiere deine jährlichen Gemeinkosten, teile sie durch die erwartete Auftragszahl und rechne den Betrag pro Person in deinen Einstandspreis ein.
Wie hoch sollte der Puffer für Zutatenverschwendung sein?
Für die meisten Catering-Situationen sind 5-10 % ausreichend. Bei Veranstaltungen mit unsicherer Gästeanzahl, Buffet-Service oder Produkten mit kurzer Haltbarkeit solltest du eher zum oberen Ende gehen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen mit wechselnden Teilnehmerzahlen können sogar 12-15 % sinnvoll sein.
Muss die Fahrzeit von Personal vergütet werden?
Das hängt von deinen Arbeitsverträgen und dem geltenden Arbeitsrecht ab. In vielen Fällen muss die Fahrzeit zu einem Auftrag außerhalb des regulären Arbeitsortes zumindest teilweise vergütet werden. Prüfe deine Verträge oder wende dich an deine Lohnbuchhaltung. Rechne sie auf jeden Fall in deine Kalkulation ein, auch wenn du es intern anders handhabst.
Wie sollte ich Kosten im Angebot selbst aufführen?
Das hängt vom Kunden und dem Auftrag ab. Für Geschäftskunden ist eine detaillierte Aufstellung nach Kategorien und pro Person professionell und erwartet. Für Privatkunden wie Hochzeiten reicht oft ein Gesamtpreis mit klarer Leistungsbeschreibung. Nenne immer explizit, was nicht enthalten ist, etwa Mehrstunden oder Gäste über das vereinbarte Minimum hinaus.
Ein Kunde fragt, warum mein Angebot teurer ist als das eines Mitbewerbers. Was sage ich?
Erkläre, was dein Preis beinhaltet. Ein günstigerer Mitbewerber lässt möglicherweise Kostenpositionen weg, verwendet günstigere Zutaten oder plant weniger Personal ein. Du kannst zeigen, dass dein Preis vollständig und fair kalkuliert ist. Kunden, die verstehen, was sie für ihr Geld bekommen, sind auch leichter zu binden.
Mit Catermonkey fügst du alle Kostenpositionen zu deinem Angebot hinzu und siehst sofort deine Gesamtmarge, pro Person und pro Auftrag.
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