Wie berechnest du die Preise für ein Catering-Angebot?
Ein Catering-Angebot zu erstellen bedeutet mehr als Zutatenkosten zusammenzurechnen. Du musst verstehen, was ein Auftrag wirklich kostet, bevor du einen fairen Verkaufspreis festlegen kannst. Bietest du zu günstig an, arbeitest du für wenig. Bist du zu teuer, geht der Kunde woanders hin. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Schritt für Schritt vom Einstandspreis zu einem soliden Angebot kommst.
Warum eine gute Preiskalkulation so wichtig ist
Viele Caterer unterschätzen ihre Kosten. Sie denken an Zutaten, vergessen aber die Stunden, die ein Koch in die Vorbereitung steckt, die Treibstoffkosten für den Transport oder die Reinigung nach dem Event. Das Ergebnis: ein Auftrag, für den man hart arbeitet, aber kaum etwas verdient.
Eine sorgfältige Preiskalkulation zeigt dir genau, welche Marge du bei jedem Auftrag erzielst. Das ist nicht nur gut für dein Portemonnaie, sondern auch entscheidend, wenn du wachsen willst. Du kannst erst dann bewusst entscheiden, welche Aufträge du annimmst, wenn du weißt, was sie wirklich kosten.
Welche Kosten gehören rein?
Bevor du einen Preis festlegen kannst, erfasst du alle Kostenpositionen. Diese lassen sich grob in fünf Gruppen einteilen:
- Zutaten: Rohstoffe für alle Gerichte, plus eine Sicherheitsmarge von 5-10% für Verschwendung und Ausfall.
- Personal: Bruttostundenlohn plus Arbeitgeberanteile für Köche, Servicekräfte und Fahrer. Aufbau- und Abbauzeit einrechnen, nicht nur die aktiven Servicestunden.
- Transport und Logistik: Kraftstoff, Maut, eventuelle Fahrzeugmiete und Parkgebühren am Veranstaltungsort.
- Ausstattung und Material: Miete oder Abschreibung von Chafing Dishes, Geschirr, Zelten und allem, was du mitbringst.
- Gemeinkosten: ein Anteil deiner Fixkosten wie Küchenmiete, Versicherung und Buchhaltung, aufgeteilt auf die Anzahl deiner Aufträge pro Jahr.
Wie berechnet man den Einstandspreis pro Person?
Die einfachste Methode ist, zunächst den Einstandspreis pro Person zu berechnen und diesen dann auf die Gesamtzahl der Gäste hochzurechnen.
Angenommen, du organisierst ein Mittagessen für 80 Personen:
- Zutaten: 12 € pro Person
- Personal (4 Mitarbeiter, 6 Stunden, 22 € Brutto/Stunde): 528 € gesamt, also 6,60 € pro Person
- Transport: 80 € gesamt, also 1,00 € pro Person
- Material: 120 € gesamt, also 1,50 € pro Person
- Gemeinkostenanteil: 2,00 € pro Person
Einstandspreis: 23,10 € pro Person. Mit einer Marge von 30% ergibt sich ein Verkaufspreis von rund 33 € pro Person, also 2.640 € für den gesamten Auftrag.
Welche Gewinnmarge solltest du ansetzen?
Für Cateringunternehmen liegt eine gesunde Marge in der Regel zwischen 20% und 35%, je nach Veranstaltungstyp:
- Businesslunches und kleinere Events (20-25%): hoher Wettbewerb, Kunden vergleichen schnell. Hier zählt das Volumen.
- Hochzeiten und Gala-Abende (28-35%): mehr Individualleistung, höhere Erwartungen. Kunden zahlen für Qualität und den Rundum-Service.
- Festivals und Großveranstaltungen (25-30%): Skalenvorteile, aber auch mehr logistische Risiken.
Formel: Verkaufspreis = Einstandspreis geteilt durch (1 minus die gewünschte Marge). Bei einem Einstandspreis von 25 € und einer Zielmarkt von 30%: 25 € / 0,70 = 35,71 € pro Person.
Wie gehst du mit variablen und unvorhergesehenen Kosten um?
Manche Kosten lassen sich im Voraus kaum genau beziffern. Zeige sie separat im Angebot, damit der Kunde versteht, wofür er zahlt:
- Wochenend- und Abendzuschläge: Mitarbeiter, die am Samstagabend arbeiten, kosten in der Regel mehr. Gib das direkt weiter.
- Puffer für Unvorhergesehenes: Reserviere 5-10% der Gesamtkosten für unerwartete Ausgaben, etwa ein defektes Gerät oder mehr Gäste als geplant.
- Stornierungsbedingungen: Halte im Angebot fest, was bei kurzfristiger Stornierung gilt, damit bereits angefallene Kosten abgedeckt sind.
- Reisekosten außerhalb deines Standardbereichs: Aufträge weit weg von deiner Basis kosten mehr. Berechne eine feste Kilometerpauschale oder ein Tagessatz für den Fahrer.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine normale Gewinnmarge für ein Cateringunternehmen?
Das hängt vom Segment ab. Für Businesscatering ist eine Nettomarge von 20-25% üblich. Für Hochzeiten und Gala-Abende können es 28-35% sein. Entscheidend ist, dass du alle Kosten korrekt einkalkulierst, damit die Marge am Ende auch wirklich übrig bleibt.
Wie berechnest du Zutatenkosten genau?
Ermittle pro Gericht, wie viele Gramm eines jeden Zutaten du pro Person benötigst, multipliziere das mit dem Einkaufspreis pro Kilogramm und addiere eine Sicherheitsmarge von 5-10% für Verschwendung. Bei komplexen Menüs kann das schnell unübersichtlich werden. Nutze eine Tabellenkalkulation oder Software, die diese Berechnung auf Basis deiner Rezepte automatisch durchführt.
Muss ich die Mehrwertsteuer im Angebot separat ausweisen?
Für Geschäftskunden ja. Zeige den Nettobetrag und weise die Mehrwertsteuer separat aus, damit diese abgezogen werden kann. Für Privatkunden wie Hochzeiten oder Geburtstage gibst du den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer an. Mache immer deutlich, ob Preise netto oder brutto sind und welcher Steuersatz gilt.
Wie vermeidest du, dass du zu niedrig kalkulierst?
Der häufigste Fehler: nur die Zutatenkosten im Blick haben. Nutze eine feste Checkliste, die alle Kostenpositionen abdeckt: Personal, Transport, Gemeinkosten und einen Puffer für Unvorhergesehenes. Vergleiche deinen Einstandspreis immer mit dem Durchschnitt vergleichbarer früherer Events. Liegt ein neues Angebot deutlich darunter, prüfe die Kalkulation nochmals.
Wie kalkulierst du, wenn die Gästeanzahl noch nicht feststeht?
Erstelle dein Angebot auf Basis eines Mindest- und Maximumszenarios. Trenne Fixkosten wie Transport und Aufbau von den variablen Kosten pro Person. So kannst du im Angebot einen Preis pro Person nennen und klarstellen, dass die Fixkosten unabhängig von der endgültigen Gästezahl anfallen.
Catermonkey berechnet deinen Einstandspreis pro Person automatisch auf Basis deiner Rezepte und Mengen, sodass du immer weißt, ob dein Angebot stimmt.
Kostenlos testen