Wie fassen Sie nach dem Versenden eines Angebots nach?

Sie haben ein schönes Angebot verschickt, alles stimmt, und dann... nichts. Keine Reaktion. Das ist ein Gefühl, das jeder Caterer kennt. Nachfassen fühlt sich manchmal unangenehm an, ist aber ein normaler und professioneller Teil des Verkaufsprozesses. Wie Sie es angehen, entscheidet, ob aus diesem Angebot ein Auftrag wird oder ob es stillschweigend verschwindet.

Wann ist der beste Moment zum Nachfassen?

Die meisten Caterer warten zu lange oder handeln zu schnell. Eine gute Faustregel: nehmen Sie nach 2 bis 4 Werktagen Kontakt auf. Das ist lang genug, um dem Kunden die Chance zu geben, das Angebot in Ruhe zu lesen, aber kurz genug, um noch relevant zu sein. Hat der Kunde selbst eine Entscheidungsfrist genannt? Halten Sie sich daran und fassen Sie an einem Werktag vor diesem Datum nach.

Montagmorgen und Freitagnachmittag sind schlechte Momente. Menschen sind dann damit beschäftigt, die Woche zu starten oder abzuschließen, und reagieren weniger schnell. Dienstag, Mittwoch oder Donnerstagmorgen sind in den meisten Fällen bessere Momente.

Welche Kommunikationsmethode funktioniert am besten?

Anrufen oder mailen? Das hängt von der Beziehung ab und davon, wie der erste Kontakt verlaufen ist. Gab es bereits persönlichen Kontakt, ist Anrufen meist der schnellste und wärmste Weg. Sie können direkt Fragen beantworten, mögliche Einwände auffangen und die Stimmung einschätzen. Ist der Kunde jemand, der lieber mailt, respektieren Sie das.

Ein guter Ansatz: Schicken Sie zuerst eine kurze Nachfass-E-Mail und rufen Sie danach an, wenn Sie keine Reaktion bekommen haben. So geben Sie dem Kunden die Wahl und wirken nicht aufdringlich. In der E-Mail müssen Sie keine lange Geschichte erzählen: „Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie das Angebot gut erhalten haben und ob Sie noch Fragen haben“ ist mehr als genug.

Was sagen Sie genau bei einem Nachfassgespräch?

Halten Sie es locker und serviceorientiert. Sie rufen nicht an, um Druck zu machen, sondern um zu helfen. Ein paar gute Eröffnungssätze:

• „Ich wollte kurz fragen, ob das Angebot angekommen ist und ob noch etwas unklar ist.“
• „Wir haben letzte Woche ein Angebot für das Dinner am [Datum] geschickt. Ich wollte kurz fragen, ob Sie schon eine Richtung haben?“
• „Gibt es etwas, das ich erklären oder anpassen kann?“

Wenn der Kunde sagt, dass er noch überlegt, fragen Sie freundlich, wann er denkt, eine Entscheidung zu treffen. So haben Sie ein konkretes Datum für Ihren nächsten Kontaktmoment, und niemand muss im Ungewissen bleiben.

Wie oft können Sie nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?

Dreimal ist ein guter Richtwert. Nach dem ersten Nachfassen nach 2 bis 4 Werktagen warten Sie bei keiner Reaktion erneut eine Woche. Das dritte Mal ist das letzte: Hinterlassen Sie dann eine kurze, freundliche Nachricht ohne Erwartung. Mehr als das schadet der Beziehung mehr, als es bringt.

Passen Sie die Abstände an, wenn der Kunde selbst angibt, dass er noch Zeit braucht. Wenn jemand sagt „wir entscheiden nächsten Monat“, rufen Sie nach einem Monat an, nicht nach einer Woche. Notieren Sie solche Absprachen, damit Sie sicher sind, dass Sie es nicht vergessen.

Was tun Sie, wenn ein Kunde nicht reagiert?

Nach drei Versuchen ohne Reaktion ist es Zeit, freundlich abzuschließen. Schicken Sie eine kurze E-Mail mit der Nachricht, dass Sie das Angebot schließen, aber dass der Kunde jederzeit zurückkommen kann, wenn sich die Planung ändert. Das hat zwei Vorteile: Sie halten Ihren Angebotsstatus sauber, und Sie hinterlassen einen guten Eindruck. Kunden, die jetzt nicht weitermachen, können in einem Jahr wieder anrufen.

Vermeiden Sie einen frustrierten Ton, auch wenn Sie zweifeln, ob der Kunde es je ernst gemeint hat. Professionelle Abschlüsse bleiben Kunden in Erinnerung. Und sorgen Sie dafür, dass Sie intern festhalten, welche Angebote ohne Auftrag ausgelaufen sind, damit Sie Muster erkennen und Ihren Ansatz verbessern können.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange sollte ich warten, bevor ich nach dem Versenden eines Angebots nachfasse?

2 bis 4 Werktage sind ein guter Richtwert. Das gibt dem Kunden Zeit, das Angebot zu lesen und sich intern abzustimmen, während Sie relevant bleiben. Hat der Kunde selbst eine Entscheidungsfrist genannt, fassen Sie an einem Werktag vor diesem Datum nach.

Ist Anrufen besser als E-Mailen für das Nachfassen eines Angebots?

Anrufen ist oft effektiver, weil Sie direkt auf Fragen oder Einwände reagieren können. Aber wenn der Kunde lieber mailt oder Sie noch keinen persönlichen Kontakt hatten, ist eine E-Mail völlig in Ordnung. Ein guter Ansatz ist, zuerst eine kurze E-Mail zu schicken und danach anzurufen, wenn Sie keine Reaktion bekommen.

Wie oft darf ich maximal nachfassen?

Dreimal ist eine sichere Grenze. Mehr als das kann aufdringlich wirken und die Beziehung schädigen. Nach drei Versuchen ohne Reaktion schließen Sie das Angebot freundlich mit einer E-Mail ab, die die Tür für zukünftigen Kontakt offen lässt.

Was tue ich, wenn der Kunde sagt, dass er „noch überlegt“?

Fragen Sie dann, wann sie erwarten, eine Entscheidung zu treffen. So haben Sie einen konkreten Zeitpunkt für Ihren nächsten Kontaktversuch, und niemand muss im Ungewissen bleiben. Notieren Sie diese Absprache, damit Sie sie sicher nicht übersehen.

Wie behalte ich im Blick, welche Angebote noch offen sind?

Mit einem Übersichtssystem, das den Status jedes Angebots verfolgt: verschickt, in Bearbeitung, bestätigt, abgelehnt. In Catermonkey sehen Sie auf einen Blick, welche Angebote Ihre Aufmerksamkeit brauchen, sodass Sie nie einen Nachfassmoment verpassen.

Mit Catermonkey sehen Sie immer, welche Angebote noch offen sind und wann Sie nachfassen sollten.

Kostenlos testen