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Wie nachfassen nach dem Versenden eines Angebots?

4. Mai 2026

Du hast ein gutes Angebot verschickt, alles stimmt, und dann: Stille. Keine Antwort. Das kennt jeder Caterer. Nachfassen fühlt sich manchmal unangenehm an, aber es ist ein normaler und professioneller Teil des Verkaufsprozesses. Wie du es angehst, entscheidet oft darüber, ob das Angebot ein Auftrag wird oder still und leise verschwindet.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Nachfassung?

Die meisten Caterer warten zu lang oder melden sich zu früh. Eine gute Faustregel: melde dich 2 bis 4 Werktage nach dem Versand des Angebots. Das gibt dem Kunden genug Zeit, das Angebot zu lesen und intern zu besprechen, hält dich aber noch relevant. Hat der Kunde selbst einen Entscheidungstermin genannt, dann meldest du dich einen Werktag vor diesem Datum.

Montagmorgen und Freitagmittag sind schlechte Zeiten. Die Menschen sind dann damit beschäftigt, in die Woche zu starten oder den Feierabend vorzubereiten, und reagieren weniger schnell. Dienstag, Mittwoch oder Donnerstagmorgen eignen sich in den meisten Fällen besser.

Welche Kommunikationsmethode funktioniert am besten?

Anrufen oder mailen? Das hängt von der Beziehung und dem bisherigen Kontaktverlauf ab. Gab es bereits persönlichen Kontakt, ist ein Anruf meistens der schnellste und persönlichste Weg. Du kannst Fragen direkt beantworten, Einwände aufnehmen und die Stimmung einschätzen. Bevorzugt der Kunde E-Mails, dann respektierst du das.

Ein guter Ansatz: Schicke zuerst eine kurze Nachfass-E-Mail und ruf dann an, wenn du keine Antwort bekommst. So gibst du dem Kunden die Wahl und wirkst nicht aufdringlich. Die E-Mail muss nicht lang sein: "Ich wollte kurz nachfragen, ob das Angebot gut angekommen ist und ob noch Fragen offen sind" reicht völlig.

Was sagst du in einem Nachfassgespräch?

Halte es locker und serviceorientiert. Du rufst nicht an, um Druck zu machen, sondern um zu helfen. Ein paar gute Einstiege:

• "Ich wollte kurz nachfragen, ob das Angebot angekommen ist und ob noch etwas unklar ist."
• "Wir haben letzte Woche ein Angebot für das Dinner am [Datum] geschickt. Ich wollte wissen, ob ihr schon eine Tendenz habt."
• "Gibt es etwas, das ich erläutern oder anpassen kann?"

Sagt der Kunde, dass er noch überlegt, frag freundlich, bis wann er mit einer Entscheidung rechnet. So hast du einen konkreten Termin für deinen nächsten Kontakt, und beide Seiten wissen, woran sie sind. Notiere das, damit du es nicht vergisst.

Wie oft kannst du nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?

Dreimal ist eine gute Richtlinie. Nach der ersten Nachfassung nach 2 bis 4 Werktagen wartest du bei keiner Reaktion eine weitere Woche. Beim dritten Mal ist Schluss: Hinterlasse eine kurze, freundliche Nachricht ohne Erwartungsdruck. Mehr als das schadet der Beziehung mehr als es bringt.

Passe die Abstände an, wenn der Kunde selbst mehr Zeit braucht. Sagt jemand, er entscheidet nächsten Monat, rufst du nächsten Monat an, nicht nächste Woche. Solche Absprachen notiertst du, damit du verlässlich darauf eingehen kannst.

Was tust du, wenn ein Kunde nicht reagiert?

Nach drei Versuchen ohne Reaktion ist es Zeit, das Gespräch professionell abzuschließen. Schicke eine kurze E-Mail, in der du mitteilst, dass du das Angebot vorerst schließt, du aber jederzeit erreichbar bist, wenn sich etwas ändert. Das hat zwei Vorteile: Dein Angebotsstand bleibt übersichtlich, und du hinterlässt einen guten Eindruck. Kunden, die jetzt nicht weitermachen, können in einem Jahr wieder anrufen.

Verzichte auf einen genervten Ton, auch wenn du Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Anfrage hast. Professionelle Abschlüsse werden von Kunden erinnert. Halte intern auch fest, welche Angebote ohne Auftrag geblieben sind, damit du Muster erkennst und deinen Ansatz verbessern kannst.