Zahlungsfristen: So vermeiden Sie säumige Zahler
Ein durchgeführtes Event ist noch keine bezahlte Rechnung. Ohne klare Zahlungsfristen und einen festen Ablauf beim Nachfassen zieht sich die Zahlung mancher Kunden stillschweigend über Wochen hin, und Sie merken es erst, wenn es bereits Ihre Liquidität belastet. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Fristen festlegen, wann Sie erinnern und was Sie tun, wenn ein Kunde wirklich nicht zahlt.
Eine klare Zahlungsfrist festlegen
Geben Sie auf jeder Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum an, nicht nur eine Frist wie "innerhalb von dreißig Tagen", die der Kunde selbst ausrechnen muss. Wählen Sie eine Frist, die zu Ihrer eigenen Liquidität passt, und weichen Sie nicht einfach pro Kunde davon ab: Je konsequenter Sie sind, desto weniger Raum bleibt für Diskussionen im Nachhinein. Legen Sie die Frist auch schon in Ihrem Angebot oder Ihren AGB fest, damit es bei der Rechnung keine Überraschung ist.
Erinnerungen und Mahnungen
Warten Sie nicht, bis eine Rechnung weit überfällig ist, bevor Sie handeln. Senden Sie eine freundliche Erinnerung rund um das Fälligkeitsdatum, gefolgt von einer deutlicheren Mahnung nach einem festen Zeitraum, wenn noch nicht bezahlt wurde, etwa nach zwei Wochen. Bauen Sie diesen Rhythmus standardmäßig ein, damit Sie nicht jedes Mal neu entscheiden müssen, wann Sie jemanden ansprechen.
Was, wenn ein Kunde wirklich nicht zahlt
Wenn Erinnerungen und Mahnungen nichts bringen, ist eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung der nächste Schritt, wonach Sie rechtlich auch Inkassokosten berechnen dürfen. Wägen Sie bei kleineren Beträgen ab, ob ein Inkassobüro oder ein rechtlicher Schritt im Verhältnis zu dem steht, was Sie zurückbekommen. Bei wiederkehrenden Kunden mit Zahlungsproblemen ist es oft klüger, künftig mit einer Anzahlung oder sogar vollständiger Vorauszahlung zu arbeiten, statt jedes Mal erneut hinter der Zahlung herzulaufen.
Ihre Liquidität schützen
Ein paar säumige Zahler können Ihre Liquidität deutlich unter Druck setzen, besonders in einer Phase mit viel eigenem Einkauf und Personalkosten. Behalten Sie den Überblick, welche Rechnungen offen sind und wie lange, damit Sie nicht erst merken, dass es ein Problem gibt, wenn auch Ihre eigenen Rechnungen fällig werden. Konsequentes Fakturieren und Nachfassen ist letztlich effektiver, als im Nachhinein zu hoffen, dass ein Kunde selbst daran denkt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine übliche Zahlungsfrist im Catering?
Viele Caterer arbeiten mit vierzehn bis dreißig Tagen ab Rechnungsdatum. Wichtiger als die genaue Frist ist, dass Sie sie konsequent anwenden und vorab klar kommunizieren.
Darf ich Inkassokosten berechnen?
Ja, nach einer förmlichen Mahnung mit Fristsetzung dürfen Sie rechtlich Inkassokosten berechnen. Achten Sie darauf, dass dies auch in Ihren AGB festgehalten ist.
Wie schnell sollte ich eine Erinnerung senden?
Senden Sie eine freundliche Erinnerung rund um das Fälligkeitsdatum selbst und eine deutlichere Mahnung nach etwa zwei Wochen, wenn noch nicht bezahlt wurde. Warten Sie nicht, bis die Rechnung weit überfällig ist.
Kann ich bei Kunden, die wiederholt zu spät zahlen, Vorauszahlung verlangen?
Ja, das ist eine gängige Lösung. Bei wiederkehrenden Zahlungsproblemen ist die Arbeit mit einer Anzahlung oder vollständiger Vorauszahlung oft effektiver, als jedes Mal erneut hinter der Zahlung herzulaufen.
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