Zahlungsfristen: So vermeiden Sie säumige Zahler

Ein durchgeführtes Event ist noch keine bezahlte Rechnung. Ohne klare Zahlungsfristen und einen festen Ablauf beim Nachfassen zieht sich die Zahlung mancher Kunden stillschweigend über Wochen hin. Das merken Sie meist erst, wenn Ihre eigenen Rechnungen bereits fällig sind.

In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie eine Zahlungsfrist festlegen, wann Sie eine Erinnerung senden und was Sie tun, wenn ein Kunde wirklich nicht zahlt.

Eine klare Zahlungsfrist festlegen

Geben Sie auf jeder Rechnung ein echtes Fälligkeitsdatum an, mit Tag und Monat. Also nicht nur eine Frist wie „innerhalb von dreißig Tagen“, denn ein Kunde, der selbst rechnen muss, rechnet zu seinen eigenen Gunsten.

Wählen Sie eine Zahlungsfrist, die zu dem Zeitpunkt passt, an dem das Geld bei Ihnen eingehen muss, und weichen Sie nicht pro Kunde davon ab. Je konsequenter Sie sind, desto weniger gibt es hinterher zu diskutieren, wann die Zahlung hätte kommen sollen.

Nennen Sie diese Frist bereits in Ihrem Angebot und in Ihren AGB. Dann steht sie nicht zum ersten Mal auf der Rechnung, und der Kunde weiß, worauf er sich einlässt, bevor das Event gebucht ist.

Erinnerungen und Mahnungen

Warten Sie nicht, bis eine Rechnung weit überfällig ist, bevor Sie sich melden. Senden Sie rund um das Fälligkeitsdatum selbst eine freundliche Erinnerung, und wenn zwei Wochen später noch nichts eingegangen ist, eine deutlichere Mahnung.

Legen Sie diesen Rhythmus einmal fest, dann müssen Sie nicht jedes Mal neu überlegen, wann Sie jemanden ansprechen. Das nimmt auch das Unangenehme heraus: Sie folgen einfach Ihrer eigenen Vereinbarung, Sie hetzen niemandem hinterher.

Siehe auch Anzahlung verlangen als Caterer. Dort erfahren Sie, wie Sie schon vor dem Event einen Teil des Geldes hereinholen, sodass eine späte Zahlung Sie weniger hart trifft.

Was, wenn ein Kunde wirklich nicht zahlt

Bringen Erinnerung und Mahnung nichts, ist eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung der nächste Schritt. Danach dürfen Sie rechtlich Inkassokosten berechnen, vorausgesetzt, das steht auch in Ihren AGB.

Wägen Sie bei kleineren Beträgen ab, was ein Inkassobüro oder ein rechtlicher Schritt Ihnen am Ende tatsächlich einbringt. Bei ein paar hundert Euro sind Sie oft mit dem Verfahren mehr los, als die Rechnung selbst wert ist.

Macht derselbe Kunde das wieder, ändern Sie die Vereinbarung statt der Mahnung. Arbeiten Sie bei einem solchen Auftraggeber künftig mit einer Anzahlung oder verlangen Sie den gesamten Betrag im Voraus. Das ist weniger unangenehm, als jedes Mal erneut hinter der Zahlung herlaufen zu müssen.

Liquidität schützen

Ein paar säumige Zahler setzen Ihre Liquidität deutlich unter Druck, besonders in einem Monat mit viel eigenem Einkauf und einer vollen Lohnliste. Das Geld ist zwar verdient, steht aber noch auf dem Konto von jemand anderem.

Behalten Sie deshalb im Blick, welche Rechnungen offen sind und wie lange schon. Gehen Sie diese Liste einmal pro Woche zu einem festen Zeitpunkt durch, dann entdecken Sie ein Problem nicht erst, wenn Ihr eigener Lieferant anruft.

Konsequentes Fakturieren und Nachfassen funktioniert langfristig besser, als zu hoffen, dass der Kunde selbst daran denkt. Die meisten Menschen zahlen einfach, nur selten von sich aus als Erste.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine übliche Zahlungsfrist im Catering?

Viele Caterer arbeiten mit vierzehn bis dreißig Tagen ab Rechnungsdatum. Wichtiger als die genaue Anzahl der Tage ist, dass Sie diese Frist bei jedem Kunden gleich anwenden und vorab klar darüber kommunizieren.

Darf ich Inkassokosten berechnen?

Ja, nach einer förmlichen Mahnung mit Fristsetzung dürfen Sie rechtlich Inkassokosten berechnen. Sorgen Sie dafür, dass das auch in Ihren AGB steht, sonst gibt es Diskussionen darüber.

Wie schnell sollte ich eine Erinnerung senden?

Senden Sie eine freundliche Erinnerung rund um das Fälligkeitsdatum selbst, und eine deutlichere Mahnung nach etwa zwei Wochen, wenn noch nichts eingegangen ist. Warten Sie nicht, bis die Rechnung schon einen Monat überfällig ist, denn dann ist sie beim Kunden längst ganz unten im Stapel gelandet.

Kann ich bei Kunden, die wiederholt zu spät zahlen, Vorauszahlung verlangen?

Ja, das ist durchaus üblich. Bei einem Kunden, der das öfter tut, funktioniert eine Anzahlung oder vollständige Vorauszahlung besser, als jedes Mal erneut hinter der Zahlung herzulaufen. Setzen Sie es ins Angebot, dann ist es keine Überraschung.

Was setze ich genau auf die Rechnung, damit keine Diskussion entsteht?

Das Datum des Events, die Gästezahl, mit der gerechnet wurde, die vereinbarten Beträge und ein Fälligkeitsdatum in Ziffern. Verweisen Sie außerdem auf das Angebot, das der Kunde unterschrieben hat, damit Sie bei einer Frage zu einem Betrag nicht in Ihrem Postfach suchen müssen.

Wie behalte ich im Blick, welche Rechnungen noch offen sind?

Auf einer einzigen Liste, die Sie wöchentlich durchgehen, mit dem Fälligkeitsdatum und dem Datum der letzten Erinnerung pro Rechnung. Sobald dieser Überblick in Ihrem Postfach steckt statt an einem Ort, übersehen Sie immer jemanden.

Catermonkey setzt die Zahlungsfrist aus Ihrem Angebot automatisch auf die Rechnung und zeigt, welche Rechnungen über das Fälligkeitsdatum hinaus sind, sodass Sie auf einen Blick sehen, bei wem noch Geld offen steht.

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